Mitarbeiterhandbuch SHK: Vorlage für Heizung, Lüftung und Klima

1.Willkommen und Geltung

• {{Zwei Sätze: was der Betrieb macht – Heizung, Sanitär, Lüftung, Klima, Wärmepumpen – und wer Sie in den ersten Wochen begleitet.}}
• Rangfolge: Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag, dieses Handbuch. Die günstigere höherrangige Regelung gilt.
• Anzuwendender Tarifvertrag: {{Tarifvertrag oder „kein Tarifvertrag anzuwenden“}}. Betriebsvereinbarungen: {{Aufzählung}}.

Nennen Sie die Person, mit der neue Kolleginnen und Kollegen die ersten Einsätze fahren. Im Kundendienst lernt man den Betrieb im Fahrzeug kennen, nicht im Büro.

2.Beim Kunden

• Auftreten: {{Dienstkleidung, Ausweis, Begrüßung, Terminbestätigung}}.
• Schutz von Wohnung und Betrieb: {{Schuhüberzieher, Abdeckung, Reinigung nach der Arbeit}}.
• Fotos und Daten: Fotos von Räumen und Anlagen nur mit Zustimmung der Kundschaft und nur für den Auftrag; Namen, Adressen und Zugangscodes bleiben im Auftrag und werden nicht weitergegeben.
• Schlüssel und Zugänge: {{Übergabe, Aufbewahrung, Dokumentation}}.
• Reklamationen und Zusatzwünsche: {{wer nimmt sie an, was dürfen Sie vor Ort zusagen}}.

Schreiben Sie hinein, was vor Ort zugesagt werden darf – ein zusätzlicher Termin, ein Kulanzbetrag. Ohne diese Grenze ruft jede Monteurin aus dem Keller im Büro an.

3.Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeit

• Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten; auf bis zu zehn Stunden kann sie nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
• Ruhepausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden; nicht länger als sechs Stunden hintereinander ohne Pause (§ 4 ArbZG).
• Nach Ende der täglichen Arbeitszeit folgt eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden (§ 5 Abs. 1 ArbZG).
• Arbeitsbeginn und Fahrzeiten zum ersten Kunden: {{Regelung nach Arbeits- oder Tarifvertrag}}. Zeiterfassung: {{Tablet, App, Stundenzettel}}.

Regeln Sie, ob die Fahrt vom Wohnort zum ersten Kunden Arbeitszeit ist. Das ist im Kundendienst die häufigste Streitfrage – und eine, die der Vertrag beantworten muss.

4.Rufbereitschaft und Notdienst

• Rufbereitschaft: {{Zeiträume, Rhythmus, wie der Plan bekannt gegeben wird}}. Vergütung der Bereitschaft: {{nach Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag}}.
• Ein Einsatz ist Arbeitszeit: die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Einsätze erfassen Sie mit Beginn, Ende und Fahrzeit.
• Nach einem Einsatz ist die Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten (§ 5 Abs. 1 ArbZG); der nächste Dienst beginnt entsprechend später. Abweichungen sind nur auf tarifvertraglicher Grundlage nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 ArbZG möglich: {{tarifliche Regelung gilt / gilt nicht}}.
• Erreichbarkeit: {{Reaktionszeit, Telefon, Fahrzeug über Nacht}}. Was im Notdienst repariert wird und was nur gesichert: {{Regel}}.

Legen Sie fest, wer nach einem nächtlichen Einsatz die Termine des nächsten Morgens verschiebt. Sonst fährt die Monteurin nach drei Stunden Schlaf zum ersten Kunden.

5.Firmenfahrzeug und Fahrerlaubnis

• Das Firmenfahrzeug führen nur Beschäftigte mit gültiger Fahrerlaubnis der erforderlichen Klasse; der Führerschein wird {{Rhythmus}} vorgelegt.
• Strafbar macht sich auch der Halter, der anordnet oder zulässt, dass jemand ohne die erforderliche Fahrerlaubnis oder trotz Fahrverbots fährt (§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG). Ein Fahrverbot oder den Entzug der Fahrerlaubnis melden Sie deshalb sofort.
• Private Nutzung: {{erlaubt / nicht erlaubt / in diesem Umfang}}. Tanken, Wartung, Schäden: {{Verfahren}}.
• Ladung und Kältemittelflaschen: {{wie gesichert und transportiert wird}}.

Dokumentieren Sie jede Führerscheinkontrolle mit Datum und Unterschrift. Eine Kontrolle, die niemand belegen kann, schützt im Ernstfall nicht.

6.Kältemittel und Sachkunde

• Tätigkeiten nach Artikel 10 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2024/573 führen nur Beschäftigte mit einer die Tätigkeit abdeckenden Sachkundebescheinigung, der erforderlichen technischen Ausstattung und Zuverlässigkeit aus (§ 5 Abs. 1 ChemKlimaschutzV).
• Für Bescheinigungen nach der bis zum Ablauf des 16. April 2026 geltenden Fassung gelten die Übergangsregeln des § 17 Abs. 2 ChemKlimaschutzV – ein Teil von ihnen gilt nur bis zum Ablauf des 12. März 2029 fort. Wer an einem Auffrischungskurs teilgenommen hat, kann die Umstellung auf eine Bescheinigung nach neuem Recht beantragen (§ 7 Abs. 1 ChemKlimaschutzV). Auffrischungskurse und Umstellung je Person: {{Termine}}.
• Unternehmenszertifikat: {{liegt vor seit … / nicht erforderlich}}. Als Inhaber sorgt der Betrieb dafür, dass die sachkundigen Beschäftigten mindestens alle sieben Jahre an einem Auffrischungskurs teilnehmen (§ 10 Abs. 5 ChemKlimaschutzV).
• Kopien der Bescheinigungen: {{Personalakte, Fahrzeug}}. Dokumentation der Arbeiten an Anlagen: {{Formular, System}}.

