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Projektplan Softwareentwicklung: Vorlage mit Abnahme

Ein Softwareprojektplan, in dem Abnahme, Rechte am Code und Rückfallplan geregelt sind, bevor die erste Zeile entsteht.

Teil unserer kostenlosen Projektplan-Vorlagen.

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1.Projektübersicht

Projektname {{Projektname}}
Auftraggeber {{Auftraggeber / Entscheider}}
Projektleitung {{Projektleitung}}
Startdatum {{Startdatum}}
Zieltermin {{Zieltermin}}
Status {{Nicht begonnen / Im Plan / Gefährdet}}

Dieser Block gehört auf Seite eins: Projekt, Verantwortliche und Stand auf einen Blick. Genau eine Projektleitung und genau ein:e Auftraggeber:in, der oder die Entscheidungen tatsächlich treffen darf.

2.Ziele & Erfolgskriterien

  • {{Software oder Release}} bis {{Datum}} produktiv – mit {{wichtigster Funktion}}
  • Qualitätsziel: {{z. B. bei der Abnahme kein offener Fehler der höchsten Fehlerklasse}}
  • Erfolgskriterium: {{Nutzung, Durchlaufzeit, Anteil digital bearbeiteter Vorgänge}}

Formulieren Sie Ziele messbar – „neue Kasse bis KW 39 im Einsatz, Ausfallquote unter 1 %“ statt „Kasse verbessern“. Wenn Sie nicht sagen können, ob es erreicht ist, ist es kein Ziel.

3.Projektumfang

Im Projektumfang

  • {{Funktionen des ersten Releases laut Anforderungsdokument}}
  • Tests, Abnahme und Übergabe an den Betrieb
  • Dokumentation für Betrieb und Anwenderinnen und Anwender

Nicht im Projektumfang

  • {{Funktionen, die für ein späteres Release vorgesehen sind}}
  • {{Schnittstelle, die vorerst manuell bleibt}}
  • {{Altdaten, die nicht übernommen werden}}

Der Ausschluss ist der Teil, der Scope Creep tatsächlich verhindert. Schreiben Sie ausdrücklich hin, was alle für selbstverständlich enthalten halten – und was eben nicht enthalten ist.

4.Meilensteine & Termine

MeilensteinVerantwortlichZielterminStatus
Anforderungen und Abnahmekriterien freigegeben{{Auftraggeber}}{{Datum}}Nicht begonnen
Release 1 vollständig auf der Testumgebung{{Entwicklung}}{{Datum}}Nicht begonnen
Abnahmetest bestanden, Abnahme erklärt{{Fachbereich}}{{Datum}}Nicht begonnen
Produktivsetzung und Übergabe an den Betrieb{{Betrieb}}{{Datum}}Nicht begonnen

Meilensteine sind Prüfpunkte, keine Aufgaben: eine Handvoll Termine, an denen sich „fertig / nicht fertig“ eindeutig beantworten lässt. Jeder Meilenstein bekommt genau eine verantwortliche Person.

5.Arbeitspakete & Aufgaben

AufgabeVerantwortlichStartFristStatus
Abnahmekriterien je Funktion festlegen und Abnahmeberechtigte benennen{{Auftraggeber}}{{Start}}{{Frist}}Offen
Rechte an Quellcode und Dokumentation im Vertrag regeln{{Einkauf / Recht}}{{Start}}{{Frist}}Offen
Testfälle aus den Anforderungen ableiten{{Fachbereich}}{{Start}}{{Frist}}Offen
Rückfallplan für die Produktivsetzung schreiben und proben{{Betrieb}}{{Start}}{{Frist}}Offen
Betriebshandbuch erstellen und an Support und Betrieb übergeben{{Entwicklung}}{{Start}}{{Frist}}Offen

Zerlegen Sie die Arbeit in Aufgaben, die sich in einer Woche oder weniger verfolgen lassen. Aufgaben ohne Verantwortliche:n und ohne Datum bleiben liegen.

