Prozessbeschreibung Vorlage kostenlos
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1.Dokumentenlenkung
| Prozessname | {{Prozessname}} |
|---|---|
| Prozess-ID | {{Prozess-ID}} |
| Version | {{Version}} |
| Gültigkeitsdatum | {{Gültigkeitsdatum}} |
| Überprüfungsdatum | {{Überprüfungsdatum}} |
| Prozessverantwortlicher | {{Prozessverantwortlicher}} |
| Genehmiger | {{Genehmiger}} |
Halten Sie diesen Block auf Seite eins, damit der Prozess auf einen Blick gelenkt und auditiert werden kann. Benennen Sie einen verantwortlichen Prozessverantwortlichen und setzen Sie ein Überprüfungsdatum 6–12 Monate in die Zukunft – eine Prozessbeschreibung ist ein gelenktes Dokument.
2.Zweck & Ziel
Beschreiben Sie in ein bis zwei Sätzen, wozu dieser Prozess existiert und welches Ergebnis er liefert, wenn er gut läuft.
Beschreiben Sie das Ergebnis, nicht die Schritte – z. B. „eine genehmigte Bestellanforderung korrekt und termingerecht in eine bezahlte Lieferantenrechnung zu überführen“.
3.Geltungsbereich, Auslöser & Abgrenzung
Legen Sie fest, wo dieser Prozess beginnt (der Auslöser) und wo er endet, welche Abteilungen und Systeme er umfasst und was ausdrücklich nicht dazugehört.
Benennen Sie das Start- und das Endereignis. Ein klarer Auslöser und Endpunkt verhindern, dass eine Prozessbeschreibung in angrenzende Prozesse ausufert.
4.Prozessübersicht (SIPOC)
| Lieferanten | Eingaben | Prozess (grob) | Ergebnisse | Kunden |
|---|---|---|---|---|
| {{Wer Eingaben liefert}} | {{Was zum Start nötig ist}} | {{Schritt 1 → 2 → 3 (Kurzform)}} | {{Was der Prozess erzeugt}} | {{Wer das Ergebnis erhält}} |
SIPOC fasst den gesamten Prozess in einer Zeile zusammen: Lieferanten (Suppliers), Eingaben (Inputs), den groben Prozess, Ergebnisse (Outputs) und Kunden (Customers). Füllen Sie es vor dem detaillierten Ablauf aus – es hält alle Beteiligten über die Prozessgrenzen einig.
5.Rollen & Verantwortlichkeiten
| Rolle | Verantwortung in diesem Prozess |
|---|---|
| {{Prozessverantwortlicher}} | {{Rechenschaftspflichtig dafür, dass der Prozess wie vorgesehen funktioniert}} |
| {{Rolle}} | {{Was diese Rolle im Ablauf tut}} |
| {{Rolle}} | {{Was diese Rolle im Ablauf tut}} |
Weisen Sie Verantwortlichkeiten Rollen zu, nicht namentlich genannten Personen, damit der Prozess Personalwechsel übersteht. Der Prozessverantwortliche ist rechenschaftspflichtig; alle anderen sind für ihren Teil verantwortlich.
6.Prozessablauf
| Schritt | Aktivität | Rolle | Eingabe → Ergebnis | System / Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| 1 | {{Auslösende Aktivität}} | {{Rolle}} | {{Eingabe → Ergebnis}} | {{System}} |
| 2 | {{Nächste Aktivität}} | {{Rolle}} | {{Eingabe → Ergebnis}} | {{System}} |
| 3 | {{Entscheidung oder Übergabe}} | {{Rolle}} | {{Eingabe → Ergebnis}} | {{System}} |
| 4 | {{Abschließende Aktivität}} | {{Rolle}} | {{Eingabe → Ergebnis}} | {{System}} |
Dokumentieren Sie den End-to-End-Ablauf auf Aktivitätsebene – jede Zeile ist eine Übergabe zwischen Rollen oder Systemen. Notieren Sie Entscheidungspunkte („falls abgelehnt, zurück zu Schritt 2“). Dies ist die Beschreibung des Prozesses, keine klickgenaue Arbeitsanweisung.
