Mitarbeiterhandbuch: Vorlage mit Fundstellen

1.Willkommen

{{Kurzer, ehrlicher Willkommenstext: was das Unternehmen macht, wofür es steht und was neuen Kolleginnen und Kollegen in den ersten Wochen begegnet.}}

Zwei bis vier Sätze reichen. Dieser Abschnitt bestimmt den Ton, bevor die Regeln beginnen – schreiben Sie ihn selbst und nicht in Marketingsprache.

2.Geltung dieses Handbuchs

• Dieses Handbuch beschreibt die betrieblichen Regeln der {{Firmenname}} und gilt für alle Beschäftigten am Standort {{Standort}}.
• Rangfolge: Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag, dieses Handbuch. Ist eine höherrangige Regelung günstiger, gilt diese.
• Anzuwendender Tarifvertrag: {{Tarifvertrag oder „kein Tarifvertrag anzuwenden“}}.
• Bestehende Betriebsvereinbarungen: {{Aufzählung mit Datum}} – sie sind nach § 77 Abs. 2 BetrVG im Betrieb ausgelegt.
• Änderungen dieses Handbuchs werden {{Ort/Kanal}} bekannt gegeben; Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bleiben unberührt.

Dieser Abschnitt ist die wichtigste Absicherung des ganzen Dokuments. Er stellt klar, dass das Handbuch beschreibt und nicht neu regelt.

3.Gleichbehandlung und Umgang miteinander

• Niemand darf wegen eines in § 1 AGG genannten Grundes benachteiligt werden: Rasse oder ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität (§ 7 Abs. 1 AGG).
• Belästigung, sexuelle Belästigung und Mobbing werden nicht geduldet. Wer betroffen ist oder etwas beobachtet, wendet sich an {{Beschwerdestelle / Ansprechperson}}.
• Beschwerden werden vertraulich behandelt; wer eine Beschwerde erhebt oder als Zeugin oder Zeuge aussagt, darf deswegen keine Nachteile erleiden.
• Umgangston: {{Was in Ihrem Haus gilt – Duzen/Siezen, Kritik unter vier Augen, keine Herabsetzung vor Kundschaft.}}
• Interessenkonflikte und Nebentätigkeiten sind {{Ansprechperson}} anzuzeigen; die vertraglichen Regelungen gelten.

Nennen Sie eine konkrete Anlaufstelle mit Namen oder Funktion. Ein Beschwerdeweg ohne Adressat wird nicht benutzt.

4.Arbeitszeit, Pausen und Zeiterfassung

• Regelarbeitszeit: {{Stunden pro Woche}}, verteilt auf {{Tage}}. Rahmenarbeitszeit: {{von–bis}}.
• Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten; sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
• Ruhepausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden; sie können in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander darf niemand ohne Ruhepause beschäftigt werden (§ 4 ArbZG).
• Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten (§ 5 Abs. 1 ArbZG).
• Zeiterfassung: {{Wie erfasst wird – System, Terminal, Formular}}. Die Arbeitszeit ist am selben Tag zu erfassen; Pausen werden mit erfasst.
• Mehrarbeit wird {{ausgeglichen / vergütet}} nach {{Regelung}} und ist vorher mit {{Vorgesetzte:r}} abzustimmen.

Wo ein Betriebsrat besteht, sind Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie die Verteilung auf die Wochentage mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG). Stimmen Sie diesen Abschnitt ab, bevor Sie ihn veröffentlichen.

5.Entgelt und Abrechnung

• Abrechnungszeitraum: {{Kalendermonat}}. Auszahlung: {{Termin}} auf das angegebene Konto.
• Die Entgeltabrechnung wird {{Kanal}} bereitgestellt. Änderungen bei Anschrift, Bankverbindung, Steuermerkmalen oder Krankenkasse sind unverzüglich {{Stelle}} mitzuteilen.
• Zuschläge und Zulagen: {{Aufzählung – Grundlage jeweils Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag}}.
• Reisekosten und Auslagen: {{Verfahren, Frist, Formular}}.
• Es gilt der jeweils anwendbare gesetzliche oder tarifliche Mindestlohn.

Tragen Sie hier keine Beträge ein, die sich jährlich ändern – verweisen Sie auf die geltende Fassung. Ein veraltetes Handbuch mit falschen Zahlen erzeugt genau die Diskussion, die es vermeiden soll.

6.Urlaub und Freistellung

• Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage; als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind (§ 3 BUrlG). Bezogen auf eine Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen.
• Vertraglicher oder tariflicher Urlaubsanspruch in diesem Betrieb: {{Tage}} bei {{Anzahl}}-Tage-Woche.
• Urlaubsanträge werden {{Kanal}} gestellt, in der Regel {{Frist}} im Voraus; Urlaub gilt erst nach Genehmigung als bewilligt.
• Urlaubsplanung und Vertretungsregelung: {{Verfahren, etwa Jahresplanung im Januar}}.
• Sonderfreistellungen: {{Anlässe und Dauer nach Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag}}.

Wo ein Betriebsrat besteht, sind allgemeine Urlaubsgrundsätze und der Urlaubsplan mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).

7.Krankheit und Entgeltfortzahlung

• Melden Sie eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich, spätestens {{Uhrzeit}} des ersten Tages, bei {{Ansprechperson/Kanal}} – mit voraussichtlicher Dauer.
• Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen (§ 3 Abs. 1 EFZG).
• Wird die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer infolge derselben Krankheit erneut arbeitsunfähig, bleibt der Anspruch für einen weiteren Zeitraum von höchstens sechs Wochen unter den Voraussetzungen des § 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG bestehen.
• Nachweis der Arbeitsunfähigkeit: {{Verfahren im Betrieb, etwa elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung}}.
• Erkrankung im Urlaub: {{Verfahren}} – ärztlich bescheinigte Krankheitstage im Urlaub werden nach den gesetzlichen Regeln behandelt.

