Kick-off-Meeting: Tagesordnung als Vorlage
Ein Kick-off, nach dem Umfang, Rollen und der erste Meilenstein schriftlich feststehen – nicht nur die Aufbruchstimmung.
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1.Angaben zur Besprechung
| Datum | {{Datum}} |
|---|---|
| Uhrzeit | {{Beginn – Ende}} |
| Ort | {{Ort oder Videolink}} |
| Moderation | {{Moderation}} |
| Protokollführung | {{Protokollführung}} |
| Teilnehmende | {{Teilnehmende – verpflichtend / optional}} |
Füllen Sie diesen Block aus, bevor Sie einladen – dann weiß jede:r, wann, wo und wer erwartet wird. Benennen Sie Moderation und Protokollführung getrennt: wer moderiert, kann nicht gleichzeitig sauber mitschreiben.
2.Ziele der Besprechung
- Anlass und Ziel von {{Projektname}} mit allen Beteiligten teilen
- Umfang und – vor allem – Ausschlüsse gemeinsam bestätigen
- Rollen besetzen und den ersten Meilenstein mit Datum festlegen
Nennen Sie ein bis drei Ergebnisse, die dieser Termin liefern muss – einen Beschluss, einen Plan, eine gemeinsame Sicht. Lässt sich kein Ziel formulieren, reicht meist eine E-Mail.
3.Tagesordnung
| Thema | Verantwortlich | Zeit | Art |
|---|---|---|---|
| Begrüßung, Vorstellungsrunde, Rolle jeder Person im Projekt | {{Projektleitung}} | 10 Min. | Information |
| Anlass, Ziel und Nutzen laut Projektauftrag | {{Auftraggeber}} | 15 Min. | Information |
| Umfang und Ausschlüsse – Zeile für Zeile | {{Projektleitung}} | 25 Min. | Beschluss |
| Rollen, Verantwortlichkeiten und tatsächlich verfügbare Zeit | {{Projektleitung}} | 15 Min. | Beschluss |
| Meilensteine und grober Zeitplan | {{Projektleitung}} | 15 Min. | Diskussion |
| Risiken, offene Fragen und Beteiligung des Betriebsrats | Alle | 15 Min. | Diskussion |
| Spielregeln: Statustermin, Entscheidungsweg, Ablage, Berichtsformat | {{Projektleitung}} | 10 Min. | Beschluss |
| Beschlüsse und erste Aufgaben zusammenfassen | {{Projektleitung}} | 5 Min. | Information |
Jeder Punkt bekommt Verantwortliche:n, Zeitbudget und Art: Information, Diskussion oder Beschluss. Setzen Sie den wichtigsten Punkt nach vorn – nicht ans Ende, wo die Zeit schon weg ist.
4.Beschlüsse & Notizen
| Thema | Beschluss / Kernaussage | Folgeschritt |
|---|---|---|
| {{Thema}} | {{Was wurde beschlossen oder festgehalten}} | {{Folgeschritt, falls nötig}} |
Halten Sie Beschlüsse direkt im Termin fest, in einem Satz. Ein schriftlicher Beschluss verhindert, dass dieselbe Diskussion in vier Wochen von vorn beginnt. Für Gremien mit formaler Protokollpflicht ist diese Tabelle die Grundlage des Protokolls.
5.Aufgaben & Verantwortliche
| Aufgabe | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|
| {{Erste Aufgabe nach dem Kick-off – mit einem Verb beginnen}} | {{Verantwortlich (eine Person)}} | {{Frist}} |
| Ergebnisprotokoll mit Umfang, Rollen und Spielregeln verschicken | {{Protokollführung}} | {{Frist}} |
Jede Aufgabe braucht genau eine verantwortliche Person und ein Datum – „wir“ ist keine Verantwortliche:r. Lesen Sie die Liste vor dem Ende laut vor, damit niemand überrascht wird.
6.Themenspeicher
- {{Wichtiges Thema, das heute nicht dran ist – später aufgreifen}}
Wichtige, aber heute unpassende Themen kommen hierher, statt die Tagesordnung zu sprengen. Vor der nächsten Einladung den Themenspeicher durchgehen – daraus entsteht die nächste Tagesordnung fast von allein.
7.Nächster Termin
| Datum & Uhrzeit | {{Datum und Uhrzeit}} |
|---|---|
| Schwerpunkt | {{Schwerpunkt des nächsten Termins}} |
Legen Sie den nächsten Termin fest, solange alle im Raum sind; hinterher ist die Abstimmung deutlich teurer. Notieren Sie den Schwerpunkt, dann schreibt sich die nächste Tagesordnung fast von selbst.
Ausgefülltes Beispiel für den Start eines fünfmonatigen Projekts in einem Einrichtungshaus mit drei Filialen und 140 Beschäftigten.
