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Teambesprechung: Vorlage für die Tagesordnung

Eine Teambesprechung, die in 45 Minuten fertig ist, weil jeder Punkt eine Zeit und eine verantwortliche Person hat.

Teil unserer kostenlosen Vorlagen für Tagesordnungen.

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1.Angaben zur Besprechung

Datum {{Datum}}
Uhrzeit {{Beginn – Ende}}
Ort {{Ort oder Videolink}}
Moderation {{Moderation}}
Protokollführung {{Protokollführung}}
Teilnehmende {{Teilnehmende – verpflichtend / optional}}

Füllen Sie diesen Block aus, bevor Sie einladen – dann weiß jede:r, wann, wo und wer erwartet wird. Benennen Sie Moderation und Protokollführung getrennt: wer moderiert, kann nicht gleichzeitig sauber mitschreiben.

2.Ziele der Besprechung

  • Alle im Team auf {{den Stand der laufenden Arbeit}} bringen
  • {{Die Personal- oder Dienstplanfrage, die diese Woche entschieden werden muss}} klären
  • Ein fachliches Thema vertiefen: {{Thema}}

Nennen Sie ein bis drei Ergebnisse, die dieser Termin liefern muss – einen Beschluss, einen Plan, eine gemeinsame Sicht. Lässt sich kein Ziel formulieren, reicht meist eine E-Mail.

3.Tagesordnung

ThemaVerantwortlichZeitArt
Begrüßung und Abgleich der Tagesordnung{{Moderation}}3 Min.Information
Aufgaben aus der letzten Teambesprechung{{Moderation}}5 Min.Information
Personal-, Dienst- und Urlaubsplanung{{Verantwortlich}}10 Min.Beschluss
{{Fachliches Thema der Woche}}{{Verantwortlich}}15 Min.Diskussion
Sicherheit, Qualität oder Hinweis aus der Unterweisung{{Verantwortlich}}5 Min.Information
Offene Punkte aus dem TeamAlle7 Min.Diskussion
Beschlüsse und Aufgaben zusammenfassen{{Moderation}}5 Min.Information

Jeder Punkt bekommt Verantwortliche:n, Zeitbudget und Art: Information, Diskussion oder Beschluss. Setzen Sie den wichtigsten Punkt nach vorn – nicht ans Ende, wo die Zeit schon weg ist.

4.Beschlüsse & Notizen

ThemaBeschluss / KernaussageFolgeschritt
{{Thema}}{{Was wurde beschlossen oder festgehalten}}{{Folgeschritt, falls nötig}}

Halten Sie Beschlüsse direkt im Termin fest, in einem Satz. Ein schriftlicher Beschluss verhindert, dass dieselbe Diskussion in vier Wochen von vorn beginnt. Für Gremien mit formaler Protokollpflicht ist diese Tabelle die Grundlage des Protokolls.

5.Aufgaben & Verantwortliche

AufgabeVerantwortlichFrist
{{Aufgabe – mit einem Verb beginnen}}{{Verantwortlich (eine Person)}}{{Frist}}
{{Aufgabe}}{{Verantwortlich}}{{Frist}}

Jede Aufgabe braucht genau eine verantwortliche Person und ein Datum – „wir“ ist keine Verantwortliche:r. Lesen Sie die Liste vor dem Ende laut vor, damit niemand überrascht wird.

6.Themenspeicher

  • {{Wichtiges Thema, das heute nicht dran ist – später aufgreifen}}

Wichtige, aber heute unpassende Themen kommen hierher, statt die Tagesordnung zu sprengen. Vor der nächsten Einladung den Themenspeicher durchgehen – daraus entsteht die nächste Tagesordnung fast von allein.

7.Nächster Termin

Datum & Uhrzeit {{Datum und Uhrzeit}}
Schwerpunkt {{Schwerpunkt des nächsten Termins}}

Legen Sie den nächsten Termin fest, solange alle im Raum sind; hinterher ist die Abstimmung deutlich teurer. Notieren Sie den Schwerpunkt, dann schreibt sich die nächste Tagesordnung fast von selbst.

Ausgefülltes Beispiel für die 14-tägige Teambesprechung einer viergruppigen Kindertagesstätte mit 19 Beschäftigten.

1.Angaben zur Besprechung

Datum Dienstag, 16. Juni 2026
Uhrzeit 14:00 – 15:00 Uhr
Ort Mehrzweckraum im Erdgeschoss
Moderation Beate Grün, Einrichtungsleitung
Protokollführung Tobias Wenzel, Gruppe Marienkäfer
Teilnehmende Pädagogisches Personal aller vier Gruppen (verpflichtend); Küche und Hauswirtschaft (optional)

2.Ziele der Besprechung

  • Den Dienstplan für die Sommerschließzeit ohne offene Lücken beschließen
  • Das Eingewöhnungskonzept für die sieben neuen Kinder im August abstimmen
  • Den Ablauf des Elternabends am 2. Juli festlegen