6.Rollen & Verantwortlichkeiten

RolleNameVerantwortung
Auftraggeber{{Name}}Gibt Anforderungen und Budget frei, entscheidet über Änderungen, erklärt die Abnahme
Product Owner / fachliche Leitung{{Name}}Priorisiert Anforderungen, verantwortet Testfälle und Abnahmetest
Entwicklung{{Name oder Dienstleister}}Umsetzung, Entwicklertests, Dokumentation
Betrieb{{Name}}Test- und Produktivumgebung, Rückfallplan, Übernahme in den Regelbetrieb

Verantwortung wird an Rollen vergeben, nicht an Personen – dann übersteht der Plan einen Personalwechsel. Halten Sie fest, wer entscheidet, wer umsetzt und wer nur informiert werden muss.

7.Risiken & Gegenmaßnahmen

RisikoAuswirkungEintrittswahrscheinlichkeitGegenmaßnahmeVerantwortlich
Anforderungen ändern sich laufend, das Release verschiebt sichhochhochÄnderungen nur über den Änderungsprozess; Umfang von Release 1 einfrieren{{Auftraggeber}}
Die Abnahme wird strittig, weil Kriterien fehlenhochmittelAbnahmekriterien vor Entwicklungsbeginn schriftlich vereinbaren{{Fachliche Leitung}}
Unklare Rechte am Quellcode bei einem DienstleisterwechselmittelmittelRechteübertragung und Herausgabe des Quellcodes im Vertrag regeln{{Einkauf}}
Die Produktivsetzung scheiterthochgeringGeprobter Rückfallplan, Produktivsetzung außerhalb der Hauptnutzungszeit{{Betrieb}}

Nur die wenigen Risiken aufnehmen, die das Projekt wirklich kippen könnten. Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit mit hoch/mittel/gering bewerten, Gegenmaßnahme und Verantwortliche:n benennen und die Tabelle bei jedem Statustermin durchgehen.

8.Budget

PositionPlanIst
Entwicklung (intern oder extern){{Plan}}{{Ist}}
Lizenzen, Hosting, Werkzeuge{{Plan}}{{Ist}}
Tests und Abnahme{{Plan}}{{Ist}}
Reserve für Unvorhergesehenes{{Plan}}{{Ist}}

Schätzen Sie die großen Kostenblöcke und legen Sie eine Reserve für Unvorhergesehenes an. Gibt es kein Budget, lassen Sie den Abschnitt stehen und tragen Sie „entfällt“ ein – Prüfende erwarten ihn.

9.Freigabe

Projektleitung Name Unterschrift Datum
Auftraggeber Name Unterschrift Datum

Mit beiden Unterschriften sind Umfang, Termine und Budget verbindlich vereinbart, bevor die Arbeit beginnt.

Ausgefülltes Beispiel für ein siebenmonatiges Softwareprojekt mit externem Entwicklungsdienstleister, 4.200 Wohnungen und einem Mieterservice mit elf Beschäftigten.

1.Projektübersicht

Projektname Mieterportal „Lindenhof digital“ – Schadensmeldung, Dokumente, Anliegen
Auftraggeber Frank Oberländer, Vorstand
Projektleitung Katja Winter, Leiterin Mieterservice (Projektleitung)
Startdatum 2. November 2026
Zieltermin 31. Mai 2027
Status Im Plan

2.Ziele & Erfolgskriterien

  • Ab dem 31. Mai 2027 können Mitglieder Schäden mit Foto melden, ihre Nebenkostenabrechnung abrufen und ihre Anliegen verfolgen
  • Bei der Abnahme ist kein Fehler der höchsten Fehlerklasse offen; die Startseite lädt auf dem Smartphone in unter zwei Sekunden
  • Erfolgskriterium: Sechs Monate nach dem Start gehen mindestens 40 % der Schadensmeldungen über das Portal ein

3.Projektumfang

Im Projektumfang

  • Schadensmeldung mit Foto und Statusverfolgung, Dokumentenablage, Kontaktformular
  • Schnittstelle zum Ticketsystem des Mieterservice
  • Tests, Abnahme, Übergabe an den Betrieb, Anleitung für Mitglieder
  • Übertragung der Rechte an Quellcode und Dokumentation an die Genossenschaft

Nicht im Projektumfang

  • Onlinezahlung von Mieten – nicht vorgesehen
  • Bewerbung um Wohnungen – späteres Release
  • App für die Hausmeisterinnen und Hausmeister – eigenes Projekt
  • Übernahme der Papierakten aus der Zeit vor 2020

