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Stellenbeschreibung Assistenz der Geschäftsführung – Muster

Stellenbeschreibung Assistenz der Geschäftsführung als Muster – ansehen, kopieren oder als Word/PDF herunterladen.

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1.Rollenüberblick (Über die Position)

{{Firmenname}} sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, die der {{Geschäftsführung}} den Rücken freihält – Termine, Reisen und Prioritäten. Die Position berichtet an {{die Geschäftsführung}} und arbeitet abteilungsübergreifend mit hoher Vertraulichkeit.

Drei oder vier Sätze: das Team, an wen die Position meldet und warum diese Position existiert. Überspringen Sie generische Einleitungen wie Wir suchen nach.

2.Aufgaben

  • Den Kalender der Geschäftsführung führen: Termine planen, verschieben und Fokuszeiten schützen (auch über Zeitzonen)
  • Posteingang und Korrespondenz vorsortieren, Antworten entwerfen und Wichtiges priorisieren
  • Komplexe Reisen planen und buchen sowie detaillierte Reisepläne erstellen
  • Agenden, Vorlagen und Präsentationen für Geschäftsführungs- und Gremiensitzungen vorbereiten
  • Protokoll führen, Aufgaben nachhalten und bis zur Erledigung nachverfolgen
  • Reisekostenabrechnungen erstellen und die Firmenkreditkarte abstimmen
  • Als Schnittstelle und erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner fungieren
  • Vertrauliche Informationen mit absoluter Diskretion behandeln

Acht bis zwölf Stichpunkte, jeder beginnend mit einem Verb. Halten Sie sie spezifisch für die tägliche Arbeit, keine aspirativen Füllwörter.

3.Anforderungen & Fähigkeiten

  • {{X}}+ Jahre Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder im Vorstandssekretariat
  • Sehr sichere Kalender- und Postfachverwaltung in {{Microsoft 365 / Google Workspace}}
  • Ausgezeichnete schriftliche Kommunikation und sicheres, professionelles Auftreten
  • Starke Organisation und das Urteilsvermögen, konkurrierende Anforderungen zu priorisieren
  • Nachgewiesene Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Listen Sie die Muss-Haves auf: Erfahrung, Lizenzen oder Zertifizierungen, die verwendeten Systeme und Tools sowie alle physikalischen oder Schicht-Realitäten.

4.Nice-to-Have

  • Erfahrung in der Unterstützung der Geschäftsführung oder eines Beirats/Aufsichtsrats
  • Vertraut mit {{Reise-, Reisekosten- oder Projekt-Tools}}

Zwei bis vier wirklich optionale Punkte. Halten Sie sie streng getrennt von Anforderungen, damit sie gute Bewerber nicht abschrecken.

5.Kompensation & Leistungen

Gehaltsspanne {{Gehaltsspanne}}

Geben Sie einen Gehaltsbereich aus lokalen Marktdaten ein — lassen Sie ihn nicht leer. Gehaltstransparenz verbessert die Bewerberqualität und ist jetzt in vielen Bundesländern erforderlich.

6.Zeitplan & Arbeitsumgebung

  • {{Vollzeit}}; gelegentliche Erreichbarkeit rund um Reisen und Sitzungszyklen
  • {{Vor Ort / hybrid}} in {{Standort}}, um nah an der Geschäftsführung zu sein
  • Geringe Reisetätigkeit, gelegentlich Unterstützung bei Veranstaltungen

Seien Sie ehrlich über Schichten, Wochenenden, Überstunden und die physikalische Umgebung. Realistische Erwartungen reduzieren frühe Fluktuation.

7.Bewerbungsverfahren

Um sich zu bewerben, {{Bewerbungsanweisungen — z.B. senden Sie einen Lebenslauf und kurze Anschreiben an careers@company.com}}.

Ausgefüllt für eine Assistenz der Geschäftsführung in einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden.

1.Rollenüberblick (Über die Position)

Meridian Health sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, die dem CEO den Rücken freihält und das Büro der Geschäftsführung organisiert. Die Position berichtet direkt an den CEO, arbeitet mit dem Führungsteam zusammen und ist mit streng vertraulichen Informationen betraut.

