Mitarbeiterhandbuch für Kleinbetriebe: kurze Vorlage

1.Willkommen

{{Zwei bis drei Sätze: was der Betrieb macht, wie groß das Team ist und wer Ihnen in den ersten Tagen alles zeigt.}}

In einem kleinen Betrieb ersetzt dieser Absatz die Einarbeitungsbroschüre. Nennen Sie eine Person mit Namen.

2.Wer entscheidet was

Ohne Personalabteilung ist diese Tabelle die Personalabteilung. Halten Sie sie aktuell.

3.Vertrag und schriftlicher Nachweis

• Die wesentlichen Bedingungen Ihres Arbeitsverhältnisses erhalten Sie als Niederschrift: Vertragsparteien, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Arbeitstag, weitere Angaben spätestens am siebten Kalendertag, die übrigen spätestens einen Monat nach Beginn (§ 2 Abs. 1 NachwG).
• Form des Nachweises in diesem Betrieb: {{Papier mit Unterschrift / Textform mit Empfangsnachweis}}.
• Probezeit: {{Dauer laut Vertrag}}. Tarifvertrag: {{Tarifvertrag oder „kein Tarifvertrag anzuwenden“}}.
• Änderungen von Anschrift, Bankverbindung, Steuermerkmalen oder Krankenkasse teilen Sie {{Person}} mit.

Wenn Sie den Nachweis elektronisch übermitteln wollen, prüfen Sie zuerst, ob Ihr Betrieb zu den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen gehört – dort ist die Textform ausgeschlossen.

4.Arbeitszeit und Pausen

• Regelarbeitszeit: {{Stunden pro Woche, Verteilung}}. Rahmen- oder Kernzeit: {{von–bis}}.
• Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten; auf bis zu zehn Stunden kann sie nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
• Ruhepausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG). Nach Arbeitsende mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit (§ 5 Abs. 1 ArbZG).
• Zeiterfassung: {{wie, wann, wo}}. Überstunden: {{nur nach Absprache mit …, Ausgleich durch …}}.

Schreiben Sie hinein, wer Überstunden anordnen darf. In kleinen Teams entstehen sie sonst stillschweigend – und werden erst bei der Kündigung zum Thema.

5.Urlaub

• Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage; als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind (§ 3 BUrlG). Ihr Anspruch: {{Tage}} bei {{Anzahl}}-Tage-Woche.
• Urlaubsantrag: {{Kanal}}, {{Frist}} im Voraus; Urlaub gilt erst nach Genehmigung.
• Betriebsferien und Zeiten ohne Urlaub: {{Zeiträume}}.

Im kleinen Team entscheidet die Vertretung über jeden Urlaub. Legen Sie fest, wer wen vertritt, bevor die ersten Anträge kommen.

6.Krankheit

• Melden Sie eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich, spätestens {{Uhrzeit}} am ersten Tag, bei {{Person}} – telefonisch.
• Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit zahlt der Arbeitgeber das Entgelt bis zur Dauer von sechs Wochen fort (§ 3 Abs. 1 EFZG); der Anspruch entsteht nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses (§ 3 Abs. 3 EFZG).
• Nachweis der Arbeitsunfähigkeit: {{Verfahren}}.

Nennen Sie eine Telefonnummer, nicht nur eine Person. Im kleinen Betrieb ist die Chefin morgens um acht oft schon beim Kunden.

7.Arbeitsschutz und Erste Hilfe

• Der Betrieb ermittelt durch eine Gefährdungsbeurteilung, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind (§ 5 Abs. 1 ArbSchG), und unterweist Sie während der Arbeitszeit bei Einstellung und bei Veränderungen (§ 12 Abs. 1 ArbSchG).
• Betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung: {{Dienst, Kontakt}}.
• Ersthelfende: {{Namen}}. Verbandkasten: {{Ort}}. Unfälle melden Sie sofort {{Person}}.

Auch im Büro gibt es eine Gefährdungsbeurteilung. Sagen Sie, wo sie liegt – das ist die erste Frage bei jeder Kontrolle.

8.Umgang miteinander und Vertraulichkeit

• Niemand darf wegen eines in § 1 AGG genannten Grundes benachteiligt werden: Rasse oder ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität (§ 7 Abs. 1 AGG).
• Beschwerden richten Sie an {{Person}}; ist diese selbst betroffen, an {{zweite Person}}.
• Kunden-, Beschäftigten- und Betriebsdaten bleiben im Betrieb, auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses; Einzelheiten regelt Ihr Arbeitsvertrag.
• Private Nutzung von Geräten und Internet: {{Regel}}.

In einem kleinen Betrieb ist die Chefin oft die einzige Beschwerdestelle. Nennen Sie für den Fall, dass sie selbst betroffen ist, eine zweite Person – auch eine externe.

9.Kündigung und letzter Arbeitstag

• Kündigungen und Auflösungsverträge bedürfen der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB).
• Kündigungsfrist nach § 622 Abs. 1 BGB: vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats; bei Kündigung durch den Arbeitgeber verlängert sie sich nach § 622 Abs. 2 BGB mit der Betriebszugehörigkeit; während einer vereinbarten Probezeit von längstens sechs Monaten zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB). Ihre vertragliche Frist: {{Frist}}.
• Am letzten Arbeitstag zurückzugeben: {{Schlüssel, Laptop, Telefon, Unterlagen}}. Zeugnis und Schlussabrechnung: {{Person, Ablauf}}.

Schreiben Sie die im Vertrag vereinbarte Frist hinein, nicht nur die gesetzliche. Kleinbetriebe dürfen einzelvertraglich unter bestimmten Voraussetzungen kürzere Fristen vereinbaren – dann muss sie hier stehen.

10.Empfangsbestätigung

Ich bestätige, dass ich das Mitarbeiterhandbuch der {{Firmenname}} erhalten und gelesen habe. Mir ist bekannt, dass es die derzeit geltenden betrieblichen Regelungen zusammenfasst und dass Ansprüche aus Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und Arbeitsvertrag davon unberührt bleiben. Änderungen dieser Regelungen erfolgen im Rahmen der gesetzlichen und mitbestimmungsrechtlichen Vorgaben.

Legen Sie die unterschriebene Seite zur Personalakte. Sie belegt die Aushändigung, nicht die Zustimmung zu jeder Regel.