4.Meilensteine & Termine

MeilensteinVerantwortlichZielterminStatus
Anforderungen und Abnahmekriterien freigegebenFrank Oberländer11.12.2026In Arbeit
Release 1 vollständig auf der TestumgebungWebwerk Nord GmbH23.04.2027Nicht begonnen
Abnahmetest bestanden, Abnahme erklärtKatja Winter14.05.2027Nicht begonnen
Produktivsetzung und Übergabe an den BetriebOle Brandes (IT)31.05.2027Nicht begonnen

5.Arbeitspakete & Aufgaben

AufgabeVerantwortlichStartFristStatus
Rechteübertragung an Quellcode und Dokumentation in den Werkvertrag aufnehmenFrank Oberländer02.11.202627.11.2026Abgeschlossen
Abnahmekriterien je Funktion schreiben und Abnahmeberechtigte benennenKatja Winter02.11.202611.12.2026In Arbeit
Betriebsrat über das Ticketsystem und dessen Auswertungsfunktionen unterrichtenFrank Oberländer16.11.202615.01.2027In Arbeit
Testfälle aus den Anforderungen ableiten und mit echten Schadensbildern testenMieterservice04.01.202723.04.2027Offen
Rückfallplan für die Produktivsetzung schreiben und einmal probenOle Brandes15.03.202721.05.2027Offen

6.Rollen & Verantwortlichkeiten

RolleNameVerantwortung
AuftraggeberFrank OberländerGibt Anforderungen und Budget frei, erklärt die Abnahme
Projektleitung und Product OwnerKatja WinterPriorisiert, verantwortet Testfälle und Abnahmetest
EntwicklungWebwerk Nord GmbH (Werkvertrag)Umsetzung, Entwicklertests, Dokumentation, Übergabe des Quellcodes
IT und BetriebOle BrandesHosting, Rückfallplan, Übernahme in den Regelbetrieb
Datenschutzexterner DatenschutzbeauftragterBerät zu Fotos, Dokumenten und Löschfristen

7.Risiken & Gegenmaßnahmen

RisikoAuswirkungEintrittswahrscheinlichkeitGegenmaßnahmeVerantwortlich
Neue Wünsche aus dem Vorstand verschieben Release 1hochmittelUmfang von Release 1 am 11. Dezember eingefroren; neue Wünsche gehen in eine Liste für Release 2Frank Oberländer
Abnahme strittig, weil „funktioniert“ unterschiedlich verstanden wirdhochmittelAbnahmekriterien je Funktion mit Beispielen, vom Dienstleister gegengezeichnetKatja Winter
Fotos in Schadensmeldungen enthalten personenbezogene Daten DrittermittelmittelHinweis im Meldeformular, Löschfristen im Ticketsystem, Beratung durch den DatenschutzbeauftragtenKatja Winter
Produktivsetzung am 31. Mai scheiterthochgeringRückfallplan geprobt; Produktivsetzung am Montagmorgen vor Beginn der SprechzeitenOle Brandes

8.Budget

PositionPlanIst
Entwicklung durch Webwerk Nord (Festpreis)96.000 €14.400 €
Hosting und Lizenzen für 24 Monate11.500 €0 €
Tests, Abnahme, Schulung des Mieterservice8.800 €0 €
Reserve für Unvorhergesehenes12.000 €0 €

9.Freigabe

Projektleitung Name Unterschrift Datum
Auftraggeber Name Unterschrift Datum

Was ein Softwareprojekt zusätzlich braucht

Ein Softwareprojekt unterscheidet sich von anderen Vorhaben in drei Punkten, die in jeden Plan gehören: Die Abnahme entscheidet über Zahlungen und Mängelrechte, die Rechte am Code entscheiden darüber, ob Sie später den Dienstleister wechseln können, und die Produktivsetzung braucht einen geprobten Weg zurück.

Die Vorlage oben führt Abnahme, Rechteübertragung und Rückfallplan deshalb als eigene Meilensteine und Aufgaben. Das ausgefüllte Beispiel zeigt ein Mieterportal einer Wohnungsgenossenschaft, entwickelt von einem externen Dienstleister zum Festpreis.

