Modèle d’ordre du jour de réunion d’équipe
Une réunion d’équipe qui tient en 45 minutes parce que chaque point a une durée et un pilote.
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1.Informations sur la réunion
| Date | {{Date}} |
|---|---|
| Horaire | {{Heure de début – heure de fin}} |
| Lieu | {{Lieu ou lien de visioconférence}} |
| Animation | {{Animateur ou animatrice}} |
| Secrétaire de séance | {{Secrétaire de séance}} |
| Participants | {{Participants – requis / optionnels}} |
Renseignez ce bloc avant d’envoyer l’invitation : chacun sait alors quand, où et à quel titre il est attendu. Séparez l’animation et le secrétariat de séance — celui qui anime ne peut pas prendre des notes fiables en même temps.
2.Objectifs de la réunion
- Mettre toute l’équipe au même niveau d’information sur {{l’activité en cours}}
- Trancher {{la question de planning ou d’organisation de la semaine}}
- Approfondir un sujet métier : {{sujet}}
Énoncez un à trois résultats que la réunion doit produire : une décision, un plan, un cadrage partagé. Si aucun objectif ne se formule, un message écrit suffit probablement.
3.Ordre du jour
| Sujet | Pilote | Durée | Type |
|---|---|---|---|
| Accueil et validation de l’ordre du jour | {{Animation}} | 3 min | Informer |
| Actions de la réunion précédente | {{Animation}} | 5 min | Informer |
| Planning, absences et congés | {{Pilote}} | 10 min | Décider |
| {{Sujet métier de la semaine}} | {{Pilote}} | 15 min | Discuter |
| Point qualité, sécurité ou rappel de procédure | {{Pilote}} | 5 min | Informer |
| Points remontés par l’équipe | Tous | 7 min | Discuter |
| Récapitulatif des décisions et des actions | {{Animation}} | 5 min | Informer |
Chaque point reçoit un pilote, une durée et un type : informer, discuter ou décider. Placez le point le plus important en premier, jamais en fin de séance quand le temps a déjà été consommé.
4.Relevé de décisions
| Sujet | Décision / note clé | Suite à donner |
|---|---|---|
| {{Sujet}} | {{Ce qui a été décidé ou noté}} | {{Suite à donner, le cas échéant}} |
Consignez les décisions pendant la réunion, en une ligne. Un relevé de décisions écrit évite que le même débat reparte trois semaines plus tard, et sert de base au compte rendu pour les instances qui en ont l’obligation.
5.Plan d’actions
| Action | Responsable | Échéance |
|---|---|---|
| {{Action – commencer par un verbe}} | {{Responsable (une seule personne)}} | {{Échéance}} |
| {{Action}} | {{Responsable}} | {{Échéance}} |
Chaque action a un seul responsable et une date — « on » n’est pas un responsable. Relisez la liste à voix haute avant de clore la séance, pour que personne ne découvre sa tâche après coup.
6.Sujets reportés
- {{Sujet important mais hors ordre du jour, à reprendre plus tard}}
Les sujets importants mais hors ordre du jour se rangent ici plutôt que de faire dériver la réunion. Relisez cette liste au moment de préparer l’ordre du jour suivant.
7.Prochaine réunion
| Date et heure | {{Date et heure}} |
|---|---|
| Objectif principal | {{Objectif principal de la prochaine séance}} |
Fixez la prochaine réunion tant que tout le monde est présent : la caler après coup coûte beaucoup plus cher. Notez l’objectif principal, l’ordre du jour suivant s’écrira presque tout seul.
Exemple rempli pour la réunion bimensuelle d’une officine de 11 personnes.