Führen Sie eine Liste mit Ausstellungsdatum jeder Bescheinigung. Ab dem 13. März 2029 hängt am Datum, ob die Person die Tätigkeit noch ausführen darf.

7.Gefahrstoffe, Arbeitsschutz und Schutzausrüstung

• Der Betrieb ermittelt durch eine Gefährdungsbeurteilung, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind (§ 5 Abs. 1 ArbSchG), und unterweist Sie während der Arbeitszeit, bei Einstellung, bei neuen Aufgaben und neuen Arbeitsmitteln vor Aufnahme der Tätigkeit (§ 12 Abs. 1 ArbSchG).
• Für Gefahrstoffe – Löt- und Reinigungsmittel, Frostschutz, Kältemittel – erhalten Sie eine schriftliche Betriebsanweisung in verständlicher Form und Sprache, Zugang zu den Sicherheitsdatenblättern und eine mündliche Unterweisung (§ 14 GefStoffV).
• Schutzausrüstung stellt der Betrieb passend und für die Gefährdung geeignet (§ 2 PSA-BV); Sie verwenden sie bestimmungsgemäß (§ 15 Abs. 2 ArbSchG). Ausstattung: {{Schutzbrille, Kälteschutzhandschuhe, Gehörschutz, Sicherheitsschuhe}}.
• Arbeiten an elektrischen Anlagen nur im Rahmen Ihrer Qualifikation und Beauftragung: {{Regelung}}.

Legen Sie die Betriebsanweisungen ins Fahrzeug, nicht nur ins Büro. Wer beim Kunden mit Kältemittel arbeitet, braucht sie dort.

8.Werkzeug, Messgeräte und Material

• Persönlicher Werkzeugsatz: {{Ausgabe, Inventarliste, Ersatz}}. Mess- und Prüfgeräte: {{Prüffristen, Kalibrierung, wer verantwortlich ist}}.
• Material aus dem Fahrzeuglager wird am selben Tag auf den Auftrag gebucht: {{System}}.
• Altgeräte, Altöl, zurückgewonnenes Kältemittel: {{Rückführung, Entsorgungsnachweis}}.

Nennen Sie die Prüffristen der Messgeräte. Ein Druckprüfprotokoll mit einem Messgerät ohne gültige Prüfung ist beim nächsten Streitfall wertlos.

9.Unfälle und Alleinarbeit

• Unfälle melden Sie sofort {{Ansprechperson}}; der Betrieb zeigt sie dem Unfallversicherungsträger an, wenn jemand mehr als drei Tage arbeitsunfähig wird – binnen drei Tagen nach Kenntnis (§ 193 SGB VII).
• Wer allein beim Kunden oder in Technikräumen arbeitet: {{Meldung bei Beginn und Ende, Notfallkontakt}}.
• Verbandkasten im Fahrzeug, Ersthelfende: {{Namen}}.

Alleinarbeit in Heizungskellern und Dachzentralen ist im Kundendienst Alltag. Schreiben Sie hinein, wie auffällt, wenn sich jemand nicht zurückmeldet.

10.Krankheit, Urlaub und Entgelt

• Arbeitsunfähigkeit melden Sie vor Arbeitsbeginn telefonisch bei {{Disposition}}, damit Kundentermine umgeplant werden können.
• Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit zahlt der Arbeitgeber das Entgelt bis zur Dauer von sechs Wochen fort (§ 3 Abs. 1 EFZG).
• Gesetzlicher Mindesturlaub: 24 Werktage (§ 3 BUrlG); Anspruch und Urlaubssperren in der Heizperiode: {{Regelung}}.
• Zuschläge für Notdienst und Überstunden: {{Regelung nach Arbeits- oder Tarifvertrag}}.

Kündigen Sie Urlaubssperren für den Beginn der Heizperiode früh an. Im SHK-Betrieb sind Oktober und November die Monate, in denen niemand fehlen darf.

11.Beendigung und Rückgabe

• Kündigungsfrist nach § 622 Abs. 1 BGB: vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats; bei Kündigung durch den Arbeitgeber verlängert sie sich nach § 622 Abs. 2 BGB mit der Betriebszugehörigkeit.
• Zurückzugeben: {{Fahrzeug, Tankkarte, Werkzeugsatz, Messgeräte, Tablet, Schlüssel von Kundenanlagen}}.
• Offene Aufträge und Kundenschlüssel übergeben Sie an {{Disposition}}.

Kundenschlüssel gehören auf die Rückgabeliste. Ein fehlender Schlüssel zu einer fremden Heizungsanlage ist das teuerste Stück, das ein Monteur mitnehmen kann.

12.Empfangsbestätigung

Ich bestätige, dass ich das Mitarbeiterhandbuch der {{Firmenname}} erhalten und gelesen habe. Mir ist bekannt, dass es die derzeit geltenden betrieblichen Regelungen zusammenfasst und dass Ansprüche aus Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und Arbeitsvertrag davon unberührt bleiben. Änderungen dieser Regelungen erfolgen im Rahmen der gesetzlichen und mitbestimmungsrechtlichen Vorgaben.

Nehmen Sie das Datum der vorgelegten Sachkundebescheinigung auf die Empfangsseite. So steht es dort, wo die Fristen bis 2029 überwacht werden.