Template Hub

Projektplan Vorlage für Word und PDF

Ein Projektplan, der auf zwei Seiten passt und trotzdem Umfang, Termine, Risiken und Budget benennt.

Word herunterladen (.docx)

PDF herunterladen Kostenlos · Keine Anmeldung · Kein Wasserzeichen

1.Projektübersicht

Projektname {{Projektname}}
Auftraggeber {{Auftraggeber / Entscheider}}
Projektleitung {{Projektleitung}}
Startdatum {{Startdatum}}
Zieltermin {{Zieltermin}}
Status {{Nicht begonnen / Im Plan / Gefährdet}}

Dieser Block gehört auf Seite eins: Projekt, Verantwortliche und Stand auf einen Blick. Genau eine Projektleitung und genau ein:e Auftraggeber:in, der oder die Entscheidungen tatsächlich treffen darf.

2.Ziele & Erfolgskriterien

  • {{Messbares Hauptziel – was ist am Ende anders}}
  • {{Zweites Ziel mit Kennzahl und Termin}}
  • Erfolgskriterium: {{woran wird der Erfolg abgelesen}}

Formulieren Sie Ziele messbar – „neue Kasse bis KW 39 im Einsatz, Ausfallquote unter 1 %“ statt „Kasse verbessern“. Wenn Sie nicht sagen können, ob es erreicht ist, ist es kein Ziel.

3.Projektumfang

Im Projektumfang

  • {{Leistung, die das Projekt liefert}}
  • {{Bereiche, Standorte oder Systeme, die betroffen sind}}
  • {{Schulung, Dokumentation oder Übergabe, die dazugehört}}

Nicht im Projektumfang

  • {{Leistung, die alle für enthalten halten, die aber nicht enthalten ist}}
  • {{Späterer Ausbauschritt, der nicht Teil dieses Projekts ist}}
  • {{Bereich oder Standort, der ausdrücklich nicht betroffen ist}}

Der Ausschluss ist der Teil, der Scope Creep tatsächlich verhindert. Schreiben Sie ausdrücklich hin, was alle für selbstverständlich enthalten halten – und was eben nicht enthalten ist.

4.Meilensteine & Termine

MeilensteinVerantwortlichZielterminStatus
{{Meilenstein 1 – z. B. Konzept freigegeben}}{{Verantwortlich}}{{Datum}}Nicht begonnen
{{Meilenstein 2}}{{Verantwortlich}}{{Datum}}Nicht begonnen
{{Meilenstein 3}}{{Verantwortlich}}{{Datum}}Nicht begonnen
{{Abnahme / Projektabschluss}}{{Verantwortlich}}{{Datum}}Nicht begonnen

Meilensteine sind Prüfpunkte, keine Aufgaben: eine Handvoll Termine, an denen sich „fertig / nicht fertig“ eindeutig beantworten lässt. Jeder Meilenstein bekommt genau eine verantwortliche Person.

5.Arbeitspakete & Aufgaben

AufgabeVerantwortlichStartFristStatus
{{Aufgabe – mit einem Verb beginnen}}{{Verantwortlich}}{{Start}}{{Frist}}Offen
{{Aufgabe}}{{Verantwortlich}}{{Start}}{{Frist}}Offen
{{Aufgabe}}{{Verantwortlich}}{{Start}}{{Frist}}Offen

Zerlegen Sie die Arbeit in Aufgaben, die sich in einer Woche oder weniger verfolgen lassen. Aufgaben ohne Verantwortliche:n und ohne Datum bleiben liegen.

6.Rollen & Verantwortlichkeiten

RolleNameVerantwortung
Projektleitung{{Name}}Verantwortet Plan, Termine und Statusberichte
Auftraggeber{{Name}}Gibt Umfang und Budget frei, räumt Hindernisse aus dem Weg
{{Rolle im Team}}{{Name}}{{Was diese Rolle liefert}}

Verantwortung wird an Rollen vergeben, nicht an Personen – dann übersteht der Plan einen Personalwechsel. Halten Sie fest, wer entscheidet, wer umsetzt und wer nur informiert werden muss.

7.Risiken & Gegenmaßnahmen

RisikoAuswirkungEintrittswahrscheinlichkeitGegenmaßnahmeVerantwortlich
{{Risiko, das den Termin kippen kann}}hochmittel{{Gegenmaßnahme}}{{Verantwortlich}}
{{Risiko im Budget}}mittelgering{{Gegenmaßnahme}}{{Verantwortlich}}

Nur die wenigen Risiken aufnehmen, die das Projekt wirklich kippen könnten. Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit mit hoch/mittel/gering bewerten, Gegenmaßnahme und Verantwortliche:n benennen und die Tabelle bei jedem Statustermin durchgehen.

8.Budget

PositionPlanIst
{{Kostenposition – Personal, Material, Fremdleistung}}{{Plan}}{{Ist}}
Reserve für Unvorhergesehenes{{Plan}}{{Ist}}

Schätzen Sie die großen Kostenblöcke und legen Sie eine Reserve für Unvorhergesehenes an. Gibt es kein Budget, lassen Sie den Abschnitt stehen und tragen Sie „entfällt“ ein – Prüfende erwarten ihn.