Trennen Sie die Meldung (sofort, formlos) vom Nachweis (Bescheinigung). Diese beiden Schritte werden im Betrieb am häufigsten verwechselt.

8.Arbeits- und Gesundheitsschutz

• Der Arbeitgeber ermittelt durch eine Beurteilung der mit der Arbeit verbundenen Gefährdung, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind (§ 5 Abs. 1 ArbSchG).
• Beschäftigte werden über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen unterwiesen (§ 12 Abs. 1 ArbSchG); die Teilnahme an Unterweisungen ist verpflichtend.
• Unfälle, Beinaheunfälle und Gefahrenstellen sind sofort {{Ansprechperson}} zu melden – auch wenn nichts passiert ist.
• Ersthelfende: {{Namen}}. Verbandkasten: {{Ort}}. Sammelstelle bei Räumung: {{Ort}}.
• Persönliche Schutzausrüstung: {{Welche, wo, wer ersetzt sie}}.
• Betriebsärztliche Betreuung und Vorsorge: {{Ansprechpartner, Angebot}}.

Wo ein Betriebsrat besteht, sind Regelungen über die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie über den Gesundheitsschutz im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG).

9.IT-Nutzung und Datenschutz

• Dienstliche Geräte, Konten und Zugänge werden für dienstliche Zwecke bereitgestellt. Private Nutzung: {{ausdrücklich erlaubt / nicht erlaubt / in diesem Umfang erlaubt}}.
• Zugangsdaten werden nicht weitergegeben; {{Passwortmanager / Verfahren}} ist zu verwenden.
• Personenbezogene Daten werden nur für den jeweiligen Arbeitszweck verarbeitet. Bei Verdacht auf eine Datenschutzverletzung: sofort {{Ansprechperson}} informieren.
• Datenschutzbeauftragte:r bzw. Ansprechperson für Datenschutz: {{Name und Kontakt}}.
• Protokollierung und Auswertung: {{Was protokolliert wird und zu welchem Zweck}}.
• Nutzung sozialer Medien im Zusammenhang mit dem Unternehmen: {{Regel}}.

Die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Schreiben Sie nur hinein, was tatsächlich vereinbart ist.

10.Vertraulichkeit und Firmeneigentum

Beschäftigte schützen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, Kunden- und Beschäftigtendaten sowie Ergebnisse ihrer Arbeit während und nach dem Arbeitsverhältnis im Rahmen der vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben. Überlassene Arbeitsmittel – {{Aufzählung: Laptop, Telefon, Schlüssel, Ausweis, Werkzeug, Dienstkleidung}} – werden pfleglich behandelt und bei Beendigung vollständig zurückgegeben. Einzelheiten regelt {{Verschwiegenheitsvereinbarung / Arbeitsvertrag / Betriebsvereinbarung}}.

Verweisen Sie auf die unterschriebene Vereinbarung, statt ihren Inhalt hier zu wiederholen. Zwei Fassungen desselben Textes weichen mit der Zeit voneinander ab.

11.Konflikte, Fehlverhalten und Beendigung

• Konflikte werden zuerst direkt angesprochen; führt das nicht weiter, wenden Sie sich an {{Vorgesetzte:r}}, danach an {{Personalstelle}} und – soweit vorhanden – an den Betriebsrat.
• Bei Fehlverhalten prüft das Unternehmen den Einzelfall und wählt eine angemessene Reaktion; arbeitsrechtliche Maßnahmen richten sich nach Gesetz, Tarifvertrag und Arbeitsvertrag.
• Kündigungsfrist nach § 622 Abs. 1 BGB: vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats.
• Für eine Kündigung durch den Arbeitgeber verlängert sich die Frist nach § 622 Abs. 2 BGB nach Bestehen des Arbeitsverhältnisses im Betrieb oder Unternehmen: ein Monat nach zwei Jahren, zwei Monate nach fünf, drei nach acht, vier nach zehn, fünf nach zwölf, sechs nach 15 und sieben Monate nach 20 Jahren – jeweils zum Ende eines Kalendermonats.
• Abweichende tarifliche oder vertragliche Fristen gehen vor, soweit sie zulässig vereinbart sind.
• Ablauf am letzten Arbeitstag: {{Rückgabe von Arbeitsmitteln, Übergabe, Zeugnis, Abrechnung}}.

Beschreiben Sie den Ablauf, nicht die Rechtslage im Einzelfall. Ob eine Kündigung wirksam ist, entscheidet sich außerhalb dieses Handbuchs.

12.Empfangsbestätigung

Ich bestätige, dass ich das Mitarbeiterhandbuch der {{Firmenname}} erhalten und gelesen habe. Mir ist bekannt, dass es die derzeit geltenden betrieblichen Regelungen zusammenfasst und dass Ansprüche aus Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und Arbeitsvertrag davon unberührt bleiben. Änderungen dieser Regelungen erfolgen im Rahmen der gesetzlichen und mitbestimmungsrechtlichen Vorgaben.

Lassen Sie diese Seite unterschreiben und legen Sie sie zur Personalakte. Sie belegt die Aushändigung – nicht die Zustimmung zu einzelnen Regelungen.