Réunion de suivi de projet : modèle d’ordre du jour
Un point d’avancement où l’on parle des écarts et des arbitrages, pas d’un tour de table de trente minutes.
Fait partie de nos Modèles d’ordre du jourgratuits.
Votre téléchargement a commencé.
Pas de démarrage ? Réessayer le fichier Word ou obtenir le PDF.
1.Informations sur la réunion
| Date | {{Date}} |
|---|---|
| Horaire | {{Heure de début – heure de fin}} |
| Lieu | {{Lieu ou lien de visioconférence}} |
| Animation | {{Animateur ou animatrice}} |
| Secrétaire de séance | {{Secrétaire de séance}} |
| Participants | {{Participants – requis / optionnels}} |
Renseignez ce bloc avant d’envoyer l’invitation : chacun sait alors quand, où et à quel titre il est attendu. Séparez l’animation et le secrétariat de séance — celui qui anime ne peut pas prendre des notes fiables en même temps.
2.Objectifs de la réunion
- Vérifier l’avancement des jalons depuis {{la dernière séance}}
- Traiter les écarts de planning et de budget de {{le lot concerné}}
- Rendre l’arbitrage sur {{la décision qui bloque l’équipe}}
Énoncez un à trois résultats que la réunion doit produire : une décision, un plan, un cadrage partagé. Si aucun objectif ne se formule, un message écrit suffit probablement.
3.Ordre du jour
| Sujet | Pilote | Durée | Type |
|---|---|---|---|
| Accueil et rappel des décisions de la séance précédente | {{Chef de projet}} | 5 min | Informer |
| Avancement des jalons depuis la dernière séance | {{Chef de projet}} | 10 min | Informer |
| Écarts au planning : cause et mesure de rattrapage | {{Pilote de lot}} | 15 min | Discuter |
| Risques actifs et mesures en cours | {{Chef de projet}} | 10 min | Discuter |
| Budget : engagé, reste à engager, alerte éventuelle | {{Contrôle de gestion}} | 5 min | Informer |
| Arbitrage : {{objet de la décision}} | {{Commanditaire}} | 10 min | Décider |
| Récapitulatif des décisions et des actions | {{Chef de projet}} | 5 min | Informer |
Chaque point reçoit un pilote, une durée et un type : informer, discuter ou décider. Placez le point le plus important en premier, jamais en fin de séance quand le temps a déjà été consommé.
4.Relevé de décisions
| Sujet | Décision / note clé | Suite à donner |
|---|---|---|
| {{Sujet}} | {{Ce qui a été décidé ou noté}} | {{Suite à donner, le cas échéant}} |
Consignez les décisions pendant la réunion, en une ligne. Un relevé de décisions écrit évite que le même débat reparte trois semaines plus tard, et sert de base au compte rendu pour les instances qui en ont l’obligation.
5.Plan d’actions
| Action | Responsable | Échéance |
|---|---|---|
| {{Action de rattrapage ou de traitement d’un risque}} | {{Responsable (une seule personne)}} | {{Échéance}} |
| {{Action}} | {{Responsable}} | {{Échéance}} |
Chaque action a un seul responsable et une date — « on » n’est pas un responsable. Relisez la liste à voix haute avant de clore la séance, pour que personne ne découvre sa tâche après coup.
6.Sujets reportés
- {{Sujet important mais hors ordre du jour, à reprendre plus tard}}
Les sujets importants mais hors ordre du jour se rangent ici plutôt que de faire dériver la réunion. Relisez cette liste au moment de préparer l’ordre du jour suivant.
7.Prochaine réunion
| Date et heure | {{Date et heure}} |
|---|---|
| Objectif principal | {{Objectif principal de la prochaine séance}} |
Fixez la prochaine réunion tant que tout le monde est présent : la caler après coup coûte beaucoup plus cher. Notez l’objectif principal, l’ordre du jour suivant s’écrira presque tout seul.
Exemple rempli pour le comité hebdomadaire d’un projet industriel de 480 000 euros dans une PME de 70 personnes.
