Retrospektive: Ablauf und Vorlage für Teams
Eine Retrospektive, aus der zwei Maßnahmen mit Namen hervorgehen – statt einer Liste von Beschwerden, die nächste Woche niemand mehr kennt.
Teil unserer kostenlosen Vorlagen für Tagesordnungen.
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1.Angaben zur Besprechung
| Datum | {{Datum}} |
|---|---|
| Uhrzeit | {{Beginn – Ende}} |
| Ort | {{Ort oder Videolink}} |
| Moderation | {{Moderation}} |
| Protokollführung | {{Protokollführung}} |
| Teilnehmende | {{Teilnehmende – verpflichtend / optional}} |
Füllen Sie diesen Block aus, bevor Sie einladen – dann weiß jede:r, wann, wo und wer erwartet wird. Benennen Sie Moderation und Protokollführung getrennt: wer moderiert, kann nicht gleichzeitig sauber mitschreiben.
2.Ziele der Besprechung
- Offen und ohne Schuldzuweisung auf {{Sprint / Projekt / Zeitraum}} zurückblicken
- Klären, was beibehalten, was geändert und was neu ausprobiert werden soll
- {{Zwei}} Maßnahmen mit verantwortlicher Person und Überprüfungstermin beschließen
Nennen Sie ein bis drei Ergebnisse, die dieser Termin liefern muss – einen Beschluss, einen Plan, eine gemeinsame Sicht. Lässt sich kein Ziel formulieren, reicht meist eine E-Mail.
3.Tagesordnung
| Thema | Verantwortlich | Zeit | Art |
|---|---|---|---|
| Rahmen setzen: Ziel, Regeln, kurzes Stimmungsbild | {{Moderation}} | 5 Min. | Information |
| Maßnahmen aus der letzten Retrospektive: umgesetzt, gewirkt? | {{Moderation}} | 10 Min. | Information |
| Daten sammeln: Was lief gut, was lief schlecht, was hat überrascht? | Alle | 15 Min. | Diskussion |
| Erkenntnisse gewinnen: Themen bündeln, Ursachen suchen | Alle | 15 Min. | Diskussion |
| Maßnahmen beschließen – höchstens drei, je mit Verantwortlichen | Alle | 10 Min. | Beschluss |
| Abschluss: Rückmeldung zur Retrospektive selbst | {{Moderation}} | 5 Min. | Information |
Jeder Punkt bekommt Verantwortliche:n, Zeitbudget und Art: Information, Diskussion oder Beschluss. Setzen Sie den wichtigsten Punkt nach vorn – nicht ans Ende, wo die Zeit schon weg ist.
4.Beschlüsse & Notizen
| Thema | Beschluss / Kernaussage | Folgeschritt |
|---|---|---|
| {{Thema}} | {{Maßnahme, die das Team ausprobiert}} | {{Woran erkennen wir, ob sie gewirkt hat}} |
Halten Sie Beschlüsse direkt im Termin fest, in einem Satz. Ein schriftlicher Beschluss verhindert, dass dieselbe Diskussion in vier Wochen von vorn beginnt. Für Gremien mit formaler Protokollpflicht ist diese Tabelle die Grundlage des Protokolls.
5.Aufgaben & Verantwortliche
| Aufgabe | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|
| {{Maßnahme – mit einem Verb beginnen}} | {{Verantwortlich (eine Person)}} | {{Bis zur nächsten Retrospektive}} |
| {{Aufgabe}} | {{Verantwortlich}} | {{Frist}} |
Jede Aufgabe braucht genau eine verantwortliche Person und ein Datum – „wir“ ist keine Verantwortliche:r. Lesen Sie die Liste vor dem Ende laut vor, damit niemand überrascht wird.
6.Themenspeicher
- {{Thema, das eine eigene Besprechung oder eine andere Stelle braucht}}
Wichtige, aber heute unpassende Themen kommen hierher, statt die Tagesordnung zu sprengen. Vor der nächsten Einladung den Themenspeicher durchgehen – daraus entsteht die nächste Tagesordnung fast von allein.
7.Nächster Termin
| Datum & Uhrzeit | {{Datum und Uhrzeit}} |
|---|---|
| Schwerpunkt | {{Schwerpunkt des nächsten Termins}} |
Legen Sie den nächsten Termin fest, solange alle im Raum sind; hinterher ist die Abstimmung deutlich teurer. Notieren Sie den Schwerpunkt, dann schreibt sich die nächste Tagesordnung fast von selbst.
