Stellenbeschreibung Empfangsmitarbeiter – Vorlage & Muster
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1.Über die Stelle
{{Firmenname}} sucht eine:n Empfangsmitarbeiter:in (m/w/d) als erste Anlaufstelle in unserem {{Büro / Praxis / Kanzlei}}. Die Stelle berichtet an {{Office Management / Praxismanagement}} und hält Empfang, Telefonzentrale und Besucherfluss verlässlich am Laufen.
Drei bis vier Sätze: das Team, die Berichtslinie und warum es diese Stelle gibt. Verzichten Sie auf Floskeln wie „Wir suchen eine motivierte Persönlichkeit“ – konkrete Sätze bringen bessere Bewerbungen.
2.Aufgaben
- Besucher:innen freundlich empfangen, anmelden und die zuständigen Kolleg:innen informieren
- Telefonzentrale mit mehreren Leitungen bedienen, Gespräche weiterleiten und Nachrichten aufnehmen
- Terminkalender und Besprechungsräume verwalten und Termine bestätigen
- Post, Pakete und Kurierlieferungen annehmen, sortieren und verteilen
- Empfang, Wartebereich und Besprechungsräume gepflegt halten und Getränke bereitstellen
- Besucherausweise ausgeben und Anmelde- und Sicherheitsvorgaben einhalten
- Allgemeine Anfragen per E-Mail beantworten und Auskünfte geben
- Das Büroteam mit leichten Verwaltungsaufgaben unterstützen
Acht bis zwölf Punkte, jeder beginnt mit einem Verb. Beschreiben Sie die tatsächliche tägliche Arbeit – keine Wunschliste und keine Formulierungen aus dem Leitbild.
3.Anforderungen & Qualifikationen
- {{X}}+ Jahr(e) Erfahrung am Empfang, in der Hotellerie oder im Kundenkontakt
- Freundliches, gepflegtes und professionelles Auftreten persönlich und am Telefon
- Sicherer Umgang mit {{Microsoft 365 / Google Workspace}} und einer Telefonanlage
- Organisationstalent und Gelassenheit bei vielen gleichzeitigen Anfragen
- Sehr gutes Deutsch, {{Englisch gut}}; zuverlässig und pünktlich zu den Empfangszeiten
Nur echte Muss-Kriterien: Ausbildung oder Abschluss, Berufserfahrung, Nachweise und Zertifikate, die genutzten Systeme sowie körperliche Anforderungen und Schichtmodell.
4.Wünschenswert (Nice-to-have)
- Erfahrung mit {{Besuchermanagement-, Termin- oder Praxissoftware}}
- Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Hotelfachmann/-frau
Zwei bis vier wirklich optionale Punkte. Strikt von den Anforderungen trennen, damit sich gute Bewerber:innen nicht selbst aussortieren.
5.Vergütung & Zusatzleistungen
| Gehaltsspanne | {{Gehaltsspanne brutto}} |
|---|---|
| Vertragsart | {{Unbefristet / befristet · Vollzeit / Teilzeit}} |
Nennen Sie eine Gehaltsspanne (brutto pro Monat oder Jahr) und die Vertragsart. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sieht vor, dass Bewerbende das Einstiegsgehalt oder die Spanne vor dem Vorstellungsgespräch erfahren – Anzeigen mit Gehaltsangabe erhalten außerdem messbar mehr Bewerbungen. Gilt ein Tarifvertrag, nennen Sie die Entgeltgruppe.
6.Arbeitszeit & Arbeitsumfeld
- {{Vollzeit / Teilzeit}}, Empfangszeiten {{Mo–Fr 8–17 Uhr}} im Schichtwechsel
- Vor Ort in {{Standort}}; überwiegend sitzende Tätigkeit am Empfangstresen
- Gelegentlich Pakete bis {{15}} kg annehmen und transportieren
Seien Sie ehrlich zu Schichten, Wochenenden, Bereitschaft, Überstunden und körperlicher Belastung. Realistische Erwartungen senken die Fluktuation in der Probezeit.
7.Bewerbung
Bewerbung bitte an {{Bewerbungsweg – z. B. Lebenslauf und Zeugnisse per E-Mail an bewerbung@firma.de}}. Wir melden uns innerhalb von {{zwei Wochen}}.
Ausgefüllt für den Empfang eines MVZ mit vier Fachärzt:innen.
1.Über die Stelle
Das MVZ Seeblick in Konstanz sucht eine:n Empfangsmitarbeiter:in (m/w/d) für die Anmeldung. Die Stelle berichtet an die Praxismanagerin und ist die erste Anlaufstelle für die Patient:innen unserer vier Fachärzt:innen.
