Statusbesprechung im Projekt: Tagesordnung (Jour fixe)
Ein Jour fixe, in dem über Abweichungen und Entscheidungen gesprochen wird – nicht eine halbe Stunde über den Stand, den alle schon gelesen haben.
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1.Angaben zur Besprechung
| Datum | {{Datum}} |
|---|---|
| Uhrzeit | {{Beginn – Ende}} |
| Ort | {{Ort oder Videolink}} |
| Moderation | {{Moderation}} |
| Protokollführung | {{Protokollführung}} |
| Teilnehmende | {{Teilnehmende – verpflichtend / optional}} |
Füllen Sie diesen Block aus, bevor Sie einladen – dann weiß jede:r, wann, wo und wer erwartet wird. Benennen Sie Moderation und Protokollführung getrennt: wer moderiert, kann nicht gleichzeitig sauber mitschreiben.
2.Ziele der Besprechung
- Abweichungen seit dem letzten Jour fixe am {{Datum}} bewerten und Gegenmaßnahmen beschließen
- Über {{den offenen Änderungsantrag oder die anstehende Entscheidung}} entscheiden
- Die Risiken mit hoher Eintrittswahrscheinlichkeit neu bewerten
Nennen Sie ein bis drei Ergebnisse, die dieser Termin liefern muss – einen Beschluss, einen Plan, eine gemeinsame Sicht. Lässt sich kein Ziel formulieren, reicht meist eine E-Mail.
3.Tagesordnung
| Thema | Verantwortlich | Zeit | Art |
|---|---|---|---|
| Beschlüsse und Aufgaben aus dem letzten Jour fixe | {{Projektleitung}} | 5 Min. | Information |
| Ampelstatus je Arbeitspaket und Meilensteine laut Statusbericht | {{Projektleitung}} | 10 Min. | Information |
| Abweichungen: Ursache, Auswirkung, Gegenmaßnahme | {{Arbeitspaketverantwortliche}} | 15 Min. | Diskussion |
| Risiken und gefährdete Termine | {{Projektleitung}} | 5 Min. | Diskussion |
| Budget: Plan, Ist, Prognose | {{Controlling}} | 5 Min. | Information |
| Änderungsanträge | {{Antragstellende}} | 10 Min. | Beschluss |
| Entscheidung: {{Gegenstand}} | {{Auftraggeber}} | 5 Min. | Beschluss |
| Beschlüsse und Aufgaben zusammenfassen | {{Projektleitung}} | 5 Min. | Information |
Jeder Punkt bekommt Verantwortliche:n, Zeitbudget und Art: Information, Diskussion oder Beschluss. Setzen Sie den wichtigsten Punkt nach vorn – nicht ans Ende, wo die Zeit schon weg ist.
4.Beschlüsse & Notizen
| Thema | Beschluss / Kernaussage | Folgeschritt |
|---|---|---|
| {{Thema}} | {{Was wurde beschlossen oder festgehalten}} | {{Folgeschritt, falls nötig}} |
Halten Sie Beschlüsse direkt im Termin fest, in einem Satz. Ein schriftlicher Beschluss verhindert, dass dieselbe Diskussion in vier Wochen von vorn beginnt. Für Gremien mit formaler Protokollpflicht ist diese Tabelle die Grundlage des Protokolls.
5.Aufgaben & Verantwortliche
| Aufgabe | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|
| {{Gegenmaßnahme – mit einem Verb beginnen}} | {{Verantwortlich (eine Person)}} | {{Frist}} |
| {{Aufgabe}} | {{Verantwortlich}} | {{Frist}} |
Jede Aufgabe braucht genau eine verantwortliche Person und ein Datum – „wir“ ist keine Verantwortliche:r. Lesen Sie die Liste vor dem Ende laut vor, damit niemand überrascht wird.
6.Themenspeicher
- {{Wichtiges Thema, das heute nicht dran ist – später aufgreifen}}
Wichtige, aber heute unpassende Themen kommen hierher, statt die Tagesordnung zu sprengen. Vor der nächsten Einladung den Themenspeicher durchgehen – daraus entsteht die nächste Tagesordnung fast von allein.
7.Nächster Termin
| Datum & Uhrzeit | {{Datum und Uhrzeit}} |
|---|---|
| Schwerpunkt | {{Schwerpunkt des nächsten Termins}} |
Legen Sie den nächsten Termin fest, solange alle im Raum sind; hinterher ist die Abstimmung deutlich teurer. Notieren Sie den Schwerpunkt, dann schreibt sich die nächste Tagesordnung fast von selbst.