9.Freigabe

Projektleitung Name Unterschrift Datum
Auftraggeber Name Unterschrift Datum

Mit beiden Unterschriften sind Umfang, Termine und Budget verbindlich vereinbart, bevor die Arbeit beginnt.

Ausgefülltes Beispiel für ein siebenmonatiges Projekt in einem Großhandelsunternehmen mit 140 Beschäftigten und vier Standorten.

1.Projektübersicht

Projektname Einführung Warenwirtschaft „Merkur“ in allen vier Niederlassungen
Auftraggeber Ute Schellhorn, Geschäftsführerin
Projektleitung Daniel Kropf, Leiter Organisation
Startdatum 1. September 2026
Zieltermin 31. März 2027
Status Im Plan

2.Ziele & Erfolgskriterien

  • Ab dem 1. April 2027 laufen Bestellwesen, Lager und Fakturierung aller vier Niederlassungen im neuen System
  • Die Durchlaufzeit vom Wareneingang bis zur Verfügbarkeit im Verkauf sinkt von 2,5 auf höchstens 1 Arbeitstag
  • Erfolgskriterium: vier Wochen nach Umstellung höchstens fünf offene Störungsmeldungen der Kategorie „hoch“

3.Projektumfang

Im Projektumfang

  • Bestellwesen, Lagerverwaltung, Fakturierung und Auswertungen in den Niederlassungen Hamburg, Kiel, Rostock und Bremen
  • Datenmigration der Stammdaten (Artikel, Kunden, Lieferanten) und der offenen Posten
  • Schulung von 96 Anwenderinnen und Anwendern sowie sechs Key-Usern je Standort
  • Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung DATEV

Nicht im Projektumfang

  • Ablösung des Kassensystems im Abholmarkt Hamburg – eigenes Projekt ab 2027
  • Migration der Bewegungsdaten älter als 24 Monate; diese bleiben im Altsystem lesbar
  • Anbindung des Onlineshops; die Schnittstelle wird erst nach der Umstellung bewertet
  • Neue Etikettendrucker in den Lägern; Beschaffung läuft getrennt über die Instandhaltung

4.Meilensteine & Termine

MeilensteinVerantwortlichZielterminStatus
Sollkonzept freigegebenDaniel Kropf15.10.2026Abgeschlossen
Testsystem mit migrierten Stammdaten verfügbarAyla Demirci30.11.2026In Arbeit
Integrationstest mit DATEV erfolgreichAyla Demirci31.01.2027Nicht begonnen
Pilotumstellung Niederlassung KielDaniel Kropf01.03.2027Nicht begonnen
Umstellung aller Standorte, Altsystem nur noch lesendDaniel Kropf31.03.2027Nicht begonnen

5.Arbeitspakete & Aufgaben

AufgabeVerantwortlichStartFristStatus
Stammdaten bereinigen: 4.100 Artikel ohne gültige Warengruppe zuordnenAyla Demirci01.09.202631.10.2026In Arbeit
Schnittstellenspezifikation mit dem Steuerbüro abstimmenRobert Lensing01.10.202615.11.2026In Arbeit
Key-User je Standort benennen und für 6 Schulungstage freistellenUte Schellhorn01.10.202631.10.2026Abgeschlossen
Testfälle für Wareneingang, Kommissionierung und Fakturierung schreibenMarina Vogt15.11.202620.12.2026Offen
Notfallplan für die Umstellungswochenenden erstellenDaniel Kropf05.01.202731.01.2027Offen

6.Rollen & Verantwortlichkeiten

RolleNameVerantwortung
ProjektleitungDaniel KropfVerantwortet Plan, Termine, Statusbericht an die Geschäftsführung
AuftraggeberinUte SchellhornGibt Umfang und Budget frei, entscheidet über Freistellungen
Fachliche LeitungMarina VogtVerantwortet Sollkonzept, Testfälle und Abnahme der Fachprozesse
Technische UmsetzungAyla DemirciMigration, Schnittstellen, Testsystem
BuchhaltungRobert LensingPrüft die DATEV-Schnittstelle und den Jahresabschlusspfad

7.Risiken & Gegenmaßnahmen

RisikoAuswirkungEintrittswahrscheinlichkeitGegenmaßnahmeVerantwortlich
Stammdatenqualität schlechter als angenommen, Migration verzögert sichhochmittelBereinigung als eigenes Arbeitspaket mit fester Frist 31.10.; wöchentliche Fehlerquote messenAyla Demirci
Key-User werden im Tagesgeschäft nicht freigestellthochhochFreistellung schriftlich durch die Geschäftsführung, Vertretungsregelung je Standort vor SchulungsbeginnUte Schellhorn
DATEV-Schnittstelle liefert abweichende KontenzuordnungmittelmittelIntegrationstest mit echten Januarbuchungen, Rückfallweg über manuellen ExportRobert Lensing
Umstellung fällt in die Saisonspitze vor OsternhochgeringPilot am 1. März, Gesamtumstellung spätestens 31. März, danach Umstellungsstopp bis MaiDaniel Kropf

8.Budget

PositionPlanIst
Lizenzen und Einrichtung Merkur186.000 €186.000 €
Externe Beratung Migration und Schnittstellen74.000 €31.500 €
Schulung und Freistellung (96 Personen)48.000 €9.200 €
Hardware (Scanner, zwei Server)22.000 €0 €
Reserve für Unvorhergesehenes33.000 €0 €

9.Freigabe

Projektleitung Name Unterschrift Datum
Auftraggeber Name Unterschrift Datum

Was gehört in einen Projektplan?