2.Aufgaben
- Patient:innen aufnehmen, Versichertenkarte einlesen und Stammdaten in der Praxissoftware prüfen
- Telefonzentrale mit fünf Leitungen bedienen, Termine vergeben und bestätigen
- Zuzahlungen und Privatleistungen kassieren und in der Praxissoftware buchen
- Sprechstundenpläne der vier Ärzt:innen verwalten und die Warteliste bei Absagen nutzen
- Befunde, Überweisungen und Faxe scannen und dem richtigen Team zuordnen
- Wartebereich ordentlich, bestückt und einladend halten
- Datenschutz am Empfang (DSGVO, Schweigepflicht) und Diskretionsabstand einhalten
- Patientenfluss mit dem medizinischen Team abstimmen
3.Anforderungen & Qualifikationen
- 2+ Jahre am Empfang einer Praxis, Klinik oder eines gut besuchten Büros
- Warmherzig und ruhig gegenüber Patient:innen und Angehörigen
- Sicher in Praxissoftware oder Terminsystem und Telefonanlage
- Organisiert und genau bei Terminen und Zuzahlungen
- Verlässlich und pünktlich zur Frühschicht ab 7:30 Uhr
4.Wünschenswert (Nice-to-have)
- Ausbildung als MFA oder Kaufmann/-frau für Büromanagement
- Englisch für internationale Patient:innen
5.Vergütung & Zusatzleistungen
| Gehaltsspanne | 2.700 – 3.100 € brutto/Monat |
|---|---|
| Vertragsart | Unbefristet, Vollzeit |
- 30 Tage Urlaub und Weihnachtsgeld
- Betriebliche Altersvorsorge und Jobticket
- Bezahlte Fortbildungen zu Praxissoftware und Kommunikation
6.Arbeitszeit & Arbeitsumfeld
- Vollzeit, 38 Std./Woche, Mo–Fr im Wechsel 7:30–15 Uhr und 10:30–18 Uhr
- Vor Ort im MVZ, Empfangstresen mit Sitz-Steh-Arbeitsplatz
- Kein Wochenenddienst
7.Bewerbung
Bewerbung an anmeldung@mvz-seeblick.example, Betreff „Empfang“. Wir melden uns innerhalb einer Woche.
Stellenbeschreibung Empfangsmitarbeiter: Aufgaben und Aufbau
Eine Stellenbeschreibung für den Empfang sollte die Rezeption konkret abbilden – Besucher:innen, Telefon, Termine, Post. Diese Vorlage gibt die Bausteine vor:
- Besucherempfang, Anmeldung und Besucherausweise
- Telefonzentrale, Nachrichten und E-Mail-Anfragen
- Terminorganisation und Besprechungsräume
- Post, Lieferungen und Pflege des Empfangsbereichs
- Anforderungen: Auftreten, Deutsch/Englisch, Telefonanlage, Zuverlässigkeit
Vorlage als Word oder PDF herunterladen
Sehen Sie sich die vollständige Vorlage auf der Seite an und laden Sie sie als Word-Datei (.docx) oder PDF herunter – oder kopieren Sie den Text für Google Docs. Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen.
So funktioniert es
- Sehen Sie sich die Stellenbeschreibung Empfangsmitarbeiter und das Muster für eine Arztpraxis an.
- Als Word (.docx) oder PDF herunterladen oder den Text für Google Docs kopieren.
- Empfangszeiten, Telefonanlage und Aufgabenmix eintragen, Gehalt ergänzen und ausschreiben.
Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Empfangsmitarbeiter?
Empfangsmitarbeiter:innen begrüßen Besucher:innen, melden sie an und geben Besucherausweise aus, bedienen die Telefonzentrale und nehmen Nachrichten auf, organisieren Termine und Besprechungsräume, nehmen Post und Lieferungen entgegen, halten Empfang und Wartebereich gepflegt und unterstützen das Büro mit leichten Verwaltungsaufgaben. Die Vorlage listet diese Aufgaben fertig formuliert auf.
Welche Anforderungen gehören in eine Stellenbeschreibung für den Empfang?
Üblich sind Erfahrung am Empfang, in der Hotellerie oder im Kundenkontakt, ein freundliches, gepflegtes Auftreten, sehr gutes Deutsch und je nach Haus Englisch, sicherer Umgang mit Telefonanlage, Outlook und Besuchermanagement sowie Zuverlässigkeit zu den Empfangszeiten. Eine Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Hotelfachmann/-frau ist ein Plus.
Was ist der Unterschied zwischen Empfangsmitarbeiter, Rezeptionist und Teamassistenz?
Empfangsmitarbeiter:innen betreuen den Empfang eines Unternehmens, einer Kanzlei oder Praxis. Rezeptionist:innen arbeiten im Hotel mit Check-in, Check-out und Reservierungen. Die Teamassistenz unterstützt ein Team organisatorisch und sitzt selten am Empfang. Passen Sie Titel und Aufgaben an Ihren Betrieb an.
Kann ich die Stellenbeschreibung als Word herunterladen?
Ja. Laden Sie die Stellenbeschreibung Empfangsmitarbeiter als Word-Datei (.docx) oder PDF herunter oder kopieren Sie den Text für Google Docs – kostenlos, ohne Konto, ohne E-Mail-Adresse und ohne Wasserzeichen.