Projektauftrag Vorlage (Project Charter)
Ein Projektauftrag, der auf einer Seite die Frage beantwortet: Machen wir das – und mit welchem Mandat?
Teil unserer kostenlosen Projektplan-Vorlagen.
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1.Projektübersicht
| Projektname | {{Projektname}} |
|---|---|
| Auftraggeber | {{Auftraggeber / Entscheider}} |
| Projektleitung | {{Projektleitung}} |
| Startdatum | {{Startdatum}} |
| Zieltermin | {{Zieltermin}} |
| Status | {{Nicht begonnen / Im Plan / Gefährdet}} |
Dieser Block gehört auf Seite eins: Projekt, Verantwortliche und Stand auf einen Blick. Genau eine Projektleitung und genau ein:e Auftraggeber:in, der oder die Entscheidungen tatsächlich treffen darf.
2.Ziele & Erfolgskriterien
- Anlass: {{Welches Problem oder welche Chance löst dieses Projekt aus}}
- Ziel: {{Messbares Ergebnis mit Kennzahl und Termin}}
- Nutzen: {{Was das in Euro, Zeit oder Qualität bringt – und ab wann}}
- Erfolgskriterium: {{Woran der Auftraggeber den Erfolg abliest}}
Formulieren Sie Ziele messbar – „neue Kasse bis KW 39 im Einsatz, Ausfallquote unter 1 %“ statt „Kasse verbessern“. Wenn Sie nicht sagen können, ob es erreicht ist, ist es kein Ziel.
3.Projektumfang
Im Projektumfang
- {{Grober Leistungsumfang, den der Auftrag abdeckt}}
- {{Bereiche, Standorte oder Systeme im Auftrag}}
- {{Ergebnisse, die übergeben werden}}
Nicht im Projektumfang
- {{Was ausdrücklich nicht beauftragt ist}}
- {{Folgeprojekt oder Ausbaustufe}}
- {{Bereich, der unberührt bleibt}}
Der Ausschluss ist der Teil, der Scope Creep tatsächlich verhindert. Schreiben Sie ausdrücklich hin, was alle für selbstverständlich enthalten halten – und was eben nicht enthalten ist.
4.Meilensteine & Termine
| Meilenstein | Verantwortlich | Zieltermin | Status |
|---|---|---|---|
| Projektauftrag unterschrieben | {{Auftraggeber}} | {{Datum}} | Nicht begonnen |
| Projektplan freigegeben | {{Projektleitung}} | {{Datum}} | Nicht begonnen |
| {{Wichtigster inhaltlicher Meilenstein}} | {{Verantwortlich}} | {{Datum}} | Nicht begonnen |
| Abschluss und Übergabe in den Regelbetrieb | {{Projektleitung}} | {{Datum}} | Nicht begonnen |
Meilensteine sind Prüfpunkte, keine Aufgaben: eine Handvoll Termine, an denen sich „fertig / nicht fertig“ eindeutig beantworten lässt. Jeder Meilenstein bekommt genau eine verantwortliche Person.
5.Arbeitspakete & Aufgaben
| Aufgabe | Verantwortlich | Start | Frist | Status |
|---|---|---|---|---|
| Projektplan mit Meilensteinen und Aufgaben erstellen | {{Projektleitung}} | {{Start}} | {{Frist}} | Offen |
| Projektteam benennen und Freistellung schriftlich vereinbaren | {{Auftraggeber}} | {{Start}} | {{Frist}} | Offen |
| Ausgangswerte der Kennzahl erheben, damit der Nutzen messbar wird | {{Verantwortlich}} | {{Start}} | {{Frist}} | Offen |
Zerlegen Sie die Arbeit in Aufgaben, die sich in einer Woche oder weniger verfolgen lassen. Aufgaben ohne Verantwortliche:n und ohne Datum bleiben liegen.
6.Rollen & Verantwortlichkeiten
| Rolle | Name | Verantwortung |
|---|---|---|
| Auftraggeber | {{Name}} | Trägt das Ziel, gibt Umfang, Termin und Budget frei, entscheidet über Änderungen |
| Projektleitung | {{Name}} | Führt das Projekt; entscheidet eigenständig über {{Betrag}} und über die Reihenfolge der Arbeitspakete |
| Lenkungskreis / Fachbereich | {{Name}} | {{Welche Ressourcen und Entscheidungen dieser Bereich beisteuert}} |
| Fachliche Ansprechperson | {{Name}} | {{Fachliche Freigaben}} |
Verantwortung wird an Rollen vergeben, nicht an Personen – dann übersteht der Plan einen Personalwechsel. Halten Sie fest, wer entscheidet, wer umsetzt und wer nur informiert werden muss.
7.Risiken & Gegenmaßnahmen
| Risiko | Auswirkung | Eintrittswahrscheinlichkeit | Gegenmaßnahme | Verantwortlich |
|---|---|---|---|---|
| {{Risiko, das den Auftrag insgesamt infrage stellt}} | hoch | mittel | {{Gegenmaßnahme oder Abbruchkriterium}} | {{Auftraggeber}} |
| Zugesagte Personentage stehen im Tagesgeschäft nicht zur Verfügung | hoch | mittel | Freistellung im Auftrag beziffern und schriftlich bestätigen lassen | {{Auftraggeber}} |
Nur die wenigen Risiken aufnehmen, die das Projekt wirklich kippen könnten. Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit mit hoch/mittel/gering bewerten, Gegenmaßnahme und Verantwortliche:n benennen und die Tabelle bei jedem Statustermin durchgehen.
8.Budget
| Position | Plan | Ist |
|---|---|---|
| Externe Leistungen | {{Rahmen}} | {{Ist}} |
| Interne Personentage | {{Anzahl}} | {{Ist}} |
| Sachmittel und Lizenzen | {{Rahmen}} | {{Ist}} |
| Reserve für Unvorhergesehenes | {{Rahmen}} | {{Ist}} |
Schätzen Sie die großen Kostenblöcke und legen Sie eine Reserve für Unvorhergesehenes an. Gibt es kein Budget, lassen Sie den Abschnitt stehen und tragen Sie „entfällt“ ein – Prüfende erwarten ihn.
9.Freigabe
Mit beiden Unterschriften sind Umfang, Termine und Budget verbindlich vereinbart, bevor die Arbeit beginnt.
Ausgefülltes Beispiel für den Auftrag an eine Projektleitung in einem Pflegedienst mit 62 Beschäftigten und 210 Klientinnen und Klienten.
1.Projektübersicht
| Projektname | Digitale Tourenplanung und mobile Dokumentation |
|---|---|
| Auftraggeber | Wolfgang Timm, Geschäftsführer |
| Projektleitung | Sandra Erkens, Pflegedienstleitung |
| Startdatum | 1. Oktober 2026 |
| Zieltermin | 31. März 2027 |
| Status | Nicht begonnen |
2.Ziele & Erfolgskriterien
- Anlass: Die Tourenplanung entsteht wöchentlich per Hand und kostet die Leitung rund sechs Stunden; kurzfristige Ausfälle führen zu Fahrten ohne Not.
- Ziel: Ab dem 1. April 2027 werden alle Touren im System geplant und auf den Diensthandys dokumentiert; die manuelle Planung entfällt.
- Nutzen: 5 Stunden Leitungszeit pro Woche und rund 380 Fahrtkilometer im Monat weniger; Abrechnungsdaten liegen zwei Tage früher vor.
- Erfolgskriterium: drei Monate nach Umstellung keine Papiertour mehr im Umlauf, Abrechnungslauf ohne Nacherfassung.
3.Projektumfang
Im Projektumfang
- Auswahl und Einführung einer Software für Tourenplanung und mobile Leistungsdokumentation
- Ausstattung von 46 Pflegekräften mit Diensthandys und Schulung
- Übernahme der Klienten- und Leistungsstammdaten aus der bestehenden Abrechnung
- Anpassung der Dienstübergabe an die digitale Dokumentation
Nicht im Projektumfang
- Ablösung der Abrechnungssoftware – bleibt bestehen, es wird nur die Schnittstelle genutzt
- Digitale Dienstplanung; sie wird erst nach Abschluss dieses Projekts bewertet
- Ausstattung der Verwaltung mit neuen Endgeräten
- Umstellung der Tagespflege, die einen eigenen Ablauf hat
4.Meilensteine & Termine
| Meilenstein | Verantwortlich | Zieltermin | Status |
|---|---|---|---|
| Projektauftrag unterschrieben | Wolfgang Timm | 25.09.2026 | Nicht begonnen |
| Anbieterauswahl abgeschlossen, Vertrag unterschrieben | Sandra Erkens | 30.11.2026 | Nicht begonnen |
| Testtour mit zwei Teams erfolgreich gefahren | Sandra Erkens | 31.01.2027 | Nicht begonnen |
| Alle Touren digital, Papierplanung eingestellt | Sandra Erkens | 31.03.2027 | Nicht begonnen |
5.Arbeitspakete & Aufgaben
| Aufgabe | Verantwortlich | Start | Frist | Status |
|---|---|---|---|---|
| Projektplan mit Meilensteinen, Schulungsplan und Rollout je Team erstellen | Sandra Erkens | 01.10.2026 | 20.10.2026 | Offen |
| Vier Anbieter anfragen, zwei Systeme im Echtbetrieb testen | Sandra Erkens | 05.10.2026 | 20.11.2026 | Offen |
| Ausgangswerte erheben: Planungszeit, Fahrtkilometer, Nacherfassungsquote | Melanie Ruf | 01.10.2026 | 15.10.2026 | Offen |
| Mitarbeitervertretung frühzeitig einbinden und Regelungsbedarf klären | Wolfgang Timm | 01.10.2026 | 31.10.2026 | Offen |
6.Rollen & Verantwortlichkeiten
| Rolle | Name | Verantwortung |
|---|---|---|
| Auftraggeber | Wolfgang Timm | Trägt das Ziel, gibt Budget und Zieltermin frei, entscheidet über Änderungen am Umfang |
| Projektleitung | Sandra Erkens | Führt das Projekt; entscheidet eigenständig über Sachmittel bis 5.000 € und über die Reihenfolge des Rollouts |
| Abrechnung | Melanie Ruf | Verantwortet Stammdaten, Schnittstelle und die Messung der Ausgangswerte |
| Praxisvertretung Pflege | Kolja Steen | Bringt die Sicht der Touren ein, testet und schult die Teams |
7.Risiken & Gegenmaßnahmen
| Risiko | Auswirkung | Eintrittswahrscheinlichkeit | Gegenmaßnahme | Verantwortlich |
|---|---|---|---|---|
| Pflegekräfte lehnen die mobile Dokumentation ab | hoch | mittel | Zwei Teams als Pilot mit echter Mitsprache; Schulung in der Arbeitszeit; Rückmeldungen nach jeder Pilotwoche auswerten | Sandra Erkens |
| Zugesagte Zeit der Projektleitung geht im Tagesgeschäft unter | hoch | hoch | Ein fester Projekttag pro Woche, im Auftrag beziffert und im Dienstplan hinterlegt | Wolfgang Timm |
| Mobilfunkabdeckung im ländlichen Einzugsgebiet reicht nicht | mittel | mittel | Offlinefähigkeit als Ausschlusskriterium in der Anbieterauswahl; Test auf zwei Landtouren | Sandra Erkens |
| Schnittstelle zur Abrechnung liefert unvollständige Leistungsnachweise | hoch | gering | Parallelbetrieb für einen vollständigen Abrechnungsmonat vor Abschaltung des Papierwegs | Melanie Ruf |
8.Budget
| Position | Plan | Ist |
|---|---|---|
| Software, Einrichtung und Lizenzen für 12 Monate | 21.600 € | 0 € |
| 46 Diensthandys inklusive Schutzhüllen und Tarif | 17.400 € | 0 € |
| Schulung und Freistellung (46 Personen, je 4 Stunden) | 6.900 € | 0 € |
| Interne Personentage Projektleitung (24 Tage) | 24 PT | 0 PT |
| Reserve für Unvorhergesehenes | 5.000 € | 0 € |
9.Freigabe
Was ist ein Projektauftrag?
Der Projektauftrag ist das Dokument, mit dem ein Auftraggeber ein Projekt formell startet: Es hält Anlass und Problem, Ziel und Nutzen, den groben Umfang mit Ausschlüssen, den Budget- und Zeitrahmen, die Projektleitung und deren Entscheidungsbefugnis fest und wird von beiden Seiten unterschrieben. Er beantwortet die Frage „ob und mit welchem Mandat“, der Projektplan die Frage „wie“.
Die Vorlage oben führt genau diese Punkte auf einer knappen Struktur zusammen und endet mit dem Freigabeblock. Das ausgefüllte Beispiel zeigt den Auftrag für die Umstellung eines Pflegedienstes auf digitale Tourenplanung – mit Nutzen in Zahlen und einer ausdrücklich eingetragenen Entscheidungsbefugnis.
Der Satz, der später zählt
„Die Projektleitung entscheidet eigenständig über Sachmittel bis 5.000 Euro sowie über die Reihenfolge der Arbeitspakete; über Änderungen am Umfang, am Zieltermin und am Budget entscheidet der Auftraggeber.“ Ein solcher Satz im Projektauftrag erspart in einem halben Jahr Projektlaufzeit Dutzende Rückfragen und macht Verzögerungen zurechenbar.
So funktioniert es
- Den Projektauftrag auf dieser Seite lesen – Blankovorlage und ausgefülltes Beispiel.
- Als Word-Datei oder PDF herunterladen und mit dem Auftraggeber gemeinsam ausfüllen.
- Die Entscheidungsbefugnis der Projektleitung ausdrücklich eintragen – das ist der Punkt, der sonst fehlt.
- Vor dem ersten Arbeitstag unterschreiben lassen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Projektauftrag?
Der Projektauftrag ist das Dokument, mit dem ein Auftraggeber ein Projekt formell startet: Es hält Anlass und Problem, Ziel und Nutzen, den groben Umfang mit Ausschlüssen, den Budget- und Zeitrahmen, die Projektleitung und deren Entscheidungsbefugnis fest und wird von beiden Seiten unterschrieben. Er beantwortet die Frage „ob und mit welchem Mandat“, der Projektplan die Frage „wie“.
Wie lang sollte ein Projektauftrag sein?
Eine bis zwei Seiten. Der Projektauftrag muss von Menschen gelesen werden, die keine Zeit haben – genau deshalb steht der Nutzen in Zahlen im ersten Drittel. Details zur Umsetzung gehören nicht hinein, sondern in den Projektplan.
Was macht einen Projektauftrag wirksam?
Zwei Angaben, die meistens fehlen: der messbare Nutzen und die Entscheidungsbefugnis. Schreiben Sie hinein, bis zu welchem Betrag und in welchen Fragen die Projektleitung ohne Rückfrage entscheiden darf. Ohne diese Zeile eskaliert jede Kleinigkeit zum Auftraggeber – und das Projekt wartet.
Wer unterschreibt?
Auftraggeber und Projektleitung. Wenn mehrere Bereiche Ressourcen stellen, unterschreiben deren Leitungen mit – sonst ist die Zusage von Personal später strittig. Halten Sie im Auftrag fest, wie viele Personentage jeder Bereich beisteuert.