Mitarbeitergespräch: Vorlage und Leitfaden

1.Angaben zum Gespräch

Termin mindestens eine Woche vorher vereinbaren und diesen Bogen beiden Seiten mitgeben. Ein Gespräch zwischen Tür und Angel ist kein Mitarbeitergespräch.

2.Vorbereitung – von beiden Seiten vor dem Termin auszufüllen

Beide Spalten werden getrennt und vor dem Termin ausgefüllt. Die Unterschiede zwischen den Spalten sind der eigentliche Gesprächsstoff – dort steht, wo die Wahrnehmungen auseinandergehen.

3.Rückblick auf den Berichtszeitraum

• Aufgabenschwerpunkte im Zeitraum: {{Auflistung}}
• Veränderungen in Rolle, Team oder Prozessen: {{Beschreibung}}
• Belastungssituationen und wie sie bewältigt wurden: {{Beschreibung}}
• Rückmeldungen von Kundinnen, Kunden oder Kolleginnen und Kollegen: {{Beispiele}}

Bleiben Sie bei beobachtbaren Tatsachen und Beispielen. Formulierungen über die Person („ist unzuverlässig“) blockieren das Gespräch; Formulierungen über die Situation („die Übergabe am Freitag hat dreimal gefehlt“) lassen sich klären.

4.Zielerreichung aus dem letzten Gespräch

Nicht erreichte Ziele zuerst auf die Umstände prüfen: Waren Zeit, Budget und Zuständigkeit vorhanden? Ein Ziel, das ohne die zugesagte Unterstützung geblieben ist, ist kein Leistungsproblem.

5.Zusammenarbeit und Führung

• Zusammenarbeit im Team: {{Was funktioniert, was nicht}}
• Informationsfluss und Erreichbarkeit: {{Einschätzung}}
• Rückmeldung an die Führungskraft: {{Was sollte sie beibehalten, was ändern}}
• Arbeitsbedingungen, Arbeitszeit und Belastung: {{Anliegen}}

Der dritte Punkt ist der, der am häufigsten ausgelassen wird und am meisten bringt. Fragen Sie ausdrücklich nach und schreiben Sie die Antwort mit – ohne Notiz bleibt sie folgenlos.

6.Entwicklung und Qualifizierung

• Fachliche Stärken, die stärker genutzt werden sollten: {{Beschreibung}}
• Kenntnisse oder Fertigkeiten, die fehlen: {{Beschreibung}}
• Geplante Weiterbildung, Einarbeitung oder Hospitation: {{Maßnahme, Zeitraum, Kostenträger}}
• Perspektive in den nächsten ein bis drei Jahren: {{Beschreibung}}

Halten Sie zu jeder Maßnahme fest, wer sie bezahlt und ob sie in der Arbeitszeit stattfindet. Ohne diese beiden Angaben bleibt die Weiterbildung eine Absichtserklärung.

7.Zielvereinbarung für den nächsten Zeitraum

Drei Ziele sind genug. Vereinbaren Sie zu jedem einen Zwischenstand nach etwa sechs Monaten – sonst wird über die Ziele erst im nächsten Jahresgespräch wieder gesprochen.

8.Abschluss und Unterschriften

Mit der Unterschrift bestätigen beide Seiten, dass das Gespräch geführt wurde und die Vereinbarungen so festgehalten sind. Die Unterschrift bedeutet nicht, dass jede Einschätzung geteilt wird. Eine abweichende Auffassung kann hier festgehalten werden: {{Stellungnahme des/der Mitarbeitenden}}

Beide Seiten erhalten eine Kopie. Wo eine Betriebsvereinbarung zum Mitarbeitergespräch besteht, richten sich Aufbewahrung und Zugriff nach dieser Vereinbarung.