Ein Projektplan ist das Dokument, das festhält, was ein Projekt erreichen soll, was dazugehört und was nicht, wer wofür verantwortlich ist, bis wann welche Meilensteine erreicht sein müssen, welche Risiken bekannt sind und was das Ganze kosten darf. Neun Abschnitte reichen dafür aus: Übersicht, Ziele, Umfang, Meilensteine, Aufgaben, Rollen, Risiken, Budget, Freigabe.

Die Vorlage oben enthält genau diese neun Abschnitte mit brauchbaren Formulierungen und {{Platzhaltern}}. Das ausgefüllte Beispiel zeigt die Einführung einer neuen Warenwirtschaft in einem Handelsunternehmen – mit echten Meilensteinen, Risiken und Budgetpositionen.

Der Abschnitt, der am meisten spart

„Nicht im Projektumfang“ ist der Abschnitt, der später den Streit verhindert. Schreiben Sie hinein, was alle Beteiligten stillschweigend für enthalten halten und was nicht enthalten ist: Datenmigration aus dem Altsystem, Schulung der Filialen, Anpassung der Schnittstelle zur Buchhaltung. Jede dieser Zeilen kostet einmalig eine Minute und spart im Zweifel eine Nachverhandlung.

Vorlagen für die Projektplanung

Simple Project Plan (auf Englisch) A lean, one-page plan for a small team — objectives, a few milestones, the key tasks and risks. No software needed. Project Timeline Template (auf Englisch) Every milestone from kickoff to launch, with an owner and a status on each date — see what is due and what is at risk. Projektauftrag Projektauftrag vor dem Start: Anlass, Ziel, Nutzen, Umfang, Budgetrahmen, Rollen und Freigabe. Software Project Plan (auf Englisch) Objectives, scope, milestones, a task breakdown, roles and risks for a release, migration or build. Bauzeitenplan Bauzeitenplan nach Gewerken: Vorlaufzeiten, Abhängigkeiten, Abnahmen, Witterungsrisiko und Baubudget. Website Project Plan (auf Englisch) Discovery, design, build, content and SEO migration through launch — for a new site or redesign. Veranstaltungsplan Projektplan für eine Veranstaltung: Vorlaufzeiten, Genehmigungen, Dienstleister, Ablaufplan am Tag, Budget. Implementation Plan (auf Englisch) Phased milestones, tasks, training, cutover and hypercare — for rolling out a new system or process.

So funktioniert es

  1. Den vollständigen Projektplan auf dieser Seite lesen – Blankovorlage und ausgefülltes Beispiel.
  2. Als Word-Datei (.docx) oder PDF herunterladen oder den Text mit einem Klick kopieren.
  3. Platzhalter ersetzen, Ausschlüsse im Abschnitt „Nicht im Projektumfang“ ergänzen und die grauen Hinweise löschen.
  4. Den Plan vor dem Start von Projektleitung und Auftraggeber unterschreiben lassen.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört in einen Projektplan?

Ein Projektplan ist das Dokument, das festhält, was ein Projekt erreichen soll, was dazugehört und was nicht, wer wofür verantwortlich ist, bis wann welche Meilensteine erreicht sein müssen, welche Risiken bekannt sind und was das Ganze kosten darf. Neun Abschnitte reichen dafür aus: Übersicht, Ziele, Umfang, Meilensteine, Aufgaben, Rollen, Risiken, Budget, Freigabe.

Wie lang sollte ein Projektplan sein?

So kurz, dass ihn alle lesen – für die meisten Vorhaben zwei bis vier Seiten. Ein Plan, den niemand liest, steuert nichts. Wenn Sie mehr Detail brauchen, gehört es in die Aufgabenliste oder in ein Fachkonzept, nicht in den Plan.

Was ist der Unterschied zwischen Projektplan und Projektauftrag?

Der Projektauftrag klärt vor dem Start, ob und warum das Projekt gemacht wird – Anlass, Ziel, Nutzen, Budgetrahmen, Auftraggeber. Der Projektplan beschreibt danach, wie es umgesetzt wird: Meilensteine, Aufgaben, Rollen, Risiken. In kleinen Vorhaben werden beide oft zu einem Dokument zusammengefasst.

Wie oft sollte der Plan aktualisiert werden?

Bei jedem Statustermin, mindestens aber, wenn sich ein Meilenstein, das Budget oder der Umfang ändert. Führen Sie eine Versionsnummer in der Kopfzeile mit und halten Sie im Freigabeblock fest, wer die Änderung bestätigt hat – sonst diskutieren Sie im Nachhinein über verschiedene Fassungen.