Mitarbeiterhandbuch Einzelhandel: Vorlage

1.Willkommen in der Filiale

{{Zwei bis drei Sätze: was für ein Geschäft das ist, welche Kundschaft kommt, worauf es auf der Fläche ankommt und wer Sie in den ersten Schichten einarbeitet.}}

Nennen Sie eine feste Ansprechperson für die ersten zwei Wochen. Im Einzelhandel entscheidet die Einarbeitung über die Fluktuation der ersten drei Monate.

2.Geltung und Rangfolge

• Dieses Handbuch beschreibt die betrieblichen Regeln in der Filiale {{Standort}} und gilt für alle Beschäftigten einschließlich Aushilfen und Auszubildender.
• Rangfolge: Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag, dieses Handbuch. Die günstigere höherrangige Regelung gilt.
• Anzuwendender Tarifvertrag: {{Tarifvertrag oder „kein Tarifvertrag anzuwenden“}}.
• Für alles, was hier nicht steht – Entgeltabrechnung, Datenschutz, Weiterbildung –, gilt das allgemeine Mitarbeiterhandbuch.

Halten Sie diesen Abschnitt kurz. Er sagt nur, was gilt und in welcher Reihenfolge.

3.Auf der Fläche: Kundschaft und Umgang

• Ansprache: {{Wie in Ihrem Haus begrüßt und beraten wird, in einem Satz}}.
• Reklamationen nehmen Sie eigenständig an bis {{Betragsgrenze}}; darüber hinaus {{Filialleitung}} hinzuziehen. Umtausch und Gewährleistung: {{Verfahren}}.
• Wartende Kundschaft an der Kasse hat Vorrang vor Warenverräumung; bei mehr als {{Anzahl}} Wartenden wird eine zweite Kasse geöffnet.
• Niemand darf wegen eines in § 1 AGG genannten Grundes benachteiligt werden: Rasse oder ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität (§ 7 Abs. 1 AGG). Das gilt im Team und gegenüber der Kundschaft.
• Übergriffiges oder beleidigendes Verhalten gegenüber Beschäftigten wird nicht hingenommen; {{Verfahren, wer einschreitet}}.
• Privates Mobiltelefon auf der Fläche: {{Regelung}}.

Geben Sie eine Betragsgrenze für eigenständige Kulanz an. Ohne sie wird jede Reklamation zur Chefsache und dauert vor der Kundschaft zu lange.

4.Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeit

• Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten; sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
• Ruhepausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden; teilbar in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten; nicht länger als sechs Stunden hintereinander ohne Ruhepause (§ 4 ArbZG).
• Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Spätschicht mit anschließender Frühschicht am Folgetag wird nicht geplant.
• Die Arbeitszeit wird taggleich erfasst über {{System}}; Pausen werden mit erfasst.
• Umkleide- und Vorbereitungszeiten: {{Regelung im Betrieb}}.
• Mehrarbeit wird {{ausgeglichen / vergütet}} nach {{Regelung}} und vorher mit {{Filialleitung}} abgestimmt.

Wo ein Betriebsrat besteht, sind Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie die Verteilung auf die Wochentage mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG).

5.Öffnungszeiten, Sonn- und Feiertagsarbeit

• Öffnungszeiten dieser Filiale: {{Zeiten}}. Die für den Standort geltenden Öffnungsregeln und etwaige verkaufsoffene Sonntage sind einsehbar unter {{Ort/Aushang}}.
• Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Diese Grenze gilt je Person; der Jahresplan weist den Stand aus.
• Für Sonntagsarbeit ist ein Ersatzruhetag innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von zwei Wochen zu gewähren; für Arbeit an einem auf einen Werktag fallenden Feiertag beträgt dieser Zeitraum acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG).
• Der Ersatzruhetag ist im Zusammenhang mit einer Ruhezeit nach § 5 ArbZG zu gewähren, soweit dem technische oder arbeitsorganisatorische Gründe nicht entgegenstehen (§ 11 Abs. 4 ArbZG).
• Einsatzplanung an Aktions- und Inventurtagen: {{Vorlauffrist und Verfahren}}.

Tragen Sie hier keine dauerhaften Öffnungszeitenregeln ein, die vom Standort abhängen – verweisen Sie auf den Aushang. Die bundesgesetzlichen Grenzen aus § 11 ArbZG dagegen gehören ausgeschrieben.

6.Dienstplan, Urlaub und Krankmeldung

• Der Dienstplan erscheint {{Rhythmus}} unter {{Ort}}; Wünsche bis {{Frist}}.
• Schichttausch nur mit Zustimmung beider Beteiligten und Freigabe durch {{Filialleitung}}.
• Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage; als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind (§ 3 BUrlG). Vertraglicher oder tariflicher Anspruch in dieser Filiale: {{Tage}}.
• Urlaubssperren: {{Zeiträume, z. B. Inventur, Weihnachtsgeschäft}} – so früh wie möglich bekannt gegeben.
• Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden, spätestens {{Frist}} vor Schichtbeginn bei {{Ansprechperson}}, telefonisch.
• Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit bis zur Dauer von sechs Wochen (§ 3 Abs. 1 EFZG).

Kündigen Sie Urlaubssperren im Januar an, nicht im Oktober. Das ist der häufigste vermeidbare Konflikt im Filialjahr.

