Stellenbeschreibung Office Manager – Vorlage & Muster

1.Über die Stelle

{{Firmenname}} sucht eine:n Office Manager:in (m/w/d), der:die unseren Standort {{Standort}} mit {{Anzahl}} Mitarbeitenden organisatorisch führt. Die Stelle berichtet an {{Geschäftsführung / Leitung Finanzen}} und verantwortet Dienstleister, Budget und das Empfangs- und Assistenzteam.

Drei bis vier Sätze: das Team, die Berichtslinie und warum es diese Stelle gibt. Verzichten Sie auf Floskeln wie „Wir suchen eine motivierte Persönlichkeit“ – konkrete Sätze bringen bessere Bewerbungen.

2.Aufgaben

• Dienstleister für Reinigung, Sicherheit, Catering und IT-Support auswählen, Verträge verhandeln und Leistung kontrollieren
• Bürobudget von {{Betrag}} € planen, Rechnungen prüfen und freigeben, Abweichungen erklären
• Büroflächen, Ausstattung und Arbeitsplätze organisieren, Umzüge und Umbauten koordinieren
• Arbeitsschutz im Büro sicherstellen: Ersthelfer:innen, Brandschutzhelfer:innen, Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilung Bildschirmarbeit
• Empfangs- und Assistenzteam ({{Anzahl}} Personen) führen, Dienstplan erstellen und Mitarbeitergespräche führen
• Vorbereitende Buchhaltung und Reisekosten mit {{Buchhaltung / Steuerberatung}} abstimmen
• Onboarding neuer Mitarbeitender organisatorisch steuern: Zugänge, Ausstattung, erster Tag
• Firmenveranstaltungen und Meetings organisieren und Ansprechperson für den Vermieter sein

Acht bis zwölf Punkte, jeder beginnt mit einem Verb. Beschreiben Sie die tatsächliche tägliche Arbeit – keine Wunschliste und keine Formulierungen aus dem Leitbild.

3.Anforderungen & Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
• {{X}}+ Jahre Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder Büroorganisation, davon erste Führungserfahrung
• Erfahrung in der Steuerung von Dienstleistern und Budgets
• Sehr sicher in {{Microsoft 365}}; Grundlagen der vorbereitenden Buchhaltung
• Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch; verbindliches, lösungsorientiertes Auftreten

Nur echte Muss-Kriterien: Ausbildung oder Abschluss, Berufserfahrung, Nachweise und Zertifikate, die genutzten Systeme sowie körperliche Anforderungen und Schichtmodell.

4.Wünschenswert (Nice-to-have)

• Erfahrung mit {{DATEV Unternehmen online / Personio / Facility-Software}}
• Ausbildung als Brandschutz- oder Sicherheitsbeauftragte:r

Zwei bis vier wirklich optionale Punkte. Strikt von den Anforderungen trennen, damit sich gute Bewerber:innen nicht selbst aussortieren.

5.Vergütung & Zusatzleistungen

Nennen Sie eine Gehaltsspanne (brutto pro Monat oder Jahr) und die Vertragsart. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sieht vor, dass Bewerbende das Einstiegsgehalt oder die Spanne vor dem Vorstellungsgespräch erfahren – Anzeigen mit Gehaltsangabe erhalten außerdem messbar mehr Bewerbungen. Gilt ein Tarifvertrag, nennen Sie die Entgeltgruppe.

6.Arbeitszeit & Arbeitsumfeld

• {{Vollzeit}}, Mo–Fr, Kernarbeitszeit {{9–16 Uhr}}
• Vor Ort in {{Standort}}; Präsenz ist Teil der Rolle
• Gelegentlich Abendtermine bei Veranstaltungen

Seien Sie ehrlich zu Schichten, Wochenenden, Bereitschaft, Überstunden und körperlicher Belastung. Realistische Erwartungen senken die Fluktuation in der Probezeit.

7.Bewerbung

Bewerbung bitte an {{Bewerbungsweg – z. B. Lebenslauf und Zeugnisse per E-Mail an bewerbung@firma.de}}. Wir melden uns innerhalb von {{zwei Wochen}}.