7.RACI-Matrix
| Aktivität | Prozessverantw. | Ausführende | Prüfer | Manager |
|---|---|---|---|---|
| {{Aktivität 1}} | A | R | C | I |
| {{Aktivität 2}} | A | R | I | C |
| {{Aktivität 3}} | A | C | R | I |
R = Responsible (führt aus), A = Accountable (genau eine pro Zeile, trägt die Verantwortung), C = Consulted (konsultiert), I = Informed (informiert). Ersetzen Sie die Spaltenüberschriften durch Ihre echten Rollen. Genau ein A pro Aktivität hält die Verantwortung eindeutig.
8.Prozesskennzahlen (KPIs)
| Kennzahl | Definition | Zielwert | Häufigkeit |
|---|---|---|---|
| {{Durchlaufzeit}} | {{Wie gemessen wird}} | {{Zielwert}} | {{Monatlich}} |
| {{Qualität / Fehlerquote}} | {{Wie gemessen wird}} | {{Zielwert}} | {{Monatlich}} |
| {{Kosten / Menge}} | {{Wie gemessen wird}} | {{Zielwert}} | {{Quartalsweise}} |
Wählen Sie wenige Kennzahlen, die zeigen, ob der Prozess gesund ist – typischerweise ein Tempo-, ein Qualitäts- und ein Kosten- oder Mengenmaß. Ein dokumentierter Prozess, den Sie nicht messen, driftet ab.
9.Risiken & Kontrollen
| Risiko | Kontrolle | Verantwortlich |
|---|---|---|
| {{Was schiefgehen kann}} | {{Die Prüfung oder Kontrolle, die es verhindert}} | {{Rolle}} |
| {{Risiko}} | {{Kontrolle}} | {{Rolle}} |
Listen Sie die wichtigsten Risiken und die jeweils mindernde Kontrolle auf. Dieser Abschnitt macht das Dokument auditfähig und nützlich für ISO 9001 oder das interne Kontrollsystem.
10.Mitgeltende Dokumente & Referenzen
- {{Arbeitsanweisungen / SOPs, die diesem Prozess untergeordnet sind}}
- {{Richtlinien, Formulare oder vor-/nachgelagerte Prozesse}}
Verlinken Sie die detaillierten SOPs, Formulare sowie die vor- und nachgelagerten Prozesse. Eine Prozessbeschreibung ist die Landkarte; die SOPs sind die Schritt-für-Schritt-Wegbeschreibung.
11.Revisionshistorie
| Version | Datum | Autor | Zusammenfassung der Änderung |
|---|---|---|---|
| 1.0 | {{Gültigkeitsdatum}} | {{Prozessverantwortlicher}} | Erstveröffentlichung |
| {{Version}} | {{Datum}} | {{Autor}} | {{Was sich geändert hat}} |
Aktualisieren Sie diese Tabelle bei jeder Prozessänderung. Die Zeile v1.0 ist als Beispiel vorausgefüllt.
12.Freigabe
Beide Freigaben bestätigen, dass der Prozess korrekt dokumentiert und zur Nutzung freigegeben ist.
Ein durchgearbeitetes Beispiel für einen End-to-End-Beschaffungsprozess (Purchase-to-Pay, P2P) mit SIPOC, Ablauf, RACI, Kennzahlen und Kontrollen.
1.Dokumentenlenkung
| Prozessname | Purchase-to-Pay (P2P) |
|---|---|
| Prozess-ID | FIN-P2P-01 |
| Version | 1.0 |
| Gültigkeitsdatum | 1. Juni 2026 |
| Überprüfungsdatum | 1. Juni 2027 |
| Prozessverantwortlicher | Leiter Finanzprozesse |
| Genehmiger | CFO |
2.Zweck & Ziel
Dieser Prozess überführt eine genehmigte Bestellanforderung in eine bezahlte, korrekt abgeglichene Lieferantenrechnung – er steuert Ausgaben, nutzt Skonto-Konditionen und hält das Hauptbuch korrekt.
3.Geltungsbereich, Auslöser & Abgrenzung
Ausgelöst durch eine genehmigte Bestellanforderung; endet, wenn die Lieferantenzahlung ausgeführt und die Rechnung gebucht ist. Umfasst Einkauf, die anfordernde Abteilung und die Kreditorenbuchhaltung im ERP. Ausgenommen sind das Lieferanten-Onboarding (FIN-VND-02) und Reisekostenabrechnungen, die eigenen Prozessen folgen.