1.Informations sur la réunion
| Date | Mercredi 17 juin 2026 |
|---|---|
| Horaire | 14h00 – 15h00 |
| Lieu | Salle qualité, bâtiment B, et visio pour l’intégrateur |
| Animation | Julien Perret, chef de projet |
| Secrétaire de séance | Léa Nguyen, assistante projet |
| Participants | Production, maintenance, qualité, contrôle de gestion, intégrateur (requis) ; direction (optionnel) |
2.Objectifs de la réunion
- Mesurer l’écart réel après le retard de livraison de l’encartonneuse
- Décider si la qualification hygiénique démarre avant la mise en service de la ligne complète
- Traiter le risque de non-disponibilité des opérateurs formés en août
3.Ordre du jour
| Sujet | Pilote | Durée | Type |
|---|---|---|---|
| Rappel des décisions du 10 juin | Léa Nguyen | 5 min | Informer |
| Jalons : génie civil réceptionné, raccordements électriques à 80 % | Julien Perret | 10 min | Informer |
| Écart : encartonneuse livrée avec 12 jours de retard – causes et rattrapage | Marc Delaunay (intégrateur) | 15 min | Discuter |
| Risques actifs : disponibilité des opérateurs formés en août, sécurité pendant les essais | Julien Perret | 10 min | Discuter |
| Budget : 312 000 € engagés sur 480 000 €, pénalités de retard à instruire | Sandrine Auclair | 5 min | Informer |
| Arbitrage : démarrer la qualification hygiénique sur la partie amont ? | Bruno Mareuil | 10 min | Décider |
| Récapitulatif des décisions et des actions | Julien Perret | 5 min | Informer |
4.Relevé de décisions
| Sujet | Décision / note clé | Suite à donner |
|---|---|---|
| Rattrapage du retard encartonneuse | Montage en deux équipes du 22 juin au 3 juillet ; le jalon « ligne mécaniquement complète » passe du 30 juin au 6 juillet | Marc Delaunay confirme les équipes vendredi |
| Qualification hygiénique | Elle démarre sur la partie amont dès le 24 juin, sans attendre l’encartonneuse ; le rapport final restera conditionné à la ligne complète | Camille Roux adapte le protocole |
| Pénalités de retard | Instruction ouverte mais suspendue jusqu’au 6 juillet ; réexamen si le nouveau jalon n’est pas tenu | Sandrine Auclair prépare le chiffrage |
5.Plan d’actions
| Action | Responsable | Échéance |
|---|---|---|
| Confirmer les deux équipes de montage et le planning jusqu’au 3 juillet | Marc Delaunay | ven. 19/06 |
| Adapter le protocole de qualification hygiénique à la partie amont | Camille Roux | lun. 22/06 |
| Chiffrer les pénalités de retard applicables au 6 juillet | Sandrine Auclair | mer. 24/06 |
| Sécuriser la présence de quatre opérateurs formés sur la semaine du 10 août | Nadia Kessler | ven. 26/06 |
6.Sujets reportés
- Deuxième palettiseur en option : à réexaminer après la mise en service
- Formation maintenance niveau 2 chez le constructeur – à caler à l’automne
7.Prochaine réunion
| Date et heure | Mercredi 24 juin 2026 · 14h00 |
|---|---|
| Objectif principal | Avancement du montage en deux équipes et démarrage de la qualification amont |
Écarts et arbitrages plutôt que tour de table
Une réunion de suivi de projet sert à traiter ce qui s’écarte du plan et à rendre les arbitrages qui bloquent l’équipe. L’avancement détaillé se lit avant la séance : envoyé la veille, il libère le créneau pour les deux ou trois sujets qui exigent une décision.
Le modèle ci-dessus organise la séance dans cet ordre : jalons et écarts, risques actifs, budget, puis arbitrages. L’exemple rempli suit le déploiement d’une ligne de conditionnement dans une PME agroalimentaire.
Comment ça marche
- Lire le déroulé du point d’avancement sur cette page, avec un exemple rempli en industrie.
- Télécharger le Word ou le PDF et l’adapter à la fréquence de votre comité.
- Envoyer l’état d’avancement 24 heures avant la séance et réserver la réunion aux écarts et aux arbitrages.
Questions fréquemment posées
Que doit contenir un point d’avancement de projet ?
Quatre éléments : l’avancement des jalons depuis la dernière séance, les écarts au planning et au budget avec leur cause, les risques actifs et leur mesure de traitement, puis les arbitrages que le comité doit rendre aujourd’hui. Tout le reste peut être lu avant la réunion.
Faut-il un tour de table ?
Non, si l’état d’avancement écrit a été envoyé la veille. Le tour de table consomme la moitié du créneau à relire ce que chacun a déjà écrit. Gardez la parole pour les écarts, les risques et les décisions à prendre.
À quelle fréquence organiser ce point ?
Toutes les semaines pour un projet en phase critique, tous les quinze jours ou tous les mois en régime de croisière. Une règle utile : la fréquence doit permettre de corriger un écart avant qu’il ne devienne un retard de jalon.
Comment présenter un retard sans le noyer ?
En trois colonnes : jalon concerné, nombre de jours d’écart, cause et mesure proposée. Un retard annoncé avec sa mesure de rattrapage est un point d’avancement ; un retard annoncé sans mesure est une mauvaise nouvelle que le comité ne peut pas traiter.