Ausgefülltes Beispiel für den vierzehntäglichen Jour fixe eines kommunalen Projekts mit einem Budget von 1,9 Millionen Euro.
1.Angaben zur Besprechung
| Datum | Donnerstag, 5. November 2026 |
|---|---|
| Uhrzeit | 10:00 – 11:00 Uhr |
| Ort | Rathaus, Sitzungszimmer 2.14 |
| Moderation | Henrik Maaß, Hochbauamt (Projektleitung) |
| Protokollführung | Lea Schubert, Hochbauamt |
| Teilnehmende | Amtsleitung Kultur als Auftraggeberin, Bibliotheksleitung, städtische IT, Kämmerei (verpflichtend); Fachplanung Möbel zu Punkt 3 |
2.Ziele der Besprechung
- Den Lieferverzug der Regalanlage bewerten und entscheiden, ob der Eröffnungstermin am 15. März 2027 zu halten ist
- Über den Änderungsantrag „Rückgabeautomat statt zweiter Ausleihtheke“ entscheiden
- Für den offenen Glasfaser-Hausanschluss eine Übergangslösung festlegen
3.Tagesordnung
| Thema | Verantwortlich | Zeit | Art |
|---|---|---|---|
| Beschlüsse und Aufgaben aus dem Jour fixe vom 22. Oktober | Lea Schubert | 5 Min. | Information |
| Ampelstatus: Bau grün, Möbel gelb, IT rot, Umzugslogistik grün | Henrik Maaß | 10 Min. | Information |
| Abweichung Regalanlage: Lieferung sechs Wochen später als bestellt – Ursache und Gegenmaßnahme | Fachplanung Möbel | 15 Min. | Diskussion |
| Risiko Hausanschluss: Termin des Netzbetreibers weiterhin offen | Städtische IT | 5 Min. | Diskussion |
| Budget: 1,21 Mio. € gebunden, Prognose 1,94 Mio. € bei 1,90 Mio. € Plan | Kämmerei | 5 Min. | Information |
| Änderungsantrag: Rückgabeautomat statt zweiter Ausleihtheke | Bibliotheksleitung | 10 Min. | Beschluss |
| Entscheidung: Eröffnungstermin halten oder verschieben | Amtsleitung Kultur | 5 Min. | Beschluss |
| Beschlüsse und Aufgaben zusammenfassen | Henrik Maaß | 5 Min. | Information |
4.Beschlüsse & Notizen
| Thema | Beschluss / Kernaussage | Folgeschritt |
|---|---|---|
| Regalanlage | Die Regale für das Erdgeschoss werden vorgezogen geliefert, das Obergeschoss folgt in KW 7; der Bestand für das Obergeschoss bleibt bis dahin im Zwischenlager | Fachplanung Möbel bestätigt die Teillieferung schriftlich bis 12. November |
| Änderungsantrag Rückgabeautomat | Angenommen: Mehrkosten 38.000 €, gedeckt durch den Wegfall der zweiten Ausleihtheke (21.000 €) und einen Teil der Reserve | Bibliotheksleitung passt die Leistungsbeschreibung an |
| Eröffnungstermin | Der 15. März 2027 bleibt; liegt der Glasfaseranschluss bis KW 6 nicht vor, laufen Katalog und Ausleihe übergangsweise über Mobilfunk-Router | Städtische IT bereitet die Übergangslösung vor |
5.Aufgaben & Verantwortliche
| Aufgabe | Verantwortlich | Frist |
|---|---|---|
| Teillieferung der Regalanlage schriftlich bestätigen lassen | Henrik Maaß | Do, 12.11. |
| Beim Netzbetreiber einen verbindlichen Termin für den Hausanschluss einfordern | Städtische IT | Fr, 13.11. |
| Leistungsbeschreibung um den Rückgabeautomaten ergänzen | Bibliotheksleitung | Fr, 20.11. |
| Übergangslösung per Mobilfunk für Katalog und Ausleihe testen | Städtische IT | Do, 03.12. |
6.Themenspeicher
- Programm für den Eröffnungstag – mit dem Kulturbüro im Januar planen
- Nachnutzung des bisherigen Bibliotheksgebäudes – nicht Teil dieses Projekts
7.Nächster Termin
| Datum & Uhrzeit | Donnerstag, 19. November 2026 · 10:00 Uhr |
|---|---|
| Schwerpunkt | Teillieferung Regalanlage und Stand Hausanschluss |
Abweichungen statt Vorleserunde
Eine Statusbesprechung hat zwei Aufgaben: Abweichungen vom Plan behandeln und die Entscheidungen herbeiführen, ohne die das Team nicht weiterkommt. Der Stand selbst gehört in den schriftlichen Statusbericht, der am Vortag verschickt wird.