Abnahme und Rechte: zwei Punkte für den Vertrag

Beide Punkte werden im Vertrag entschieden, nicht im Projekt – aber der Projektplan muss sie abbilden. Klären Sie vor dem Start, ob die Entwicklung als Werkvertrag vereinbart ist, welche Kriterien für die Abnahme gelten und welche Rechte an Quellcode und Dokumentation übertragen werden.

  • § 631 BGB – beim Werkvertrag schuldet der Unternehmer die Herstellung des versprochenen Werkes.
  • § 640 BGB – Abnahmepflicht, keine Verweigerung wegen unwesentlicher Mängel, Abnahme nach Fristablauf ohne Angabe eines Mangels, Vorbehalt bei bekannten Mängeln.
  • § 69b UrhG – Rechte an Computerprogrammen, die Arbeitnehmer in Wahrnehmung ihrer Aufgaben schaffen.

Quellen

Bürgerliches Gesetzbuch §§ 631 und 640, Urheberrechtsgesetz § 69b und Betriebsverfassungsgesetz §§ 87 und 90 in der auf gesetze-im-internet.de veröffentlichten Fassung, abgerufen am 26. September 2026; der Wortlaut steht hinter den folgenden Links. Diese Vorlage ist keine Rechtsberatung; lassen Sie Entwicklungsverträge vor der Unterschrift prüfen.

So funktioniert es

  1. Den Projektplan für ein Softwareprojekt auf dieser Seite lesen – mit ausgefülltem Beispiel: Mieterportal einer Wohnungsgenossenschaft.
  2. Als Word-Datei oder PDF herunterladen und die Abnahme als eigenen Meilenstein mit Abnahmekriterien eintragen.
  3. Klären, wem Quellcode und Dokumentation gehören – bevor ein externer Dienstleister beginnt.
  4. Rückfallplan und Übergabe an den Betrieb planen, bevor das erste Release live geht.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört in einen Projektplan für die Softwareentwicklung?

Neben Zielen, Umfang und Budget vor allem die Punkte, an denen Softwareprojekte kippen: priorisierte Anforderungen, Releases mit festem Umfang, Testphasen, Abnahme mit vorab vereinbarten Kriterien, Rechte an Quellcode und Dokumentation, Übergabe an den Betrieb und ein geprobter Rückfallplan für die Produktivsetzung.

Warum ist die Abnahme ein eigener Meilenstein?

Weil an ihr Rechtsfolgen hängen, wenn die Entwicklung als Werkvertrag vereinbart ist. Nach § 640 Abs. 1 BGB ist der Besteller verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen; wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden. Nach § 640 Abs. 2 BGB gilt ein Werk auch dann als abgenommen, wenn der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hat und der Besteller die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert hat. Abnahmetests, Kriterien und die Personen, die abnehmen, gehören deshalb vorab in den Plan.

Wem gehört der Code?

Schaffen eigene Beschäftigte ein Computerprogramm in Wahrnehmung ihrer Aufgaben oder nach den Anweisungen des Arbeitgebers, ist nach § 69b Abs. 1 UrhG ausschließlich der Arbeitgeber zur Ausübung aller vermögensrechtlichen Befugnisse an dem Programm berechtigt, sofern nichts anderes vereinbart ist. Diese Vorschrift regelt Arbeits- und Dienstverhältnisse; entwickelt ein beauftragtes Softwarehaus, regeln Sie die Rechte an Quellcode und Dokumentation ausdrücklich im Vertrag.

Muss der Betriebsrat bei interner Software beteiligt werden?

Wird die Software im eigenen Betrieb eingesetzt und besteht ein Betriebsrat, ist er nach § 90 Abs. 1 BetrVG über die Planung technischer Anlagen und die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen rechtzeitig zu unterrichten. Sind Funktionen dazu bestimmt, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht.

Passt die Vorlage auch zu agilen Projekten?

Ja. Die Meilensteine sind dann Releases, die Aufgaben die großen Arbeitspakete aus dem Backlog, und der Umfang eines Releases wird für seine Laufzeit eingefroren. Was sich nicht ändert, sind Abnahme, Rechte am Code, Betriebsübergabe und Rückfallplan – die brauchen Sie in jedem Vorgehensmodell.