Mitarbeiterhandbuch für Vereine und gemeinnützige Träger

1.Willkommen und Auftrag

{{Zwei bis vier Sätze: wofür der Verein da ist, für wen er arbeitet, was Ihre Stelle dazu beiträgt – in eigenen Worten, nicht aus dem Jahresbericht.}}

Wer im gemeinnützigen Bereich arbeitet, hat sich meist für den Auftrag entschieden. Beschreiben Sie, wie die Arbeit tatsächlich aussieht, nicht nur das Leitbild.

2.Arbeitgeber und Entscheidungswege

Dieser Block unterscheidet ein Vereinshandbuch von einem Unternehmenshandbuch. Ohne ihn weiß niemand, wer Urlaub genehmigt, wer Ausgaben freigibt und wer einen Streit entscheidet.

3.Geltung und Rangfolge

• Rangfolge: Gesetz, Tarifvertrag oder kirchliche Arbeitsvertragsregelungen, Betriebs- oder Dienstvereinbarung, Arbeitsvertrag, dieses Handbuch.
• Anzuwendende Regelungen: {{Tarifvertrag, Arbeitsvertragsrichtlinien oder „keine“}}.
• Dient der Verein unmittelbar und überwiegend karitativen, erzieherischen oder anderen in § 118 Abs. 1 BetrVG genannten Bestimmungen, gilt das Betriebsverfassungsgesetz nur eingeschränkt; auf Religionsgemeinschaften und ihre karitativen und erzieherischen Einrichtungen findet es keine Anwendung (§ 118 Abs. 2 BetrVG). Für diesen Verein gilt: {{Einordnung}}.
• Satzung und Vereinsordnungen regeln das Vereinsleben, nicht das Arbeitsverhältnis. Einsehbar: {{Ort}}.

Schreiben Sie die Einordnung nach § 118 BetrVG nur hinein, wenn sie geklärt ist. Eine falsche Einordnung in einem Handbuch erzeugt genau den Streit, den es vermeiden soll.

4.Hauptamt und Ehrenamt

• Ehrenamtliche arbeiten freiwillig und unentgeltlich; sie sind keine Beschäftigten und erhalten keine Weisungen wie Beschäftigte. Hauptamtliche koordinieren die Zusammenarbeit im Rahmen, den {{Vorstand / Geschäftsführung}} festlegt.
• Wer macht was: {{je Bereich – Aufgaben der Hauptamtlichen, Aufgaben der Ehrenamtlichen}}.
• Pauschalen: Für nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer und vergleichbare Tätigkeiten sind Einnahmen bis insgesamt 3.300 Euro im Jahr steuerfrei (§ 3 Nr. 26 EStG), für andere nebenberufliche Tätigkeiten zur Förderung der steuerbegünstigten Zwecke bis insgesamt 960 Euro im Jahr (§ 3 Nr. 26a EStG). Wer eine Pauschale erhält, erklärt schriftlich, ob sie bereits anderweitig genutzt wird.
• Konflikte zwischen Haupt- und Ehrenamt klärt {{Person, Frist}}.

Die Frage, ob eine Ehrenamtliche einer Hauptamtlichen Anweisungen geben darf, ist die häufigste im Vereinsalltag. Beantworten Sie sie ausdrücklich.

5.Kinderschutz und Führungszeugnis

• Für Tätigkeiten mit Kontakt zu Kindern und Jugendlichen legen Sie {{bei Einstellung und alle … Jahre}} ein erweitertes Führungszeugnis vor. Die schriftliche Aufforderung dafür erhalten Sie von {{Stelle}} (§ 30a Abs. 2 BZRG).
• Grundlage in der Kinder- und Jugendhilfe: {{Vereinbarung mit dem Jugendamt nach § 72a Abs. 2 und 4 SGB VIII – Datum}}. Welche Tätigkeiten erfasst sind: {{Liste}}.
• Daten aus dem erweiterten Führungszeugnis werden nur zur Prüfung der Eignung für die Tätigkeit verarbeitet und spätestens sechs Monate nach der letztmaligen Ausübung der Tätigkeit gelöscht (§ 30a Abs. 3 BZRG). Bei neben- und ehrenamtlich Tätigen werden nur der Umstand der Einsichtnahme, das Datum des Zeugnisses und die Information gespeichert, ob eine einschlägige Verurteilung vorliegt (§ 72a Abs. 5 SGB VIII).
• Schutzkonzept, Ansprechperson bei Verdacht, Meldeweg: {{Dokument, Name, Telefon}}.

Nennen Sie die Ansprechperson bei einem Verdacht namentlich. Ein Schutzkonzept ohne Namen wird im Ernstfall nicht benutzt.