4.Prozessübersicht (SIPOC)
| Lieferanten | Eingaben | Prozess (grob) | Ergebnisse | Kunden |
|---|---|---|---|---|
| Anfordernde Abteilung, Einkauf, Lieferant | Genehmigte Anforderung, Lieferantenkatalog, Vertragskonditionen | Anforderung → Bestellung → Wareneingang → 3-Wege-Abgleich → Zahlung | Bestellung, gebuchte Rechnung, Lieferantenzahlung | Lieferant, Finanzbuchhaltung, anfordernde Abteilung |
5.Rollen & Verantwortlichkeiten
| Rolle | Verantwortung in diesem Prozess |
|---|---|
| Leiter Finanzprozesse | Rechenschaftspflichtig für die Leistung des Prozesses und die Wirksamkeit der Kontrollen |
| Anforderer | Erstellt die Anforderung und bestätigt den Erhalt von Waren/Leistungen |
| Einkauf | Erstellt und steuert die Bestellung gemäß den Konditionen |
| Kreditorenbuchhaltung | Führt den 3-Wege-Abgleich durch und plant die Zahlung |
6.Prozessablauf
| Schritt | Aktivität | Rolle | Eingabe → Ergebnis | System / Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Anforderung genehmigen und Bestellung an Lieferanten senden | Einkauf | Anforderung → Bestellung | ERP – Einkauf |
| 2 | Waren/Leistungen erhalten und Wareneingang erfassen (WE) | Anforderer | Lieferung → Wareneingangsbeleg | ERP – Bestand |
| 3 | Rechnung erhalten und 3-Wege-Abgleich (Bestellung + WE + Rechnung) | Kreditorenbuchhaltung | Rechnung → Abgeglichen / Abweichung | ERP – Kreditoren |
| 4 | Bei Übereinstimmung Zahlung gemäß Konditionen planen; sonst Abweichung melden | Kreditorenbuchhaltung | Abgeglichene Rechnung → Zahlungslauf | ERP – Kreditoren / Bank |
| 5 | Zahlung buchen und Rechnung abschließen | Kreditorenbuchhaltung | Zahlung → Gebuchter Beleg | ERP – Hauptbuch |
7.RACI-Matrix
| Aktivität | Leiter Finanzpr. | Einkauf | Kreditoren | Anforderer |
|---|---|---|---|---|
| Bestellung erstellen | A | R | I | C |
| Wareneingang bestätigen | A | I | C | R |
| 3-Wege-Abgleich & Zahlung | A | C | R | I |
8.Prozesskennzahlen (KPIs)
| Kennzahl | Definition | Zielwert | Häufigkeit |
|---|---|---|---|
| Bestell-Durchlaufzeit | Von Genehmigung der Anforderung bis Bestellung | < 2 Arbeitstage | Monatlich |
| Erstdurchlauf-Abgleichquote | % der Rechnungen mit 3-Wege-Abgleich ohne Abweichung | > 90 % | Monatlich |
| Termingerechte Zahlungsquote | % der bis zur Fälligkeit bezahlten Rechnungen | > 98 % | Monatlich |
| Kosten je Rechnung | Vollkosten der Rechnungsverarbeitung | Sinkend | Quartalsweise |
9.Risiken & Kontrollen
| Risiko | Kontrolle | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Zahlung für nicht erhaltene Ware | 3-Wege-Abgleich vor jeder Zahlung verpflichtend | Kreditorenbuchhaltung |
| Doppelte oder betrügerische Rechnung | Dublettenprüfung + Funktionstrennung | Kreditorenbuchhaltung |
| Ausgaben am Vertrag vorbei (Maverick Buying) | Grundsatz „Keine Bestellung, keine Zahlung“; nur genehmigte Lieferanten | Einkauf |
10.Mitgeltende Dokumente & Referenzen
- FIN-VND-02 Lieferanten-Onboarding-Prozess
- AP-007 SOP zur Bearbeitung von Rechnungsabweichungen
- Richtlinie „Keine Bestellung, keine Zahlung“
- Unterschriften-/Genehmigungsmatrix (Kompetenzregelung)
11.Revisionshistorie
| Version | Datum | Autor | Zusammenfassung der Änderung |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 1. Juni 2026 | Leiter Finanzprozesse | Erstveröffentlichung |
