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Fiche de poste office manager – modèle gratuit

Fiche de poste office manager à consulter, copier ou télécharger en Word/PDF — gratuit.

Fait partie de nos Modèles de fiche de postegratuits.

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Télécharger PDF Gratuit · Pas d’inscription · Pas de filigrane

1.Présentation du poste

{{Nom de l'entreprise}} recrute un(e) office manager (H/F) pour piloter l'organisation de son site de {{lieu}} qui accueille {{nombre}} collaborateurs. Le poste est rattaché à {{la direction générale / le DAF}} et gère prestataires, budget de fonctionnement et l'équipe accueil et assistanat.

Trois ou quatre phrases : l'équipe, le rattachement hiérarchique (N+1) et la raison d'être du poste. Évitez les formules creuses du type « Nous recherchons un(e) candidat(e) dynamique et motivé(e) ».

2.Missions principales

  • Sélectionner les prestataires (nettoyage, sécurité, restauration, informatique), négocier les contrats et contrôler la qualité
  • Gérer le budget de fonctionnement de {{montant}} €, valider les factures et expliquer les écarts
  • Aménager les locaux et les postes de travail, coordonner déménagements et travaux avec le bailleur
  • Assurer les obligations de sécurité : secouristes, guides d'évacuation, affichages obligatoires, document unique pour la partie bureaux
  • Encadrer l'équipe accueil et assistanat ({{nombre}} personnes), établir les plannings et mener les entretiens annuels
  • Préparer la pré-comptabilité et les notes de frais avec {{la comptabilité / le cabinet}}
  • Organiser l'onboarding logistique des nouveaux arrivants : badge, matériel, poste, premier jour
  • Organiser les événements internes et être l'interlocuteur du bailleur et de la copropriété

Huit à douze missions, chacune commençant par un verbe à l'infinitif. Décrivez le travail réel au quotidien, pas une liste d'intentions.

3.Profil recherché (compétences requises)

  • BTS SAM, BUT GEA ou licence en gestion
  • {{X}} ans d'expérience en office management ou assistanat, dont une première expérience d'encadrement
  • Expérience du pilotage de prestataires et du suivi budgétaire
  • Maîtrise de {{Microsoft 365}} et bases de pré-comptabilité
  • Français irréprochable, anglais professionnel ; sens du service et de la solution

Uniquement les prérequis réels : diplôme ou titre (CAP, Bac pro, BTS…), expérience, habilitations ou certifications obligatoires, outils utilisés, contraintes physiques ou horaires.

4.Les plus (atouts)

  • Pratique de {{Pennylane / Lucca / un outil de gestion des locaux}}
  • Formation SST ou référent(e) sécurité incendie

Deux à quatre atouts vraiment optionnels, séparés du profil requis pour ne pas décourager les bonnes candidatures.

5.Rémunération et avantages

Rémunération {{Fourchette brute mensuelle / annuelle}}
Type de contrat {{CDI / CDD · temps plein / temps partiel}}
Convention collective {{Convention collective applicable (IDCC)}}

Indiquez une fourchette de rémunération brute (mensuelle ou annuelle) et le type de contrat (CDI, CDD, temps plein ou partiel). Précisez la convention collective applicable : elle fixe la classification et le minimum conventionnel, souvent au-dessus du SMIC.

6.Conditions de travail

  • {{Temps plein}}, du lundi au vendredi, plage {{9h–17h30}}
  • Sur site à {{lieu}} ; la présence fait partie du poste
  • Ponctuellement en soirée lors des événements

Soyez transparent sur les horaires, le travail du week-end, les astreintes et la pénibilité. Des attentes réalistes réduisent les ruptures de période d'essai.

7.Candidature

Envoyez CV et lettre de motivation à {{recrutement@entreprise.fr}} en précisant « {{Intitulé du poste}} » en objet. Réponse sous {{deux semaines}}.

Rempli pour l'office manager d'un cabinet de conseil de 80 collaborateurs sur un site.

1.Présentation du poste

Nordlicht Conseil recrute un(e) office manager (H/F) pour son site parisien de 80 collaborateurs répartis sur deux étages. Le poste est rattaché à la responsable administrative et financière et encadre une équipe accueil de trois personnes.

