Réunion de lancement de projet : modèle d’ordre du jour
Un kick-off qui se termine avec un périmètre écrit, des rôles nommés et la date du premier jalon.
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1.Informations sur la réunion
| Date | {{Date}} |
|---|---|
| Horaire | {{Heure de début – heure de fin}} |
| Lieu | {{Lieu ou lien de visioconférence}} |
| Animation | {{Animateur ou animatrice}} |
| Secrétaire de séance | {{Secrétaire de séance}} |
| Participants | {{Participants – requis / optionnels}} |
Renseignez ce bloc avant d’envoyer l’invitation : chacun sait alors quand, où et à quel titre il est attendu. Séparez l’animation et le secrétariat de séance — celui qui anime ne peut pas prendre des notes fiables en même temps.
2.Objectifs de la réunion
- Partager le contexte et les objectifs de {{nom du projet}} avec toutes les parties prenantes
- Valider le périmètre et surtout le hors-périmètre
- Nommer les rôles et fixer la date du premier jalon
Énoncez un à trois résultats que la réunion doit produire : une décision, un plan, un cadrage partagé. Si aucun objectif ne se formule, un message écrit suffit probablement.
3.Ordre du jour
| Sujet | Pilote | Durée | Type |
|---|---|---|---|
| Accueil, tour de table et rôles de chacun | {{Chef de projet}} | 10 min | Informer |
| Contexte, origine de la demande et objectifs attendus | {{Commanditaire}} | 15 min | Informer |
| Périmètre et hors-périmètre : lecture ligne à ligne | {{Chef de projet}} | 25 min | Décider |
| Rôles, responsabilités et disponibilité réelle des équipes | {{Chef de projet}} | 15 min | Décider |
| Jalons et calendrier prévisionnel | {{Chef de projet}} | 15 min | Discuter |
| Risques identifiés et mesures | Tous | 15 min | Discuter |
| Règles de fonctionnement : rythme des points, canal de décision, reporting | {{Chef de projet}} | 10 min | Décider |
| Récapitulatif des décisions et des actions | {{Chef de projet}} | 5 min | Informer |
Chaque point reçoit un pilote, une durée et un type : informer, discuter ou décider. Placez le point le plus important en premier, jamais en fin de séance quand le temps a déjà été consommé.
4.Relevé de décisions
| Sujet | Décision / note clé | Suite à donner |
|---|---|---|
| {{Sujet}} | {{Ce qui a été décidé ou noté}} | {{Suite à donner, le cas échéant}} |
Consignez les décisions pendant la réunion, en une ligne. Un relevé de décisions écrit évite que le même débat reparte trois semaines plus tard, et sert de base au compte rendu pour les instances qui en ont l’obligation.
5.Plan d’actions
| Action | Responsable | Échéance |
|---|---|---|
| {{Action de démarrage – commencer par un verbe}} | {{Responsable (une seule personne)}} | {{Échéance}} |
| {{Action}} | {{Responsable}} | {{Échéance}} |
Chaque action a un seul responsable et une date — « on » n’est pas un responsable. Relisez la liste à voix haute avant de clore la séance, pour que personne ne découvre sa tâche après coup.
6.Sujets reportés
- {{Sujet important mais hors ordre du jour, à reprendre plus tard}}
Les sujets importants mais hors ordre du jour se rangent ici plutôt que de faire dériver la réunion. Relisez cette liste au moment de préparer l’ordre du jour suivant.
7.Prochaine réunion
| Date et heure | {{Date et heure}} |
|---|---|
| Objectif principal | {{Objectif principal de la prochaine séance}} |
Fixez la prochaine réunion tant que tout le monde est présent : la caler après coup coûte beaucoup plus cher. Notez l’objectif principal, l’ordre du jour suivant s’écrira presque tout seul.
Exemple rempli pour le lancement d’un projet de neuf mois impliquant le service client, l’informatique et la conformité.