1.Angaben zur Besprechung
| Datum | Dienstag, 6. Oktober 2026 |
|---|---|
| Uhrzeit | 9:00 – 11:30 Uhr |
| Ort | Besprechungsraum Verwaltung, Zuschaltung der Filialen Nord und Süd per Videokonferenz |
| Moderation | Carina Wolff, Leiterin Rechnungswesen (Projektleitung) |
| Protokollführung | Jan Tiedemann, Assistenz der Geschäftsführung |
| Teilnehmende | Geschäftsführung, Rechnungswesen, Einkauf, IT, zwei Filialleitungen (verpflichtend); Steuerberatung zu Punkt 3, Betriebsrat zu Punkt 6 |
2.Ziele der Besprechung
- Das Ziel verankern: Ab dem 1. März 2027 werden alle Eingangsrechnungen elektronisch empfangen, geprüft und freigegeben
- Den Umfang bestätigen und schriftlich festhalten, was ausdrücklich nicht dazugehört
- Die Arbeitspakete besetzen und den ersten Meilenstein – Auswahl des Rechnungseingangssystems – terminieren
3.Tagesordnung
| Thema | Verantwortlich | Zeit | Art |
|---|---|---|---|
| Begrüßung, Vorstellungsrunde, Rolle jeder Person im Projekt | Carina Wolff | 10 Min. | Information |
| Anlass und Ziel: rund 2.300 Eingangsrechnungen im Monat, heute überwiegend auf Papier oder als PDF per E-Mail | Matthias Brenner (Geschäftsführung) | 15 Min. | Information |
| Umfang und Ausschlüsse, Zeile für Zeile; Abstimmung der Rechnungsformate mit der Steuerberatung | Carina Wolff | 30 Min. | Beschluss |
| Rollen, Verantwortlichkeiten und Freistellung der Key-User in den Filialen | Carina Wolff | 20 Min. | Beschluss |
| Meilensteine bis zum Echtbetrieb am 1. März 2027 | Carina Wolff | 20 Min. | Diskussion |
| Risiken; Unterrichtung des Betriebsrats über die geänderten Abläufe in Buchhaltung und Einkauf | Alle / Betriebsrat | 20 Min. | Diskussion |
| Spielregeln: Statustermin, Entscheidungsweg, Ablage | Jan Tiedemann | 10 Min. | Beschluss |
| Beschlüsse und erste Aufgaben zusammenfassen | Carina Wolff | 5 Min. | Information |
4.Beschlüsse & Notizen
| Thema | Beschluss / Kernaussage | Folgeschritt |
|---|---|---|
| Umfang | Das Projekt umfasst Empfang, Prüfung, Freigabe und Archivierung aller Eingangsrechnungen der drei Filialen und der Verwaltung, einschließlich der Formate XRechnung und ZUGFeRD. Nicht enthalten: Ausgangsrechnungen, Reisekostenabrechnung, Anbindung des Onlineshops | Carina Wolff lässt das Umfangsdokument bis 9. Oktober von der Geschäftsführung unterschreiben |
| Rollen | Projektleitung Carina Wolff; Arbeitspaket System und Schnittstellen Emre Kaya (IT); Arbeitspaket Freigabeweg Silke Hansen (Einkauf); je Filiale eine Key-Userin; Auftraggeber und Entscheider über den Umfang: Matthias Brenner | Rollenliste liegt ab heute im Projektordner |
| Spielregeln | Statustermin jeden zweiten Dienstag von 9:00 bis 9:45 Uhr; Entscheidungen gelten nur, wenn sie im Beschlussprotokoll stehen; Ablage ausschließlich im Projektordner | Jan Tiedemann richtet Serientermine und Ordner ein |
5.Aufgaben & Verantwortliche
| Aufgabe | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|
| Umfangsdokument von der Geschäftsführung unterschreiben lassen | Carina Wolff | Fr, 09.10. |
| Heutigen Freigabeweg je Filiale aufnehmen und Engpässe markieren | Silke Hansen | Fr, 16.10. |
| Planungsunterlagen für den Betriebsrat zusammenstellen und übergeben | Carina Wolff | Mi, 14.10. |
| Drei Anbieter von Rechnungseingangssystemen anfragen und Präsentationen vereinbaren | Emre Kaya | Fr, 23.10. |
6.Themenspeicher
- Ausgangsrechnungen elektronisch versenden – eigenes Folgeprojekt, Bewertung nach dem Echtbetrieb
- Digitale Reisekostenabrechnung – Wunsch aus den Filialen, derzeit nicht im Umfang
7.Nächster Termin
| Datum & Uhrzeit | Dienstag, 20. Oktober 2026 · 9:00 Uhr |
|---|---|
| Schwerpunkt | Erster Statustermin: Ist-Aufnahme der Freigabewege und Stand der Anbieterauswahl |
Was ein Kick-off-Meeting liefern muss
Ein Kick-off-Meeting ist gelungen, wenn am Ende drei Dinge schriftlich vorliegen: der Umfang mit seinen Ausschlüssen, eine Rollenliste mit Namen und ein Zeitplan, in dem der erste Meilenstein ein Datum hat. Vorstellungsrunde, Hintergrund und Werkzeuge dienen nur dazu, diese drei Ergebnisse zu erreichen.
