Tagesordnung Vorlage für jede Besprechung

1.Angaben zur Besprechung

Füllen Sie diesen Block aus, bevor Sie einladen – dann weiß jede:r, wann, wo und wer erwartet wird. Benennen Sie Moderation und Protokollführung getrennt: wer moderiert, kann nicht gleichzeitig sauber mitschreiben.

2.Ziele der Besprechung

• Das Team auf {{die wichtigste Aufgabe dieser Woche}} ausrichten
• {{Die offene Frage, die heute entschieden werden muss}} entscheiden
• Hindernisse früh sichtbar machen, damit {{niemand auf eine Zuarbeit wartet}}

Nennen Sie ein bis drei Ergebnisse, die dieser Termin liefern muss – einen Beschluss, einen Plan, eine gemeinsame Sicht. Lässt sich kein Ziel formulieren, reicht meist eine E-Mail.

3.Tagesordnung

Jeder Punkt bekommt Verantwortliche:n, Zeitbudget und Art: Information, Diskussion oder Beschluss. Setzen Sie den wichtigsten Punkt nach vorn – nicht ans Ende, wo die Zeit schon weg ist.

4.Beschlüsse & Notizen

Halten Sie Beschlüsse direkt im Termin fest, in einem Satz. Ein schriftlicher Beschluss verhindert, dass dieselbe Diskussion in vier Wochen von vorn beginnt. Für Gremien mit formaler Protokollpflicht ist diese Tabelle die Grundlage des Protokolls.

5.Aufgaben & Verantwortliche

Jede Aufgabe braucht genau eine verantwortliche Person und ein Datum – „wir“ ist keine Verantwortliche:r. Lesen Sie die Liste vor dem Ende laut vor, damit niemand überrascht wird.

6.Themenspeicher

• {{Wichtiges Thema, das heute nicht dran ist – später aufgreifen}}

Wichtige, aber heute unpassende Themen kommen hierher, statt die Tagesordnung zu sprengen. Vor der nächsten Einladung den Themenspeicher durchgehen – daraus entsteht die nächste Tagesordnung fast von allein.

7.Nächster Termin

Legen Sie den nächsten Termin fest, solange alle im Raum sind; hinterher ist die Abstimmung deutlich teurer. Notieren Sie den Schwerpunkt, dann schreibt sich die nächste Tagesordnung fast von selbst.