2.Missions principales

  • Piloter les contrats nettoyage, sécurité, fournisseur de café et fruits et prestataire informatique et les renégocier chaque année
  • Gérer un budget de fonctionnement de 350 000 €, valider les factures dans Pennylane et faire le point mensuel avec la finance
  • Organiser l'aménagement des deux étages, la rénovation de l'espace réunions et l'équipement des nouveaux postes
  • Désigner et former secouristes et guides d'évacuation et tenir à jour les affichages obligatoires
  • Encadrer trois hôtesses d'accueil, établir leurs plannings et conduire les entretiens annuels
  • Rapprocher notes de frais et relevés de cartes affaires avec la comptabilité
  • Organiser l'onboarding logistique d'une vingtaine de recrutements par an : ordinateur, accès, badge, premier jour
  • Organiser quatre événements internes par an et les réunions clients hebdomadaires sur site

3.Profil recherché (compétences requises)

  • BTS SAM ou licence en gestion
  • 4 ans d'expérience en office management, dont 1 an avec encadrement
  • Expérience des contrats prestataires et du suivi de budget
  • Maîtrise de Microsoft 365 et de Pennylane
  • À l'aise en français et en anglais avec les associés et les clients

4.Les plus (atouts)

  • Expérience en cabinet de conseil ou d'avocats
  • Formation SST

5.Rémunération et avantages

Rémunération 38 000 – 45 000 € brut par an
Type de contrat CDI, temps plein
Convention collective Syntec (IDCC 1486)
  • Titres restaurant et mutuelle
  • Forfait mobilité durable et abonnement sport
  • Budget formation 1 500 € par an

6.Conditions de travail

  • Temps plein 35 h, du lundi au vendredi 8h30–17h
  • Sur site à Paris 9e ; présence indispensable
  • Soirées événementielles avec récupération

7.Candidature

Envoyez votre CV à recrutement@nordlicht-conseil.example avec « Office manager Paris » en objet. Premier entretien en visio, second au bureau.

Fiche de poste office manager : missions et structure

Une fiche de poste d'office manager doit nommer les responsabilités sur les prestataires, le budget et l'équipe. Ce modèle fournit les rubriques :

  • Prestataires et contrats (nettoyage, sécurité, IT, bailleur)
  • Budget de fonctionnement, factures et pré-comptabilité
  • Locaux, aménagement, sécurité et déménagements
  • Encadrement de l'accueil et des assistants
  • Onboarding, événements et notes de frais

Télécharger la fiche de poste en Word ou PDF

Consultez le modèle complet sur la page, puis téléchargez-le en Word (.docx) ou PDF — ou copiez le texte pour le coller dans Google Docs. Gratuit, sans inscription et sans filigrane.

Comment ça marche

  1. Consultez la fiche de poste office manager et l'exemple rempli pour un cabinet de conseil.
  2. Téléchargez-la en Word (.docx) ou PDF, ou copiez le texte pour Google Docs.
  3. Indiquez la taille des locaux, le budget et l'équipe encadrée, ajoutez la rémunération, puis publiez.

Questions fréquemment posées

Que fait un office manager ?

L'office manager fait tourner les bureaux : choix et suivi des prestataires (nettoyage, sécurité, informatique, bailleur), gestion du budget de fonctionnement et validation des factures, aménagement des locaux et des postes de travail, obligations de sécurité (secouristes, évacuation), encadrement de l'accueil et des assistants, pré-comptabilité et notes de frais, onboarding logistique des nouveaux arrivants et organisation des événements internes. Le modèle liste ces missions prêtes à modifier.

Quel profil demander pour un office manager ?

Le plus souvent un BTS Support à l'action managériale, un BUT GEA ou une licence en gestion, avec plusieurs années d'expérience en assistanat ou en office management, la maîtrise du pack Office ou de Google Workspace, des bases de pré-comptabilité et une première expérience d'encadrement ou de pilotage de prestataires.

Quelle est la différence entre office manager, assistant de direction et hôte d'accueil ?

L'office manager porte le budget, les prestataires et souvent une petite équipe pour l'ensemble du site. L'assistant(e) de direction travaille pour un dirigeant. L'hôte ou l'hôtesse d'accueil reçoit visiteurs et appels. Si le poste négocie des contrats et encadre l'accueil, office manager est le bon intitulé.

Puis-je télécharger la fiche de poste en Word ?

Oui. Téléchargez la fiche de poste office manager en Word (.docx) ou PDF, ou copiez le texte pour Google Docs — gratuitement, sans compte, sans e-mail et sans filigrane. Chaque téléchargement est le même fichier complet.