Ausgefülltes Beispiel für die Rückschau von Lager, Verkauf und Buchhaltung eines Baustoffhändlers mit 48 Beschäftigten, zehn Tage nach der Inventur.
1.Angaben zur Besprechung
| Datum | Dienstag, 19. Januar 2027 |
|---|---|
| Uhrzeit | 14:00 – 15:00 Uhr |
| Ort | Schulungsraum über der Ausstellung |
| Moderation | Nadine Kowalski, Personalentwicklung (neutrale Moderation) |
| Protokollführung | Ergebnisse direkt auf der Pinnwand; Abschrift durch die Moderation |
| Teilnehmende | Lagerleitung, beide Zählteams, Verkauf Innendienst, Buchhaltung (verpflichtend); die Geschäftsführung nimmt bewusst nicht teil |
2.Ziele der Besprechung
- Ohne Schuldzuweisung auf die Inventur vom 9. Januar zurückblicken
- Verstehen, warum 140 Positionen nachgezählt werden mussten
- Zwei Maßnahmen beschließen, die bei der Stichtagszählung im Juli erprobt werden
3.Tagesordnung
| Thema | Verantwortlich | Zeit | Art |
|---|---|---|---|
| Rahmen setzen: Ziel, Regeln, Stimmungsbild per Punktabfrage | Nadine Kowalski | 5 Min. | Information |
| Maßnahmen aus der Rückschau zur Inventur 2026: umgesetzt, gewirkt? | Nadine Kowalski | 10 Min. | Information |
| Daten sammeln: Was lief gut, was lief schlecht, was hat überrascht? | Alle | 15 Min. | Diskussion |
| Erkenntnisse: Nachzählungen bei Kleinteilen und Schüttgut – woran lag es? | Alle | 15 Min. | Diskussion |
| Maßnahmen beschließen | Alle | 10 Min. | Beschluss |
| Abschluss: Wie hilfreich war diese Rückschau? | Nadine Kowalski | 5 Min. | Information |
4.Beschlüsse & Notizen
| Thema | Beschluss / Kernaussage | Folgeschritt |
|---|---|---|
| Nachzählungen bei Kleinteilen | Die Zähllisten werden nach Lagerplatz statt nach Artikelnummer sortiert; Probelauf bei der Stichtagszählung im Juli | Lagerleitung stellt die Listenlogik gemeinsam mit der Warenwirtschaft um |
| Schüttgut | Sand, Kies und Splitt werden mit Aufmaßprotokoll und Fotos erfasst statt geschätzt | Zählteam Außenlager erprobt das Protokoll im Juli |
| Annahmestopp am Vortag | Beibehalten: Der Annahmestopp ab 12 Uhr am Vortag hat die Abgrenzung erstmals ohne Nacharbeit ermöglicht | Buchhaltung schreibt die Regel für die nächste Inventur fest |
5.Aufgaben & Verantwortliche
| Aufgabe | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|
| Zähllisten nach Lagerplatz sortieren und mit der Warenwirtschaft testen | Dirk Hoffmann (Lagerleitung) | 30.06.2027 |
| Aufmaßprotokoll für Schüttgut entwerfen und mit Fotos erproben | Aylin Demir (Zählteam Außenlager) | 15.07.2027 |
| Rückmeldung zur Belastung durch die Samstagsinventur an die Geschäftsführung weitergeben | Nadine Kowalski | 26.01.2027 |
6.Themenspeicher
- Zwei Handscanner fallen bei Kälte im Außenlager aus – Beschaffungsfrage für die Geschäftsführung
- Inventur am Samstag direkt nach der Hauptsaison – Belastungsthema für die Gefährdungsbeurteilung, nicht für das Team
7.Nächster Termin
| Datum & Uhrzeit | Dienstag, 20. Juli 2027 · 14:00 Uhr |
|---|---|
| Schwerpunkt | Rückschau zur Stichtagszählung: Haben Zähllisten und Aufmaßprotokoll gewirkt? |
Fünf Phasen, zwei Maßnahmen
Eine Retrospektive gelingt, wenn das Team am Ende wenige Maßnahmen beschlossen hat, die es bis zum nächsten Mal wirklich umsetzen kann – meist zwei, selten mehr als drei. Der Weg dorthin folgt fünf Phasen: Rahmen setzen, Daten sammeln, Erkenntnisse gewinnen, Maßnahmen beschließen, abschließen.