2.Aufgaben

  • Den Kalender des CEO vollständig führen, Fokuszeiten schützen und Konflikte über drei Zeitzonen lösen
  • Über 100 E-Mails täglich vorsortieren, Antworten entwerfen und nur Relevantes vorlegen
  • Alle Reisen buchen und lückenlose Reisepläne mit Alternativen erstellen
  • Vorlagen und Unterlagen für Gremiensitzungen erstellen und die Quartalssitzung organisieren
  • Protokoll der Geschäftsführungs- und Gremiensitzungen führen und Aufgaben nachhalten
  • Reisekosten des CEO monatlich im Abrechnungstool abrechnen
  • Terminanfragen filtern und als Gatekeeper für die Zeit des CEO fungieren
  • Zwei Führungs-Offsites pro Jahr organisieren, von der Location bis zur Agenda

3.Anforderungen & Fähigkeiten

  • 6+ Jahre als Assistenz der Geschäftsführung auf C-Level
  • Sehr sicher in Microsoft 365 und komplexer Terminplanung über Zeitzonen
  • Hervorragendes Schreiben und souveränes Auftreten gegenüber externen Partnern
  • Belastbar und entscheidungssicher bei Prioritäten
  • Nachgewiesene absolute Diskretion bei vertraulichen Informationen

4.Nice-to-Have

  • Erfahrung in einem regulierten Umfeld (z. B. Gesundheitswesen)
  • Vertraut mit Reisekosten- und Kollaborations-Tools

5.Kompensation & Leistungen

Gehaltsspanne 55.000 – 70.000 € brutto pro Jahr, plus Bonus
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • 30 Tage Urlaub
  • Deutschlandticket und Fortbildungsbudget

6.Zeitplan & Arbeitsumgebung

  • Vollzeit; bei dringenden Themen während Reise- und Sitzungswochen erreichbar
  • Hybrid — vier Tage pro Woche im Büro in München
  • Geringe Reisetätigkeit zur Unterstützung von Offsites und Sitzungen

7.Bewerbungsverfahren

Senden Sie Ihre Bewerbung an geschaeftsfuehrung@meridian.example mit dem Betreff „Assistenz der Geschäftsführung“.

Assistenz der Geschäftsführung: Aufgaben und Aufbau

Eine gute Stellenbeschreibung für die Assistenz der Geschäftsführung benennt die tägliche Arbeit konkret. Dieses Muster gibt die Bausteine vor:

  • Kalender- und Postfachmanagement der Geschäftsführung
  • Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
  • Vorbereitung von Geschäftsführungs- und Gremiensitzungen
  • Protokoll und Nachverfolgung von Aufgaben
  • Anforderungen: Organisation, Kommunikation, Diskretion

Muster als Word oder PDF herunterladen

Sehen Sie sich das vollständige Muster auf der Seite an und laden Sie es als Word-Datei (.docx) oder PDF herunter – oder kopieren Sie den Text für Google Docs. Kostenlos und ohne Wasserzeichen.

So funktioniert es

  1. Sehen Sie sich das Muster der Stellenbeschreibung Assistenz der Geschäftsführung an.
  2. Als Word (.docx) oder PDF herunterladen oder den Text für Google Docs kopieren.
  3. Aufgaben, Tools und eine echte Gehaltsspanne anpassen, dann ausschreiben.

Häufig gestellte Fragen

Was macht eine Assistenz der Geschäftsführung?

Eine Assistenz der Geschäftsführung führt den Kalender und den Posteingang der Geschäftsführung, plant Reisen, bereitet Sitzungen und Vorlagen vor, führt Protokoll und hält Aufgaben nach, rechnet Reisekosten ab und fungiert als vertrauensvolle Schnittstelle – stets mit hoher Diskretion. Dieses Muster listet diese Aufgaben editierbar auf.

Was ist der Unterschied zwischen Assistenz der Geschäftsführung und Sekretariat?

Ein Sekretariat oder Office Management unterstützt ein Team oder das Büro allgemein. Die Assistenz der Geschäftsführung unterstützt gezielt die Geschäftsführung mit komplexer Terminplanung, vertraulichen Themen und Entscheidungsvorbereitung – meist mit mehr Erfahrung und Verantwortung. Passen Sie Titel und Umfang an Ihre Struktur an.

Welche Anforderungen sollte eine Assistenz der Geschäftsführung erfüllen?

Üblich sind mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzrolle, sehr sichere Kalender- und Postfachverwaltung (Microsoft 365 oder Google Workspace), ausgezeichnete schriftliche Kommunikation, starke Organisation und nachgewiesene Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Kann ich die Vorlage als Word herunterladen?

Ja. Laden Sie die Stellenbeschreibung als Word (.docx) oder PDF herunter oder kopieren Sie den Text für Google Docs – kostenlos, ohne Konto, ohne E-Mail und ohne Wasserzeichen.