Stellenbeschreibung Teamassistenz – Vorlage & Muster

1.Über die Stelle

{{Firmenname}} sucht eine Teamassistenz (m/w/d) für {{Abteilung / Bereich}}, die Termine, Korrespondenz und Büroorganisation zuverlässig im Griff hat. Die Stelle berichtet an {{Bereichsleitung / Office Management}} und arbeitet eng mit einem Team von {{Anzahl}} Kolleg:innen zusammen.

Drei bis vier Sätze: das Team, die Berichtslinie und warum es diese Stelle gibt. Verzichten Sie auf Floskeln wie „Wir suchen eine motivierte Persönlichkeit“ – konkrete Sätze bringen bessere Bewerbungen.

2.Aufgaben

• Termine und Besprechungen für das Team koordinieren, Räume buchen und Unterlagen vorbereiten
• Telefon, E-Mail-Postfach und Eingangspost bearbeiten und an die richtigen Stellen weiterleiten
• Dienstreisen buchen und Reisekosten nach Reisekostenrichtlinie abrechnen
• Dokumente, Präsentationen und Auswertungen erstellen, formatieren und Korrektur lesen
• Daten in {{ERP / CRM}} pflegen und Eingangsrechnungen vorprüfen und weiterleiten
• Büromaterial bestellen, Lieferanten koordinieren und Bestände im Blick behalten
• Digitale und physische Ablage führen und Wiedervorlagen nachhalten
• Empfang vertreten, Besucher:innen empfangen und Onboarding neuer Kolleg:innen organisatorisch unterstützen

Acht bis zwölf Punkte, jeder beginnt mit einem Verb. Beschreiben Sie die tatsächliche tägliche Arbeit – keine Wunschliste und keine Formulierungen aus dem Leitbild.

3.Anforderungen & Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, oder vergleichbare Erfahrung
• {{X}}+ Jahre Berufserfahrung in Assistenz, Sekretariat oder Sachbearbeitung
• Sicherer Umgang mit {{Microsoft 365 / Google Workspace}}, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, {{Englisch gut}}
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen

Nur echte Muss-Kriterien: Ausbildung oder Abschluss, Berufserfahrung, Nachweise und Zertifikate, die genutzten Systeme sowie körperliche Anforderungen und Schichtmodell.

4.Wünschenswert (Nice-to-have)

• Erfahrung mit {{DATEV, SAP oder einem CRM-System}}
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen oder im Onboarding

Zwei bis vier wirklich optionale Punkte. Strikt von den Anforderungen trennen, damit sich gute Bewerber:innen nicht selbst aussortieren.

5.Vergütung & Zusatzleistungen

Nennen Sie eine Gehaltsspanne (brutto pro Monat oder Jahr) und die Vertragsart. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sieht vor, dass Bewerbende das Einstiegsgehalt oder die Spanne vor dem Vorstellungsgespräch erfahren – Anzeigen mit Gehaltsangabe erhalten außerdem messbar mehr Bewerbungen. Gilt ein Tarifvertrag, nennen Sie die Entgeltgruppe.

6.Arbeitszeit & Arbeitsumfeld

• {{Vollzeit (39–40 Std./Woche) / Teilzeit ab 25 Std.}}, Montag bis Freitag, Gleitzeit mit Kernarbeitszeit
• {{Vor Ort / hybrid}} in {{Standort}}; Bildschirmarbeitsplatz im Team
• Keine Reisetätigkeit; gelegentlich Unterstützung bei Firmenveranstaltungen

Seien Sie ehrlich zu Schichten, Wochenenden, Bereitschaft, Überstunden und körperlicher Belastung. Realistische Erwartungen senken die Fluktuation in der Probezeit.

7.Bewerbung

Bewerbung bitte an {{Bewerbungsweg – z. B. Lebenslauf und Zeugnisse per E-Mail an bewerbung@firma.de}}. Wir melden uns innerhalb von {{zwei Wochen}}.