Die Vorlage oben reserviert deshalb ausdrücklich Zeit für die Ausschlüsse und für die Spielregeln der Zusammenarbeit – Rhythmus der Statustermine, Entscheidungsweg, Ablage, Berichtsformat. Das ausgefüllte Beispiel zeigt den Start der E-Rechnung im Rechnungseingang eines Einrichtungshauses mit drei Filialen.
Beteiligung klären, bevor der Plan steht
Verändert ein Projekt Arbeitsabläufe, führt es neue Technik ein oder betrifft es Arbeitsplätze, ist ein vorhandener Betriebsrat rechtzeitig zu unterrichten, und die Maßnahme ist so früh mit ihm zu beraten, dass seine Vorschläge und Bedenken in die Planung einfließen können. Wer den Betriebsrat erst zum Rollout informiert, plant die Verzögerung gleich mit ein. Setzen Sie die Frage deshalb als eigenen Punkt auf die Kick-off-Tagesordnung.
- § 90 Abs. 1 BetrVG – rechtzeitige Unterrichtung über die Planung von technischen Anlagen, von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz und von Arbeitsplätzen, unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen.
- § 90 Abs. 2 BetrVG – Beratung so rechtzeitig, dass Vorschläge und Bedenken des Betriebsrats bei der Planung berücksichtigt werden können.
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – Mitbestimmung bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.
Quellen
Betriebsverfassungsgesetz §§ 87 und 90 in der auf gesetze-im-internet.de veröffentlichten Fassung, abgerufen am 26. September 2026; der Wortlaut steht hinter den folgenden Links. Diese Vorlage ist eine Arbeitshilfe für die Projektorganisation und keine Rechtsberatung.
So funktioniert es
- Die Kick-off-Tagesordnung auf dieser Seite lesen – Blankovorlage und ausgefülltes Beispiel aus einem Einrichtungshaus.
- Als Word-Datei oder PDF herunterladen und den unterschriebenen Projektauftrag als Grundlage danebenlegen.
- Umfang und Ausschlüsse im Termin Zeile für Zeile durchgehen – dort entstehen die Missverständnisse, nicht beim Zeitplan.
- Das Ergebnis noch am selben Tag verschicken: Umfang, Rollen, erster Meilenstein, Spielregeln.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Kick-off-Meeting?
Das Kick-off-Meeting ist die erste gemeinsame Besprechung eines Projekts, in der Auftraggeber, Projektleitung und Team Anlass und Ziel, Umfang und Ausschlüsse, Rollen, Meilensteine und die Regeln der Zusammenarbeit verbindlich klären. Es ersetzt nicht den Projektauftrag, sondern setzt ihn in Gang: Der Auftrag sagt, ob und mit welchem Mandat gearbeitet wird, das Kick-off, wie das Team ab dem nächsten Morgen zusammenarbeitet.
Wer gehört ins Kick-off?
Der Auftraggeber, die Projektleitung, die Verantwortlichen der Arbeitspakete und Vertreterinnen und Vertreter der Bereiche, deren Arbeit sich durch das Projekt verändert. Auf den Auftraggeber können Sie nicht verzichten: Er ist die einzige Person, die über den Umfang entscheiden darf, wenn dieser im Termin strittig wird. Externe Dienstleister laden Sie zu den Punkten ein, die sie betreffen.
Wie lange sollte ein Kick-off dauern?
Zwischen 90 Minuten und einem halben Tag, je nach Größe des Vorhabens. Planen Sie ein Drittel der Zeit für Umfang und Ausschlüsse ein – an diesem Punkt zeigen sich die Missverständnisse, die sonst drei Monate später als Nachforderung zurückkommen.
Lastenheft, Pflichtenheft – gehören sie ins Kick-off?
Im Lastenheft beschreibt der Auftraggeber, was er fordert; im Pflichtenheft beschreibt der Auftragnehmer, wie er diese Anforderungen umsetzen will. Liegt eines davon vor, gehört es in die Einladung und nicht in den Termin: Im Kick-off wird nicht vorgelesen, sondern geklärt, was davon strittig oder noch offen ist.
Muss der Betriebsrat vor dem Projektstart beteiligt werden?
Wo ein Betriebsrat besteht, hängt das vom Inhalt des Projekts ab. Nach § 90 Abs. 1 BetrVG hat der Arbeitgeber den Betriebsrat über die Planung unter anderem von technischen Anlagen, von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz sowie der Arbeitsplätze rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten; nach Absatz 2 sind die Maßnahmen so rechtzeitig mit ihm zu beraten, dass seine Vorschläge und Bedenken bei der Planung berücksichtigt werden können. Führt das Projekt technische Einrichtungen ein, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, hat der Betriebsrat außerdem – soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht – nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen.