Einführungsplan: Vorlage für neue Systeme und Abläufe

Ein Einführungsplan, der Pilot, Unterweisung, Mitbestimmung und Rückfallplan enthält – bevor der erste Standort umgestellt wird.

Teil unserer kostenlosen Projektplan-Vorlagen.

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Leere Vorlage Ausgefülltes BeispielEinführungsplan – neues Kassensystem in zwölf Filialen der Bäckerei Kranzler

1.Projektübersicht

Projektname	{{Projektname}}
Auftraggeber	{{Auftraggeber / Entscheider}}
Projektleitung	{{Projektleitung}}
Startdatum	{{Startdatum}}
Zieltermin	{{Zieltermin}}
Status	{{Nicht begonnen / Im Plan / Gefährdet}}

Dieser Block gehört auf Seite eins: Projekt, Verantwortliche und Stand auf einen Blick. Genau eine Projektleitung und genau ein:e Auftraggeber:in, der oder die Entscheidungen tatsächlich treffen darf.

2.Ziele & Erfolgskriterien

{{System oder Ablauf}} bis {{Datum}} in {{Standorten oder Bereichen}} in Betrieb nehmen
{{Nutzungsgrad}} vier Wochen nach der letzten Welle erreichen – gemessen an {{Kennzahl}}
Erfolgskriterium: {{was einen Monat nach der letzten Umstellung wahr sein muss}}

Formulieren Sie Ziele messbar – „neue Kasse bis KW 39 im Einsatz, Ausfallquote unter 1 %“ statt „Kasse verbessern“. Wenn Sie nicht sagen können, ob es erreicht ist, ist es kein Ziel.

3.Projektumfang

Im Projektumfang

{{Standorte, Bereiche oder Teams, die umgestellt werden}}
Unterweisung und Schulung aller Anwenderinnen und Anwender vor der Umstellung
Datenübernahme und Abschaltung des bisherigen Verfahrens

Nicht im Projektumfang

{{Standort oder Bereich, der in diesem Projekt nicht umgestellt wird}}
{{Funktion, die auf eine spätere Ausbaustufe verschoben ist}}
{{Änderungswunsch aus dem Rollout, der erst danach bewertet wird}}

Der Ausschluss ist der Teil, der Scope Creep tatsächlich verhindert. Schreiben Sie ausdrücklich hin, was alle für selbstverständlich enthalten halten – und was eben nicht enthalten ist.

4.Meilensteine & Termine

Meilenstein	Verantwortlich	Zieltermin	Status
Unterrichtung des Betriebsrats und – wo nötig – Vereinbarung abgeschlossen	{{Verantwortlich}}	{{Datum}}	Nicht begonnen
Pilot an {{Standort}} gestartet	{{Verantwortlich}}	{{Datum}}	Nicht begonnen
Auswertung des Pilots und Freigabe des Rollouts	{{Auftraggeber}}	{{Datum}}	Nicht begonnen
Welle 1 umgestellt	{{Verantwortlich}}	{{Datum}}	Nicht begonnen
Letzte Welle umgestellt, altes Verfahren abgeschaltet	{{Verantwortlich}}	{{Datum}}	Nicht begonnen

Meilensteine sind Prüfpunkte, keine Aufgaben: eine Handvoll Termine, an denen sich „fertig / nicht fertig“ eindeutig beantworten lässt. Jeder Meilenstein bekommt genau eine verantwortliche Person.

5.Arbeitspakete & Aufgaben

Aufgabe	Verantwortlich	Start	Frist	Status
Unterweisung je Welle vor dem Umstellungstermin durchführen und dokumentieren	{{Verantwortlich}}	{{Start}}	{{Frist}}	Offen
Rückfallplan schreiben und an einem Standort proben	{{Verantwortlich}}	{{Start}}	{{Frist}}	Offen
Daten aus {{Altsystem}} übernehmen und stichprobenartig prüfen	{{Verantwortlich}}	{{Start}}	{{Frist}}	Offen
Nachbetreuung der ersten zwei Wochen je Welle mit Namen besetzen	{{Verantwortlich}}	{{Start}}	{{Frist}}	Offen
Nutzung je Standort wöchentlich messen und Abweichungen klären	{{Verantwortlich}}	{{Start}}	{{Frist}}	Offen

Zerlegen Sie die Arbeit in Aufgaben, die sich in einer Woche oder weniger verfolgen lassen. Aufgaben ohne Verantwortliche:n und ohne Datum bleiben liegen.

6.Rollen & Verantwortlichkeiten

Rolle	Name	Verantwortung
Auftraggeber	{{Name}}	Gibt den Rollout nach dem Pilot frei, entscheidet über Änderungswünsche
Projektleitung Einführung	{{Name}}	Steuert Wellen, Unterweisung, Nachbetreuung und Messung
Key-User je Standort	{{Name}}	Erste Anlaufstelle vor Ort, meldet Probleme wöchentlich
Technik und Support	{{Name}}	Datenübernahme, Rückfall, Störungen

Verantwortung wird an Rollen vergeben, nicht an Personen – dann übersteht der Plan einen Personalwechsel. Halten Sie fest, wer entscheidet, wer umsetzt und wer nur informiert werden muss.

7.Risiken & Gegenmaßnahmen

Risiko	Auswirkung	Eintrittswahrscheinlichkeit	Gegenmaßnahme	Verantwortlich
Beschäftigte kehren zum alten Verfahren zurück	hoch	mittel	Nutzung je Standort wöchentlich messen, Key-User benennen, das alte Verfahren zum angekündigten Termin tatsächlich abschalten	{{Projektleitung}}
Die Beteiligung des Betriebsrats ist zum Pilot nicht abgeschlossen	hoch	mittel	Unterrichtung mit Unterlagen vor der Detailplanung, Beratungstermine im Zeitplan, Pilot erst nach Abschluss	{{Auftraggeber}}
Übernommene Daten sind unvollständig oder doppelt	hoch	mittel	Stichprobe vor jeder Welle, wiederholbare Übernahme, befristete Doppelerfassung	{{Technik}}
Nachbetreuung reicht in den ersten Tagen nicht aus	mittel	mittel	Zwei Wochen Nachbetreuung je Welle mit Namen und festen Zeiten im Dienstplan	{{Projektleitung}}

Nur die wenigen Risiken aufnehmen, die das Projekt wirklich kippen könnten. Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit mit hoch/mittel/gering bewerten, Gegenmaßnahme und Verantwortliche:n benennen und die Tabelle bei jedem Statustermin durchgehen.

8.Budget

Position	Plan	Ist
Lizenzen und Einrichtung	{{Plan}}	{{Ist}}
Hardware und Installation	{{Plan}}	{{Ist}}
Unterweisung, Schulung und Vertretung der Geschulten	{{Plan}}	{{Ist}}
Reserve für Unvorhergesehenes	{{Plan}}	{{Ist}}

Schätzen Sie die großen Kostenblöcke und legen Sie eine Reserve für Unvorhergesehenes an. Gibt es kein Budget, lassen Sie den Abschnitt stehen und tragen Sie „entfällt“ ein – Prüfende erwarten ihn.

9.Freigabe

Projektleitung Name Unterschrift Datum

Auftraggeber Name Unterschrift Datum

Mit beiden Unterschriften sind Umfang, Termine und Budget verbindlich vereinbart, bevor die Arbeit beginnt.

Ausgefülltes Beispiel für eine Bäckerei mit zwölf Filialen, 96 Beschäftigten im Verkauf und Betriebsrat; Umstellung mit Pilot und zwei Wellen über fünf Monate.

1.Projektübersicht

Projektname	Einführung des Kassensystems „Tresen 5“ mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung in allen Filialen
Auftraggeber	Petra Kranzler, Geschäftsführerin
Projektleitung	Moritz Lange, Leiter Verkauf (Projektleitung)
Startdatum	5. Oktober 2026
Zieltermin	26. Februar 2027
Status	Im Plan

2.Ziele & Erfolgskriterien

Alle zwölf Filialen kassieren bis zum 26. Februar 2027 mit dem neuen System; die Altkassen sind außer Betrieb
Vier Wochen nach der letzten Welle laufen mindestens 95 % der Kartenzahlungen ohne Nachbuchung
Erfolgskriterium: Die Tagesabschlüsse aller Filialen liegen der Buchhaltung am Folgetag bis 9 Uhr vor

3.Projektumfang

Im Projektumfang

Zwölf Filialen mit zusammen 31 Kassenplätzen: Hardware, Installation, Übernahme der Artikelstammdaten
Unterweisung und Schulung von 96 Beschäftigten im Verkauf vor der Umstellung ihrer Filiale
Mitteilung der neuen und der außer Betrieb genommenen Kassen an das Finanzamt
Außerbetriebnahme der Altkassen und Aufbewahrung ihrer Daten

Nicht im Projektumfang

Onlinebestellung von Torten – eigenes Projekt ab Sommer 2027
Anbindung an die Warenwirtschaft der Backstube; der tägliche Export bleibt vorerst
Neue Waagen an den Theken – die Beschaffung läuft getrennt
Änderungswünsche aus dem Rollout; sie werden nach der letzten Welle bewertet

4.Meilensteine & Termine

Meilenstein	Verantwortlich	Zieltermin	Status
Unterrichtung des Betriebsrats abgeschlossen, Betriebsvereinbarung zur Kassenauswertung unterschrieben	Petra Kranzler	13.11.2026	In Arbeit
Pilot in der Filiale Marktplatz gestartet	Moritz Lange	23.11.2026	Nicht begonnen
Auswertung des Pilots und Freigabe des Rollouts	Petra Kranzler	11.12.2026	Nicht begonnen
Welle 1 umgestellt: fünf Filialen	Moritz Lange	22.01.2027	Nicht begonnen
Welle 2 umgestellt: sechs Filialen, Altkassen außer Betrieb	Moritz Lange	26.02.2027	Nicht begonnen

5.Arbeitspakete & Aufgaben

Aufgabe	Verantwortlich	Start	Frist	Status
Planungsunterlagen und Auswertungsfunktionen des Systems dem Betriebsrat vorlegen	Petra Kranzler	05.10.2026	16.10.2026	Abgeschlossen
Rückfallplan schreiben und in der Pilotfiliale an einem Montag proben	Timo Brandt (IT)	19.10.2026	20.11.2026	In Arbeit
Artikelstammdaten übernehmen und je Welle 100 Artikel stichprobenartig prüfen	Timo Brandt (IT)	02.11.2026	15.01.2027	Offen
Unterweisung und Kassenschulung je Filiale vor dem Umstellungstermin, Teilnahme dokumentiert	Moritz Lange	16.11.2026	19.02.2027	Offen
Neue und außer Betrieb genommene Kassen dem Finanzamt jeweils innerhalb eines Monats mitteilen	Anja Wolf (Buchhaltung)	23.11.2026	26.03.2027	Offen
Nachbetreuung der ersten zwei Wochen je Welle mit Namen und Uhrzeiten in den Dienstplan eintragen	Moritz Lange	16.11.2026	12.02.2027	Offen

6.Rollen & Verantwortlichkeiten

Rolle	Name	Verantwortung
Auftraggeberin	Petra Kranzler	Gibt den Rollout nach dem Pilot frei, führt die Gespräche mit dem Betriebsrat, entscheidet über Änderungswünsche
Projektleitung	Moritz Lange	Steuert Wellen, Unterweisung, Nachbetreuung und Messung
Technik	Timo Brandt	Installation, Datenübernahme, Rückfallplan, Störungen
Buchhaltung	Anja Wolf	Tagesabschlüsse, Mitteilungen an das Finanzamt, Aufbewahrung der Altdaten
Key-User	je Filiale eine Verkäuferin oder ein Verkäufer	Erste Hilfe vor Ort, wöchentliche Rückmeldung an die Projektleitung

7.Risiken & Gegenmaßnahmen

Risiko	Auswirkung	Eintrittswahrscheinlichkeit	Gegenmaßnahme	Verantwortlich
Die Betriebsvereinbarung zur Auswertung von Stornos und Kassendifferenzen ist zum Pilot nicht fertig	hoch	mittel	Unterlagen im Oktober vorgelegt, zwei Beratungstermine fest vereinbart; der Pilot startet erst nach Abschluss	Petra Kranzler
Kartenzahlung fällt im Weihnachtsgeschäft aus	hoch	gering	Im Dezember wird keine Filiale umgestellt: Pilot vorher, Wellen erst ab Januar	Moritz Lange
Aushilfen vom Wochenende sind vor der Umstellung nicht geschult	mittel	hoch	Schulungstermine auch samstags; eine Filiale wird erst umgestellt, wenn alle ihre Beschäftigten unterwiesen sind	Moritz Lange
Die Mitteilung an das Finanzamt geht im Rollout unter	mittel	mittel	Mitteilung als eigene Aufgabe je Welle mit Frist, Kontrolle im Statustermin	Anja Wolf

8.Budget

Position	Plan	Ist
Lizenzen und Einrichtung für 31 Kassenplätze	41.800 €	12.500 €
Hardware und Installation	58.300 €	4.900 €
Unterweisung, Schulung und Vertretung der Geschulten	14.200 €	1.100 €
Außerbetriebnahme und Datenaufbewahrung der Altkassen	3.600 €	0 €
Reserve für Unvorhergesehenes	9.000 €	0 €

9.Freigabe

Projektleitung Name Unterschrift Datum

Auftraggeber Name Unterschrift Datum

Was ein Einführungsplan leisten muss

Ein Einführungsplan setzt dort an, wo der Projektplan mit Auswahl und Konzeption fertig ist: Das System steht fest, jetzt muss es in den Alltag. Dafür braucht er fünf Bausteine – Pilot, Wellen, Unterweisung und Schulung, Rückfallplan, Nachbetreuung – und eine Messung, ob das Neue tatsächlich genutzt wird.

Die Vorlage oben ordnet diese Bausteine als Meilensteine und Aufgaben und setzt Unterweisung und Beteiligung des Betriebsrats bewusst vor den Pilot. Das ausgefüllte Beispiel zeigt die Einführung eines neuen Kassensystems in zwölf Filialen einer Bäckerei – mit Pilot im November, Umstellungsstopp im Dezember und zwei Wellen im neuen Jahr.

Beteiligung und Unterweisung gehören in den Zeitplan

Zwei Pflichten verschieben Einführungen besonders oft, weil sie erst kurz vor dem Start auffallen: die Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit mit dem neuen Arbeitsmittel und die rechtzeitige Beteiligung eines vorhandenen Betriebsrats. Beide lassen sich planen – als Meilensteine mit Datum, nicht als Hinweis im Anhang.

§ 12 Abs. 1 ArbSchG – Unterweisung während der Arbeitszeit, unter anderem bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit.
§ 90 Abs. 1 BetrVG – rechtzeitige Unterrichtung über die Planung technischer Anlagen sowie von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen, mit den erforderlichen Unterlagen.
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – Mitbestimmung bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Im Beispiel: was eine neue Kasse zusätzlich verlangt

Wer ein Kassensystem einführt, hat neben Technik und Schulung steuerliche Pflichten im Plan. Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen sind elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne der Abgabenordnung (§ 1 Abs. 1 KassenSichV). Sie und ihre digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen (§ 146a Abs. 1 AO), dem Beteiligten ist ein Beleg auszustellen (§ 146a Abs. 2 AO), und Anschaffung wie Außerbetriebnahme sind dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO).

Im Beispiel steht die Mitteilung deshalb als eigene Aufgabe je Welle im Plan – einschließlich der Altkassen, die mit der letzten Welle außer Betrieb gehen.

Quellen

Arbeitsschutzgesetz § 12, Betriebsverfassungsgesetz §§ 87 und 90, Abgabenordnung § 146a und Kassensicherungsverordnung § 1 in der auf gesetze-im-internet.de veröffentlichten Fassung, abgerufen am 26. September 2026; der Wortlaut steht hinter den folgenden Links. Diese Vorlage ist eine Arbeitshilfe und keine Rechts- oder Steuerberatung; lassen Sie steuerliche Pflichten Ihrer Kasse von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

So funktioniert es

Den Einführungsplan auf dieser Seite lesen – mit ausgefülltem Beispiel: neues Kassensystem in zwölf Bäckereifilialen.
Als Word-Datei oder PDF herunterladen und den Rollout in Wellen zerlegen: erst ein Pilot, dann die übrigen Standorte.
Unterweisung und Beteiligung des Betriebsrats als eigene Meilensteine vor die erste Umstellung setzen.
Den Rückfallplan schreiben und einmal an einem Standort proben, bevor er gebraucht wird.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Einführungsplan?

Ein Einführungsplan beschreibt, wie ein ausgewähltes System oder ein neuer Ablauf bei den Menschen ankommt, die damit arbeiten sollen: Pilot an einem Standort, Umstellung der übrigen Standorte in Wellen, Unterweisung und Schulung, Datenübernahme, Rückfallplan und Nachbetreuung in den ersten Wochen. Er beginnt dort, wo Auswahl und Konzeption enden.

Wann muss bei einer Einführung unterwiesen werden?

Vor dem ersten Arbeitstag mit dem neuen Arbeitsmittel. Nach § 12 Abs. 1 ArbSchG hat der Arbeitgeber die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen zu unterweisen; die Unterweisung muss unter anderem bei der Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. Planen Sie sie je Welle als eigene Aufgabe vor dem Umstellungstermin ein – zusätzlich zur fachlichen Schulung am System.

Wie wird der Betriebsrat an einer Einführung beteiligt?

Wo ein Betriebsrat besteht, ist er nach § 90 Abs. 1 BetrVG über die Planung von technischen Anlagen sowie von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen rechtzeitig und unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten. Lässt sich mit dem neuen System auswerten, wer wann was getan hat, klären Sie früh, ob Funktionen dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen: Über deren Einführung und Anwendung hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Eine Vereinbarung sollte vor dem Pilot stehen, nicht danach.

Warum in Wellen statt an einem Stichtag?

Weil der Pilot nicht alles zeigt und die erste Welle die Fehler findet, von denen alle weiteren profitieren. Ein gemeinsamer Stichtag für alle Standorte lohnt sich nur, wenn altes und neues System nicht nebeneinander laufen können – etwa bei einem gemeinsamen Lagerbestand oder einer gemeinsamen Buchhaltung.

Was gehört in den Rückfallplan?

Wer über den Rückfall entscheidet, bis zu welchem Zeitpunkt nach der Umstellung, welche technischen Schritte nötig sind und wie die Beschäftigten davon erfahren. Proben Sie ihn an einem Standort, bevor Sie ihn brauchen: Erst dann wissen Sie, ob der Betrieb in einer Stunde wieder mit dem alten Verfahren läuft oder erst am nächsten Tag.