1.Informations sur la réunion
| Date | Lundi 22 juin 2026 |
|---|---|
| Horaire | 9h30 – 12h00 |
| Lieu | Siège, salle Bréhat, et visio pour les délégations régionales |
| Animation | Sonia Ferrand, cheffe de projet |
| Secrétaire de séance | Thibault Mercier, chargé de mission organisation |
| Participants | Commanditaire, service client, informatique, conformité, deux conseillers de terrain (requis) |
2.Objectifs de la réunion
- Partager l’objectif : ramener le délai moyen de traitement d’une réclamation de 21 à 10 jours
- Valider le périmètre et écrire noir sur blanc ce qui n’est pas dans le projet
- Nommer les responsables de lot et fixer la date du premier jalon
3.Ordre du jour
| Sujet | Pilote | Durée | Type |
|---|---|---|---|
| Accueil, tour de table et rôles de chacun | Sonia Ferrand | 10 min | Informer |
| Contexte : audit interne de mars, 21 jours de délai moyen, 340 réclamations par mois | Bernard Alzon | 20 min | Informer |
| Périmètre et hors-périmètre, lecture ligne à ligne | Sonia Ferrand | 30 min | Décider |
| Rôles, responsabilités et disponibilité réelle des équipes | Sonia Ferrand | 20 min | Décider |
| Jalons et calendrier prévisionnel jusqu’en mars 2027 | Sonia Ferrand | 20 min | Discuter |
| Risques identifiés et mesures | Tous | 20 min | Discuter |
| Règles de fonctionnement : point hebdomadaire, comité mensuel, canal de décision | Thibault Mercier | 15 min | Décider |
| Récapitulatif des décisions et des actions | Sonia Ferrand | 10 min | Informer |
4.Relevé de décisions
| Sujet | Décision / note clé | Suite à donner |
|---|---|---|
| Périmètre | Le projet couvre la réception, la qualification et le suivi des réclamations, y compris la réponse type. Sont hors périmètre : la refonte de l’espace adhérent, la téléphonie et le traitement des recours contentieux | Le document de périmètre est signé par le commanditaire avant le 26 juin |
| Rôles | Sonia Ferrand cheffe de projet ; Karim Bouaziz lot informatique ; Élodie Vasseur lot métier ; Anne Perrot référente conformité ; Bernard Alzon commanditaire et arbitre du périmètre | Publication de la fiche de rôles dans l’espace projet |
| Règles de fonctionnement | Point d’avancement hebdomadaire le mercredi de 14h à 15h, comité de pilotage mensuel, décisions tracées uniquement dans le relevé de décisions | Thibault Mercier crée l’espace projet et les invitations récurrentes |
5.Plan d’actions
| Action | Responsable | Échéance |
|---|---|---|
| Faire signer le document de périmètre par le commanditaire | Sonia Ferrand | 26/06/2026 |
| Créer l’espace projet, les invitations récurrentes et le modèle de relevé de décisions | Thibault Mercier | 26/06/2026 |
| Cadrer avec la conformité les mentions obligatoires de la réponse type | Anne Perrot | 10/07/2026 |
| Extraire les volumes et délais réels sur 12 mois pour fixer la mesure de départ | Karim Bouaziz | 03/07/2026 |
6.Sujets reportés
- Refonte de l’espace adhérent : hors périmètre, à instruire séparément en 2027
- Enquête de satisfaction après réclamation – à décider une fois le nouveau parcours en place
7.Prochaine réunion
| Date et heure | Mercredi 1er juillet 2026 · 14h00 |
|---|---|
| Objectif principal | Premier point d’avancement : mesure de départ et cadrage conformité |
Ce qu’un kick-off doit produire
Une réunion de lancement réussie produit trois documents écrits le jour même : le périmètre et son hors-périmètre, la liste des rôles avec des noms, et un calendrier dont le premier jalon porte une date. Tout le reste — présentation du contexte, tour de table, outils — sert à obtenir ces trois éléments.
Le modèle ci-dessus réserve donc un temps explicite au hors-périmètre et aux règles de fonctionnement (rythme des points, canal de décision, format de reporting). L’exemple rempli suit le lancement d’un projet de refonte du service client dans une mutuelle.
Comment ça marche
- Lire l’ordre du jour du kick-off sur cette page, avec un exemple rempli dans le secteur des services.
- Télécharger le Word ou le PDF et le compléter avec le périmètre déjà validé par le commanditaire.
- Finir la séance par les règles de fonctionnement et la date du premier jalon, jamais par « on verra ».
Questions fréquemment posées
Que doit produire une réunion de lancement ?
Trois choses écrites : un périmètre avec son hors-périmètre, une liste de rôles avec des noms, et un calendrier dont le premier jalon a une date. Si la séance se termine sans ces trois éléments, elle devra être refaite.
Qui doit être présent au kick-off ?
Le commanditaire, le chef de projet, les responsables de chaque lot et les représentants des utilisateurs concernés. Le commanditaire est indispensable : c’est la seule personne qui peut arbitrer le périmètre le jour où il est discuté.
Combien de temps prévoir ?
Entre 90 minutes et une demi-journée selon la taille du projet. Le périmètre et le hors-périmètre méritent à eux seuls un tiers du temps : c’est là que se jouent les malentendus qui apparaîtront sinon trois mois plus tard.
Faut-il parler des risques dès le lancement ?
Oui, et c’est le meilleur moment : les participants n’ont encore rien à défendre. Notez les cinq risques capables de faire dérailler le projet, avec une mesure et un responsable pour chacun, et reprenez ce tableau à chaque point d’avancement.