3.Tagesordnung

ThemaVerantwortlichZeitArt
Begrüßung und Abgleich der TagesordnungBeate Grün3 Min.Information
Aufgaben aus der Besprechung vom 2. JuniTobias Wenzel5 Min.Information
Dienstplan Sommerschließzeit und UrlaubsrestwünscheBeate Grün12 Min.Beschluss
Eingewöhnung der sieben neuen Kinder ab AugustMiriam Sadek15 Min.Diskussion
Elternabend 2. Juli: Ablauf und AufgabenverteilungTobias Wenzel10 Min.Beschluss
Belehrung Hitzeschutz im AußengeländeNadine Roth5 Min.Information
Offene Punkte aus dem TeamAlle5 Min.Diskussion
Beschlüsse und Aufgaben zusammenfassenBeate Grün5 Min.Information

4.Beschlüsse & Notizen

ThemaBeschluss / KernaussageFolgeschritt
Dienstplan SommerschließzeitSchließzeit vom 3. bis 21. August; Notbetreuung in Gruppe Marienkäfer mit vier Fachkräften im WechselBeate Grün veröffentlicht den Plan bis Freitag im Personalraum
EingewöhnungGestaffelter Start: höchstens zwei neue Kinder pro Woche und Gruppe, Bezugserzieherin fest zugeordnetMiriam Sadek passt die Elternbriefe an
Elternabend18:00 Uhr Begrüßung, danach Gruppenrunden; Küche stellt Getränke, kein gemeinsames BuffetTobias Wenzel erstellt die Einladung bis 22. Juni

5.Aufgaben & Verantwortliche

AufgabeVerantwortlichFrist
Dienstplan für die Schließzeit aushängen und per E-Mail an alle sendenBeate GrünFr, 19.06.
Elternbriefe zur gestaffelten Eingewöhnung anpassen und druckenMiriam SadekMo, 22.06.
Einladung zum Elternabend erstellen und in die Fächer verteilenTobias WenzelMo, 22.06.
Sonnensegel über dem Sandkasten prüfen und Ersatzbefestigung bestellenNadine RothDo, 18.06.

6.Themenspeicher

  • Anschaffung eines zweiten Krippenwagens – Kostenvoranschlag einholen
  • Fortbildungswünsche für 2027 sammeln, sobald das Budget feststeht

7.Nächster Termin

Datum & Uhrzeit Dienstag, 30. Juni 2026 · 14:00 Uhr
Schwerpunkt Feinplanung Elternabend und Rückmeldungen zur Eingewöhnung

Feste Punkte, wechselnde Themen

Eine Teambesprechung wird planbar, wenn ein Teil der Tagesordnung immer gleich bleibt: Aufgaben aus dem letzten Mal, Personal- und Dienstplan, ein Sicherheits- oder Qualitätsthema, danach die aktuellen Punkte. Der feste Teil kostet zehn Minuten und verhindert, dass wichtige Routinen nur dann besprochen werden, wenn es schon brennt.

Die Vorlage oben bringt diesen Aufbau mit und lässt Platz für zwei bis drei wechselnde Themen. Das ausgefüllte Beispiel zeigt eine Kita-Teambesprechung mit Dienstplan, Eingewöhnung und Elternabend.

So funktioniert es

  1. Die Tagesordnung für die Teambesprechung auf dieser Seite ansehen – Blankovorlage und ausgefülltes Beispiel aus einer Kita.
  2. Als Word-Datei oder PDF herunterladen oder den Text in Ihr Intranet kopieren.
  3. Feste Punkte (Dienstplan, Sicherheit, Aufgaben) stehen lassen, die wechselnden Themen eintragen.

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollte eine Teambesprechung stattfinden?

In den meisten Teams wöchentlich oder alle zwei Wochen, mit fester Uhrzeit und fester Länge. Entscheidend ist nicht die Frequenz, sondern dass der Termin stattfindet: Eine verlässliche 45-Minuten-Runde alle zwei Wochen bringt mehr als eine zweistündige Besprechung, die dreimal hintereinander ausfällt.

Was unterscheidet die Teambesprechung von der Betriebsversammlung?

Die Teambesprechung ist ein Arbeitsinstrument der Führungskraft und rechtlich nicht geregelt – Sie legen Rhythmus, Teilnehmende und Themen selbst fest. Die Betriebsversammlung beruft der Betriebsrat nach § 43 Abs. 1 BetrVG einmal je Kalendervierteljahr ein; sie hat einen gesetzlich beschriebenen Ablauf (Betriebsverfassungsgesetz § 43, nachgelesen auf gesetze-im-internet.de am 6. September 2026).

Wer schreibt das Protokoll?

Am besten nicht die Person, die moderiert – sonst leidet eines von beidem. Bewährt hat sich eine rotierende Protokollführung im Team: Die Spalten „Beschluss“ und „Aufgabe“ dieser Vorlage werden direkt im Termin ausgefüllt, danach ist das Dokument bereits das Kurzprotokoll.

Was tun mit Themen, die immer wieder aufkommen?

In den Themenspeicher am Ende der Vorlage eintragen und beim Vorbereiten der nächsten Tagesordnung durchgehen. Ein Thema, das dreimal im Speicher steht, gehört entweder als eigener Punkt auf die Tagesordnung oder in ein separates Gespräch mit den zwei betroffenen Personen.