Die Vorlage oben bildet diese Phasen als Tagesordnung ab und beginnt mit dem Rückblick auf die Maßnahmen vom letzten Mal. Das ausgefüllte Beispiel stammt bewusst nicht aus der Softwareentwicklung, sondern aus einem Baustoffhandel nach der Jahresinventur: Retrospektiven funktionieren überall, wo ein Team einen Abschnitt gemeinsam hinter sich hat.
Offenheit schützen – auch vor den eigenen Werkzeugen
Wer in der Retrospektive offen spricht, muss sich darauf verlassen können, dass seine Beiträge nicht in die Leistungsbeurteilung wandern. Deshalb landen im Protokoll nur Erkenntnisse und Maßnahmen, keine Zitate mit Namen. Werden digitale Boards eingesetzt, die Beiträge Personen zuordnen, ist das in Betrieben mit Betriebsrat eine Frage der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
- Es geht um Abläufe, nicht um Personen.
- Ins Protokoll kommen Erkenntnisse und Maßnahmen, keine Äußerungen mit Namen.
- Jede Maßnahme bekommt eine verantwortliche Person und einen Termin zur Überprüfung.
- Belastungsthemen, die das Team nicht selbst lösen kann, gehen an die zuständige Stelle – etwa zur Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG.
Quellen
Betriebsverfassungsgesetz § 87 und Arbeitsschutzgesetz § 5 in der auf gesetze-im-internet.de veröffentlichten Fassung, abgerufen am 26. September 2026; der Wortlaut steht hinter den folgenden Links. Diese Vorlage ist eine Arbeitshilfe für die Teamarbeit und keine Rechtsberatung.
So funktioniert es
- Den Ablauf der Retrospektive auf dieser Seite lesen – mit ausgefülltem Beispiel eines Baustoffhändlers nach der Jahresinventur.
- Als Word-Datei oder PDF herunterladen und die Moderation an eine Person geben, die nicht Vorgesetzte des Teams ist.
- Mit den Maßnahmen der letzten Retrospektive beginnen, mit höchstens drei neuen Maßnahmen enden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Retrospektive?
Eine Retrospektive ist ein fester Termin, in dem ein Team auf einen abgeschlossenen Abschnitt zurückblickt – einen Sprint, ein Projekt, eine Saison, eine Inventur – und gemeinsam festlegt, was es künftig anders machen will. Es geht um die Arbeitsweise, nicht um Schuld: Ergebnis sind wenige Maßnahmen mit Verantwortlichen, deren Wirkung in der nächsten Retrospektive überprüft wird.
Welche Phasen hat eine Retrospektive?
Verbreitet ist der Ablauf in fünf Phasen, wie ihn Esther Derby und Diana Larsen beschrieben haben: Rahmen setzen, Daten sammeln, Erkenntnisse gewinnen, Maßnahmen beschließen, Retrospektive abschließen. Die Vorlage folgt diesem Ablauf und schiebt am Anfang einen Blick auf die Maßnahmen vom letzten Mal ein – sonst stapeln sich Vorhaben, die nie umgesetzt werden.
Wer sollte die Retrospektive moderieren?
Am besten eine Person, die nicht Vorgesetzte des Teams ist – aus einem Nachbarteam, aus der Personalentwicklung oder im Wechsel aus dem Team selbst. Sitzt die Führungskraft in der Moderation, sagen viele nur noch, was sie auch im Mitarbeitergespräch sagen würden.
Dürfen Ergebnisse der Retrospektive zur Leistungsbewertung genutzt werden?
Das zerstört die Offenheit, von der eine Retrospektive lebt. Halten Sie Ergebnisse teambezogen fest und ohne Zuordnung einzelner Beiträge. Setzen Sie digitale Werkzeuge ein, die Beiträge Personen zuordnen und auswertbar machen, ist das in Betrieben mit Betriebsrat auch eine Frage der Mitbestimmung: Über Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht.
Was tun, wenn Überlastung zum Dauerthema wird?
Weitergeben, statt es Sprint für Sprint neu zu besprechen. Nach § 5 Abs. 1 ArbSchG hat der Arbeitgeber durch eine Beurteilung der mit der Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind; eine Gefährdung kann sich nach § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG insbesondere durch psychische Belastungen bei der Arbeit ergeben. Taucht dieselbe Belastung in mehreren Retrospektiven auf, gehört sie zu der Stelle, die die Gefährdungsbeurteilung verantwortet – das Team allein kann sie nicht lösen.