Die Vorlage oben ordnet den Termin danach: Ampelstatus und Meilensteine, Abweichungen mit Ursache und Gegenmaßnahme, Risiken, Budget, Änderungsanträge und am Ende die Entscheidungen. Das ausgefüllte Beispiel zeigt den Jour fixe beim Umzug einer Stadtbibliothek in ein saniertes Gebäude – mit Lieferverzug, einem offenen Hausanschluss und einem Änderungsantrag.
Eine Ampel, die zu Entscheidungen führt
Die Ampel ist nur so gut wie ihre Definition. Legen Sie sie im Kick-off fest und schreiben Sie sie auf die erste Seite des Statusberichts. Entscheidend ist die Regel für Rot: Eine rote Ampel ohne Entscheidungspunkt auf der Tagesordnung ist nur eine schlechte Nachricht, die niemand bearbeiten kann.
- Grün – im Plan; keine Aussprache im Termin nötig.
- Gelb – Abweichung, die das Team mit eigenen Mitteln auffängt; Gegenmaßnahme und Termin werden genannt.
- Rot – Abweichung, für die der Auftraggeber oder der Lenkungskreis entscheiden muss; sie steht als Beschlusspunkt auf der Tagesordnung.
So funktioniert es
- Die Tagesordnung für den Jour fixe auf dieser Seite lesen – mit ausgefülltem Beispiel aus einem kommunalen Umzugsprojekt.
- Als Word-Datei oder PDF herunterladen und an den Rhythmus Ihres Projekts anpassen.
- Den schriftlichen Statusbericht mit Ampel am Vortag verschicken – der Termin selbst gehört den Abweichungen und Entscheidungen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Jour fixe im Projekt?
Ein Jour fixe ist ein regelmäßiger Termin zu fester Zeit mit festem Teilnehmerkreis – im Projekt meist die Statusbesprechung von Projektleitung, Arbeitspaketverantwortlichen und oft dem Auftraggeber. Weil Tag und Runde feststehen, muss niemand eigens einladen; umso wichtiger sind Vorbereitung und eine Tagesordnung, die nicht jedes Mal neu erfunden wird.
Was gehört in den Statusbericht vor dem Termin?
Je Arbeitspaket ein Ampelstatus mit einem Satz Begründung, die erreichten und die gefährdeten Meilensteine, die offenen Risiken, der Budgetstand mit Prognose und die Entscheidungen, die im Termin fallen müssen. Wer den Bericht vorher gelesen hat, braucht im Termin keine Runde, in der jede Person ihren Teil vorliest.
Wie wird die Ampel definiert?
Vorab und schriftlich, sonst bedeutet Gelb für jede Person etwas anderes. Bewährt hat sich: Grün heißt im Plan; Gelb heißt Abweichung, die das Team mit eigenen Mitteln auffängt; Rot heißt Abweichung, für die eine Entscheidung des Auftraggebers oder des Lenkungskreises nötig ist. So führt jede rote Ampel automatisch zu einem Entscheidungspunkt auf der Tagesordnung.
Wie werden Änderungsanträge behandelt?
Als eigener Tagesordnungspunkt und nie nebenbei. Wer den Umfang, einen Termin oder das Budget ändern will, legt den Antrag vorher schriftlich vor – mit Begründung, Auswirkung auf Kosten und Termine und einem Vorschlag zur Deckung. Entschieden wird er von der Person, die dazu befugt ist, meist dem Auftraggeber, und das Ergebnis steht im Beschlussprotokoll.
Wie oft sollte die Statusbesprechung stattfinden?
In heißen Phasen wöchentlich, sonst alle zwei Wochen. Maßstab ist nicht die Gewohnheit, sondern die Reaktionszeit: Der Abstand zwischen zwei Terminen muss kurz genug sein, um eine Abweichung zu korrigieren, bevor sie einen Meilenstein verschiebt.