1.Informations sur la réunion
| Date | Jeudi 18 juin 2026 |
|---|---|
| Horaire | 13h30 – 14h15 (officine fermée) |
| Lieu | Arrière-boutique, table de préparation |
| Animation | Sophie Marchand, pharmacienne titulaire |
| Secrétaire de séance | Kevin Diallo, préparateur |
| Participants | Pharmaciens adjoints, préparateurs, apprentie (requis) ; livreur (optionnel) |
2.Objectifs de la réunion
- Boucler le planning des congés de juillet et août sans jour non couvert
- Décider de la conduite à tenir sur la rupture de stock des solutions de réhydratation
- Relancer les entretiens pharmaceutiques, à l’arrêt depuis avril
3.Ordre du jour
| Sujet | Pilote | Durée | Type |
|---|---|---|---|
| Accueil et validation de l’ordre du jour | Sophie Marchand | 3 min | Informer |
| Actions de la réunion du 4 juin | Kevin Diallo | 5 min | Informer |
| Planning des congés juillet-août et permanence du samedi | Sophie Marchand | 12 min | Décider |
| Rupture de stock : solutions de réhydratation et substitution | Amina Lefèvre | 10 min | Décider |
| Relance des entretiens pharmaceutiques : créneaux et prise de rendez-vous | Paul Ferrand | 10 min | Discuter |
| Rappel sur la chaîne du froid après l’incident du 2 juin | Amina Lefèvre | 5 min | Informer |
| Points remontés par l’équipe | Tous | 5 min | Discuter |
| Récapitulatif des décisions et des actions | Sophie Marchand | 5 min | Informer |
4.Relevé de décisions
| Sujet | Décision / note clé | Suite à donner |
|---|---|---|
| Congés d’été | Deux personnes maximum absentes en même temps ; la semaine du 10 août est couverte par un renfort en intérim | Sophie Marchand contacte l’agence avant le 25 juin |
| Rupture de stock | Affichage au comptoir et proposition systématique de la spécialité substituable ; commande directe auprès du deuxième grossiste | Amina Lefèvre ouvre le compte chez le second grossiste |
| Entretiens pharmaceutiques | Deux créneaux fixes le mardi après-midi, prise de rendez-vous au comptoir avec la fiche papier | Paul Ferrand prépare la fiche et forme l’équipe le 25 juin |
5.Plan d’actions
| Action | Responsable | Échéance |
|---|---|---|
| Publier le planning d’été validé dans l’arrière-boutique et par message | Sophie Marchand | ven. 19/06 |
| Ouvrir le compte chez le deuxième grossiste et passer la première commande | Amina Lefèvre | mar. 23/06 |
| Préparer la fiche de prise de rendez-vous et former l’équipe | Paul Ferrand | jeu. 25/06 |
| Recontrôler les sondes du réfrigérateur et consigner le relevé quotidien | Kevin Diallo | ven. 19/06 |
6.Sujets reportés
- Réaménagement du linéaire dermo-cosmétique – à revoir après l’été
- Formation aux tests rapides d’orientation diagnostique : qui est volontaire ?
7.Prochaine réunion
| Date et heure | Jeudi 2 juillet 2026 · 13h30 |
|---|---|
| Objectif principal | Bilan de la première semaine d’entretiens et point sur la rupture de stock |
Des points fixes, des sujets variables
Une réunion d’équipe devient prévisible quand une partie de l’ordre du jour ne change jamais : actions de la fois précédente, planning et absences, un point qualité ou sécurité, puis l’actualité. La partie fixe coûte dix minutes et garantit que les sujets récurrents sont traités avant de devenir des urgences.
Le modèle ci-dessus intègre cette ossature et laisse la place à deux ou trois sujets variables. L’exemple rempli montre la réunion d’équipe d’une pharmacie : planning des congés, rupture de stock et entretiens pharmaceutiques.
Comment ça marche
- Lire l’ordre du jour de réunion d’équipe sur cette page, avec un exemple rempli en officine.
- Télécharger le fichier Word ou le PDF, ou copier le texte dans votre intranet.
- Garder les points fixes (actions, planning, qualité) et n’écrire que les sujets variables.
Questions fréquemment posées
À quelle fréquence organiser une réunion d’équipe ?
Toutes les semaines ou tous les quinze jours, à horaire fixe et pour une durée fixe. Ce qui compte n’est pas la fréquence mais la régularité : un créneau de 45 minutes qui a lieu toutes les deux semaines vaut mieux qu’une réunion de deux heures annulée trois fois de suite.
Quels points garder d’une réunion à l’autre ?
Quatre points fixes suffisent : les actions de la fois précédente, le planning et les absences, un point qualité ou sécurité, puis les sujets du moment. Cette ossature prend dix minutes et évite que les sujets récurrents ne soient traités qu’en situation de crise.
Qui rédige le compte rendu ?
De préférence quelqu’un d’autre que la personne qui anime, sinon l’un des deux rôles est mal tenu. Un secrétariat de séance tournant fonctionne bien : les colonnes « décision » et « action » de ce modèle se remplissent en séance, et le document sert directement de compte rendu.
Que faire des sujets qui reviennent sans cesse ?
Les inscrire dans « sujets reportés » à la fin du modèle et les relire au moment de préparer l’ordre du jour suivant. Un sujet présent trois fois de suite mérite soit un point dédié avec une durée réelle, soit une discussion séparée avec les deux personnes concernées.