7.Kasse, Storno und Kassendifferenzen

• Kassenöffnung: {{Wer, mit welcher Anmeldung, mit welchem Wechselgeldbestand}}. Jede Person arbeitet nur unter der eigenen Anmeldung.
• Storno und Retoure: {{Wer darf freigeben, wie wird dokumentiert}}.
• Kassenabschluss: {{Wer zählt, Vier-Augen-Prinzip, wohin geht der Beleg}}.
• Kassendifferenzen werden mit Datum, Betrag, Kasse und beteiligten Personen dokumentiert und noch am selben Tag {{Filialleitung}} gemeldet. Es erfolgt kein automatischer Abzug; der Vorgang wird besprochen und, wenn nötig, arbeitsrechtlich geklärt.
• Geldtransport und Tresor: {{Verfahren, Zeiten, wer darf}}.
• Bei Falschgeldverdacht: {{Verfahren}}.

Der Satz „kein automatischer Abzug“ gehört ausdrücklich hinein. Er verhindert, dass in der Filiale eine Praxis entsteht, die arbeitsrechtlich nicht trägt.

8.Warenschwund, Personalkauf und Verdachtsfälle

• Personalkauf: Rabatt {{Prozent}}, berechtigt sind {{Personenkreis}}, ausgenommen sind {{Warengruppen}}. Eigene Käufe werden nicht selbst kassiert; sie werden von {{Rolle}} abgewickelt und mit Beleg aufbewahrt.
• Mitgebrachte Taschen und persönliche Gegenstände: {{Regelung, wo sie während der Schicht bleiben}}.
• Bruch, Verderb und Beschädigung werden gemeldet und dokumentiert, nicht stillschweigend entsorgt: {{Verfahren}}.
• Bei Verdacht auf Ladendiebstahl durch Kundschaft: {{Verhalten – beobachten, Filialleitung rufen, keine körperliche Auseinandersetzung}}.
• Bei einem Verdacht gegen Beschäftigte gilt: Sachverhalt wird geprüft, die betroffene Person wird angehört, ein vorhandener Betriebsrat kann hinzugezogen werden. Vorverurteilungen im Team finden nicht statt.
• Videoüberwachung: {{Ob und wo}}. Ihr Einsatz richtet sich nach {{Betriebsvereinbarung}} und – wo ein Betriebsrat besteht – nach der Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt sind (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Die Regel „eigene Käufe nicht selbst kassieren“ schützt vor allem die Beschäftigten. Schreiben Sie sie mit Begründung hinein, nicht als Misstrauensbekundung.

9.Arbeitsschutz auf Fläche und im Lager

• Der Arbeitgeber ermittelt durch eine Beurteilung der mit der Arbeit verbundenen Gefährdung, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind (§ 5 Abs. 1 ArbSchG).
• Beschäftigte werden über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen unterwiesen (§ 12 Abs. 1 ArbSchG); die Unterweisung erfolgt bei Einstellung, bei Änderungen und danach {{Rhythmus}}.
• Heben und Tragen: {{Regeln, Hilfsmittel, ab welchem Gewicht zu zweit}}.
• Leitern und Tritte: nur geprüfte Hilfsmittel, keine Stühle oder Kartons; {{wo sie stehen}}.
• Rutschgefahr: nasse Stellen sofort sichern und aufwischen; Warnschild bleibt bis zum Abtrocknen stehen.
• Unfälle und Beinaheunfälle sofort melden bei {{Ansprechperson}}; Verbandkasten {{Ort}}; Ersthelfende {{Namen}}; Sammelstelle bei Räumung {{Ort}}.
• Verhalten bei Überfall: {{Verfahren – keine Gegenwehr, Anweisungen befolgen, danach Betreuung}}.

Nennen Sie die Gewichtsgrenze, ab der zu zweit gehoben wird, und die Stelle, an der Tritte stehen. Allgemeine Appelle ändern im Lager nichts.

10.Beendigung und Rückgabe

• Kündigungsfrist nach § 622 Abs. 1 BGB: vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats.
• Für eine Kündigung durch den Arbeitgeber verlängert sich die Frist nach § 622 Abs. 2 BGB nach Betriebszugehörigkeit – ein Monat nach zwei Jahren bis sieben Monate nach 20 Jahren, jeweils zum Ende eines Kalendermonats.
• Abweichende tarifliche oder vertragliche Fristen gehen vor, soweit sie zulässig vereinbart sind.
• Am letzten Arbeitstag zurückzugeben: {{Schlüssel, Kassenkarte, Namensschild, Dienstkleidung, Spindschlüssel}}.
• Zeugnis, Schlussabrechnung und Urlaubsabgeltung: {{Ansprechperson und Ablauf}}.

Sperren Sie die Kassenanmeldung am letzten Arbeitstag und vermerken Sie das in der Rückgabeliste – Schlüssel fallen auf, Zugänge nicht.

11.Empfangsbestätigung

Ich bestätige, dass ich das Mitarbeiterhandbuch der {{Firmenname}} erhalten und gelesen habe. Mir ist bekannt, dass es die derzeit geltenden betrieblichen Regelungen zusammenfasst und dass Ansprüche aus Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und Arbeitsvertrag davon unberührt bleiben. Änderungen dieser Regelungen erfolgen im Rahmen der gesetzlichen und mitbestimmungsrechtlichen Vorgaben.

Legen Sie die unterschriebene Seite zur Personalakte. Bei mehreren Filialen gehört die Filiale mit auf das Blatt.