6.Arbeitszeit, Wochenenden und Veranstaltungen

• Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten; auf bis zu zehn Stunden kann sie nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Ruhepausen nach § 4 ArbZG, Ruhezeit von elf Stunden nach § 5 Abs. 1 ArbZG.
• Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen ist unter anderem bei nichtgewerblichen Aktionen und Veranstaltungen von Vereinen zulässig, sofern die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können (§ 10 Abs. 1 Nr. 6 ArbZG).
• Mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben beschäftigungsfrei; für einen Einsatz am Sonntag gibt es einen Ersatzruhetag innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von zwei Wochen (§ 11 Abs. 1 und 3 ArbZG).
• Freizeiten und Fahrten über Nacht: {{Regelung zu Arbeitszeit, Bereitschaft und Ausgleich}}.

Regeln Sie Freizeiten mit Übernachtung ausdrücklich. Dort verschwimmen Arbeitszeit und Bereitschaft am schnellsten.

7.Urlaub, Krankheit und Entgelt

• Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage (§ 3 BUrlG); Anspruch in diesem Verein: {{Tage}}.
• Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit zahlt der Verein das Entgelt bis zur Dauer von sechs Wochen fort (§ 3 Abs. 1 EFZG). Meldung: {{bis wann, bei wem}}.
• Vergütung: {{nach Tarifvertrag, Arbeitsvertragsrichtlinien oder Arbeitsvertrag}}. Stellen aus Projektmitteln: {{Laufzeit, Stand der Verlängerung, wer informiert}}.

Sagen Sie offen, aus welchen Mitteln eine Stelle finanziert ist und wann über die Verlängerung entschieden wird. Das verhindert Gerüchte, ohne etwas zu versprechen.

8.Mittelverwendung, Ausgaben und Spenden

• Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden; niemand darf durch zweckfremde Ausgaben oder unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden (§ 55 Abs. 1 Nr. 1 und 3 AO).
• Ausgaben bis {{Betrag}} gibt {{Person}} frei, darüber {{Person}}; jede Ausgabe braucht einen Beleg.
• Reisekosten und Auslagen: {{Verfahren, Frist, Formular}}.
• Spenden und Zuwendungsbestätigungen nimmt nur {{Stelle}} an bzw. stellt sie aus.

Schreiben Sie das Vier-Augen-Prinzip mit Betragsgrenzen hinein. Es schützt die Beschäftigten, die Kasse und die Gemeinnützigkeit gleichermaßen.

9.Gleichbehandlung, Datenschutz und Vertraulichkeit

• Niemand darf wegen eines in § 1 AGG genannten Grundes benachteiligt werden (§ 7 Abs. 1 AGG). Bei Religionsgemeinschaften und ihnen zugeordneten Einrichtungen gilt ergänzend § 9 AGG: {{Regelung dieses Trägers}}.
• Daten von Mitgliedern, Spenderinnen und Spendern, Klientinnen und Klienten werden nur für den jeweiligen Zweck verarbeitet und nicht an Ehrenamtliche weitergegeben, die sie nicht brauchen.
• Ansprechperson für Datenschutz: {{Name, Kontakt}}.

Bei gemischten Teams aus Haupt- und Ehrenamt geht Vertraulichkeit am leichtesten verloren. Sagen Sie, wer welche Listen sehen darf.

10.Arbeitsschutz

• Der Verein ermittelt durch eine Gefährdungsbeurteilung, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind (§ 5 Abs. 1 ArbSchG), und unterweist Sie während der Arbeitszeit, bei Einstellung und bei Veränderungen (§ 12 Abs. 1 ArbSchG).
• Ersthelfende, Verbandkasten, Notfallnummern bei Veranstaltungen: {{Angaben}}.

Denken Sie an Einsätze außerhalb der eigenen Räume – Freizeiten, Feste, Hausbesuche. Die Gefährdungsbeurteilung muss sie abdecken.

11.Beendigung und Rückgabe

• Kündigungsfrist nach § 622 Abs. 1 BGB: vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats; bei Kündigung durch den Verein verlängert sie sich nach § 622 Abs. 2 BGB mit der Betriebszugehörigkeit. Abweichende Fristen aus Tarifvertrag oder Arbeitsvertragsrichtlinien gehen vor, soweit zulässig.
• Zurückzugeben: {{Schlüssel, Geräte, Kasse, Unterlagen zu Klientinnen und Klienten}}.
• Übergabe laufender Vorgänge und der Kontakte zu Ehrenamtlichen: {{an wen}}.

Im Verein hängen Beziehungen zu Ehrenamtlichen oft an einer Person. Planen Sie ihre Übergabe wie die eines Schlüssels.

12.Empfangsbestätigung

Ich bestätige, dass ich das Mitarbeiterhandbuch des {{Name des Vereins}} erhalten und gelesen habe. Mir ist bekannt, dass es die derzeit geltenden Regelungen zusammenfasst und dass Ansprüche aus Gesetz, Tarifvertrag oder Arbeitsvertragsrichtlinien, Betriebs- oder Dienstvereinbarung und Arbeitsvertrag davon unberührt bleiben.

Das Datum der Einsichtnahme gehört auf die Empfangsseite – dann steht die nächste Vorlage dort, wo sie gebraucht wird.