12.Freigabe
Prozessbeschreibung erstellen: Aufbau und Inhalte
Eine gute Prozessbeschreibung dokumentiert einen Ablauf auf Prozessebene – nicht klickgenau wie eine Arbeitsanweisung, sondern als Landkarte über Rollen und Abteilungen. Diese Vorlage gibt die Bausteine vor:
- Zweck, Auslöser und Geltungsbereich
- Prozessübersicht als SIPOC (Lieferanten, Eingaben, Prozess, Ergebnisse, Kunden)
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Prozessablauf mit Übergaben und Entscheidungspunkten
- RACI-Matrix für eindeutige Verantwortung
- Kennzahlen (KPIs) sowie Risiken und Kontrollen
- Mitgeltende Dokumente und Revisionshistorie
Prozessbeschreibung und ISO 9001
Die Vorlage unterstützt den prozessorientierten Ansatz der ISO 9001: dokumentierte, lenkbare Prozesse mit Verantwortlichen, Kennzahlen, Risiken und Kontrollen, Versionsstand und Freigabe. Verwenden Sie die Prozessbeschreibung als Landkarte und verlinken Sie die detaillierten Arbeitsanweisungen (SOPs) darunter. Passen Sie die Abschnitte an Ihr QM-Handbuch an.
Prozessbeschreibung Vorlage als Word oder PDF herunterladen
Sehen Sie sich die komplette Prozessbeschreibung-Vorlage auf der Seite an und laden Sie sie als Word-Datei (.docx) oder PDF herunter – oder kopieren Sie den Text für Google Docs. Kostenlos und ohne Wasserzeichen, kein Konto und keine E-Mail nötig.
So funktioniert es
- Sehen Sie sich die Prozessbeschreibung-Vorlage mit SIPOC, Ablauf und RACI auf der Seite an.
- Als Word (.docx) oder PDF herunterladen oder den Text für Google Docs kopieren.
- Erfassen Sie Ihren Prozess mit SIPOC und Ablauf, vergeben Sie eine RACI-Matrix und legen Sie Kennzahlen und Kontrollen fest.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Prozessbeschreibung?
Eine Prozessbeschreibung beschreibt einen End-to-End-Geschäftsprozess: seinen Auslöser und seine Grenzen, die Eingaben und Ergebnisse (SIPOC), den Ablauf der Aktivitäten über Rollen und Systeme, wer verantwortlich ist (RACI) sowie die Kennzahlen und Kontrollen, die ihn gesund halten. Diese Vorlage enthält jeden dieser Abschnitte mit einem durchgearbeiteten Purchase-to-Pay-Beispiel.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisung und SOP?
Eine Prozessbeschreibung ist die übergeordnete Landkarte eines ganzen Prozesses – wie die Arbeit von Anfang bis Ende über Rollen und Systeme fließt. Eine Arbeitsanweisung oder SOP ist die Schritt-für-Schritt-Detailbeschreibung einer einzelnen Aufgabe innerhalb dieses Prozesses. Üblicherweise beschreibt man den Prozess einmal und verlinkt darunter die detaillierten SOPs – dafür ist der Abschnitt „Mitgeltende Dokumente“ in dieser Vorlage gedacht.
Eignet sich die Prozessbeschreibung für ISO 9001?
Ja. Der prozessorientierte Ansatz der ISO 9001 verlangt dokumentierte, lenkbare Prozesse mit benannten Verantwortlichen, Kennzahlen, Risiken und Kontrollen sowie Versionsstand und Freigabe – all das gibt die Vorlage vor. Passen Sie die Abschnitte an Ihr QM-Handbuch an. Eine Vorlage allein garantiert keine Zertifizierung.
Kann ich die Prozessbeschreibung als Word herunterladen?
Ja. Laden Sie die Vorlage als Word-Datei (.docx) oder PDF herunter oder kopieren Sie den Text für Google Docs. Kostenlos, ohne Konto, ohne E-Mail und ohne Wasserzeichen – jeder Download ist die gleiche vollwertige Datei.